Der Begriff Carsharing ist weit verbreitet. Besonders in Großstädten und Ballungsgebieten hat sich das Teilen von Fahrzeugen bei Privatpersonen bereits etabliert. Und auch im betrieblichen Kontext wird Carsharing für Unternehmen immer interessanter. Wir erklären Ihnen in unserem Beitrag, was Corporate Carsharing ist, für wen sich die Mobilitätsalternative eignet und wie Ihnen eine Software bei der erfolgreichen Umsetzung helfen kann.
Inhalt
Was ist Corporate Carsharing?
Im Gegensatz zum klassischen Firmenwagenmodell im Fuhrpark, bei dem jedem Mitarbeiter jeweils einen Dienstwagen zugewