Der Begriff Carsharing ist weit verbreitet. Besonders in Großstädten und Ballungsgebieten hat sich das Teilen von Fahrzeugen bei Privatpersonen bereits etabliert. 2023 ist die Zahl der privaten Carsharing-Nutzer im Vergleich zum Vorjahr um 31,8 % gestiegen. Das Konzept boomt. Und auch im betrieblichen Kontext wird Carsharing für Unternehmen immer interessanter. Wir schauen uns das Konzept einmal näher an und erklären, für wen sich Corporate Carsharing eignet und wie eine Software bei der erfolgreichen Umsetzung behilflich ist.
Inhalt
- Coporate Carsharing: Eine Definition
- Vorteile von Corporate Carsharing für Unternehmen
- Digitale Unterstützung durch einen Carsharing Software Anbieter
- So funktioniert Carsharing für Unternehmen mit einer Software
- Tipps für die Einführung von Corporate Carsharing
- Für diese Fuhrparks eignet sich Corporate Carsharing
Corporate Carsharing: Eine Definition
Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Firmenfuhrpark, in dem Mitarbeitern jeweils einen Dienstwagen zugewiesen wird, werden beim Corporate Carsharing die Fahrzeuge gemeinschaftlich genutzt. Fahrer können die Fahrzeuge je nach Bedarf buchen und fahren. In einigen Unternehmen ist auch die private Nutzung der Poolfahrzeuge erlaubt, was bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils berücksichtigt werden muss.
Unternehmen müssen sich dabei nicht zwischen dem klassischen Dienstwagenmodell und Corporate Carsharing entscheiden. Beide Mobilitätskonzepte können miteinander kombiniert werden, um den individuellen Anforderungen des Fuhrparks und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.
Vorteile von Corporate Carsharing für Unternehmen
Das Teilen von Fahrzeugen bringt etliche finanzielle und ökologische Vorteile mit sich. Für jeden Mitarbeiter einen eigenen Firmenwagen anzuschaffen, erfordert Kapital und ist mit Kosten verbunden. Durch die gemeinsame Nutzung der Fahrzeuge können Fuhrparkmanager die Auslastung pro Fahrzeug erhöhen und dadurch die Anzahl reduzieren, wodurch die Anschaffungs-, Wartungs- und Betriebskosten im Fuhrpark gesenkt werden. Denn auch Fahrzeuge, die ungenutzt herumstehen, verursachen unnötige Ausgaben.
Die Produktion neuer Fahrzeuge ist ressourcenintensiv. Wenn aber durch Corporate Carsharing weniger Fahrzeuge im Fuhrpark benötigt werden, ist dies nachhaltiger und umweltfreundlicher als jedem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur Verfügung zu stellen. Zudem lassen sich Elektrofahrzeuge besonders einfach in ein Carsharing-Konzept integrieren, wodurch der CO2-Ausstoß im Fuhrpark noch weiter minimiert werden kann.
Ein modernes, umweltfreundlicheres und kosteneffizientes Mobilitätskonzept wie Corporate Carsharing stärkt außerdem des Unternehmensimage und steigert die Attraktivität als Arbeitgeber. Schließlich spielt nachhaltiges Handeln für viele Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner eine immer wichtigere Rolle.
Digitale Unterstützung durch einen Carsharing Software Anbieter
Damit das Carsharing für Unternehmen reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich, eine Softwarelösung für das Corporate Carsharing einzusetzen. Die Organisation mit dem Kalendertool des E-Mail-Providers scheint zwar zunächst eine kostengünstige und einfache Lösung, auf Dauer stößt man damit aber an Grenzen.
Ein Carsharing Software Anbieter wie Fleethouse hingegen erleichtert die Verwaltung und Buchung der Poolfahrzeuge und sorgt für Transparenz im Fuhrpark.
Die Vorteile einer Corporate Carsharing Software:
- Fahrer können Fahrzeuge via Web-Anwendung oder Smartphone-App eigenständig buchen
- Übersichtlicher Buchungskalender zeigt alle Fahrten
- Automatische Benachrichtigungen bei Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen
- Reportings, um die Auslastung der Fahrzeuge weiter zu optimieren
- Unterstützt bei der Einhaltung der Halterhaftungspflichten
- Schäden und Mängel am Fahrzeug können über die Anwendung dokumentiert und intern weitergeleitet werden
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Fleethouse bietet alle Funktionen für ein reibungsloses Carsharing für Unternehmen: von der Buchung über die Halterhaftung bis zur Rückgabe.
So funktioniert Carsharing für Unternehme mit einer Software
Eine Softwarelösung für das Corporate Carsharing erleichtert nicht nur Fuhrparkverantwortlichen die Arbeit, sondern macht auch die Buchung und Rückgabe von Fahrzeugen für Fahrer sehr einfach. Im Wesentlichen funktioniert das Corporate Carsharing mit einer Carsharing Software wie Fleethouse folgendermaßen:
- Datenupload: Fuhrparkverantwortliche laden zunächst alle relevanten Fahrzeug- und Fahrerdaten in der Software hoch.
- Fahrzeugbuchung: Anschließend können Fahrer über eine Smartphone-App oder eine Web-Anwendung auf den Fahrzeugpool zugreifen und ein Fahrzeug für den gewünschten Zeitraum buchen. Die Software weist für jede Fahrt ein passendes Fahrzeug zu und berücksichtigt dabei die Leasingkilometer und die Reichweite bei E-Fahrzeugen.
- Fahrzeugzugang und Nutzung: Sobald die Buchung abgeschlossen ist, erhält der Fahrer eine Buchungsbestätigung und kann das zugewiesene Fahrzeug am ausgewiesenen Standort abholen. Kommt es zu einer Verspätung oder Umbuchung wird der Mitarbeiter ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Der Zugang zum Fahrzeug ist ebenfalls rund um die Uhr möglich und kann entweder durch einen Schlüsselschrank oder eine portable Schlüsselbox, die im Auto platziert wird, organisiert werden.
- Einhaltung der Halterhaftungspflichten: Auch bei Poolfahrzeugen müssen Fuhrparkmanager ihren Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu zählen die regelmäßige Führerscheinkontrolle und die UVV-Fahrerunterweisung. Eine Software unterstützt, indem vor jeder Fahrt ein Abgleich gültiger Kontrollen erfolgen kann.
- Fahrzeugrückgabe: Nach der Nutzung muss das Fahrzeug zum vereinbarten Zeitpunkt und Standort zurückgegeben werden. Die Fahrzeugnutzung wird über die Software beendet, und das Fahrzeug steht wieder anderen Mitarbeitenden zur Verfügung. Schäden oder Mängel, die am Fahrzeug entdeckt werden, können direkt in der Anwendung dokumentiert und zur internen Bearbeitung weitergeleitet werden.
Tipps für die Einführung von Corporate Carsharing
Corporate Carsharing sollte fest in der Unternehmensstrategie verankert sein. Bei der Implementierung sollten Sie darauf achten, die Mitarbeiter von Anfang einzubeziehen und die Vorteile und Funktionsweise deutlich zu kommunizieren. Das Einholen von Feedback von den Nutzern hilft dabei, das System kontinuierlich zu verbessern.
Führen Sie zunächst eine Bedarfsanalyse durch, um den tatsächlichen Mobilitätsbedarf und die Nutzungsgewohnheiten zu ermitteln. Dadurch können Sie herausfinden, zu welchen Zeiten die Auslastung besonders hoch oder niedrig ist und wie viele Poolfahrzeuge insgesamt benötigt werden.
Testen Sie das Konzept anschließend mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitern, um herauszufinden, an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht. Dieses erste Feedback ist sehr hilfreich für die spätere Einführung im gesamten Unternehmen.
Außerdem ist es ratsam, klare Nutzungsrichtlinien für das Corporate Carsharing zu definieren. Solch eine Poolfahrzeugvereinbarung dient als Regelwerk für sämtliche Pflichten und Aufgaben, die mit der Nutzung der Fahrzeuge verbunden sind. Darin wird beispielsweise geklärt, wer Zugang zu den Polfahrzeugen hat oder ob Privatfahrten damit erlaubt sind. Schulungen für die Mitarbeiter im Umgang mit der Buchungssoftware und den Fahrzeugen sind ebenso wichtig, um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen.
Für diese Fuhrparks eignet sich Corporate Carsharing
Generell eignet sich das unternehmenseigene Carsharing für Unternehmen jeder Größe und Branche, die die Kosten im Fuhrpark reduzieren und ihren Nachhaltigkeitszielen nachkommen möchten. Vor allem Unternehmen, deren Mitarbeitende nur selten Dienstreisen unternehmen oder die Fahrzeuge unregelmäßig nutzen, können von einem Carsharing-Konzept besonders profitieren. Und auch Fuhrparks, in denen hauptsächlich Kurzstrecken zurückgelegt werden, sind für das Teilen von Fahrzeugen geeignet.
Besteht der Fuhrparkbestand hauptsächlich aus Spezialfahrzeugen oder Fahrzeugen, die besondere Qualifikationen zum Führen erfordern, erfüllen diese nur bedingt die Voraussetzungen für erfolgreiches Corporate Carsharing.
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Das Wichtigste zum Thema Corporate Carsharing
Corporate Carsharing ist ein Mobilitätskonzept, bei dem die Fahrzeuge innerhalb eines Unternehmens gemeinschaftlich genutzt und je nach Bedarf flexibel gebucht werden können.
Durch Corporate Carsharing kann die Auslastung der Fahrzeuge im Fuhrpark erhöht und dadurch die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden. Dadurch lassen sich die Kosten für Anschaffung, Wartung und Versicherungen senken.
Eine Software erleichtert die Organisation der Fahrzeuge, automatisiert die Fahrerkommunikation und hilft bei der Einhaltung der Halterhaftungspflichten.
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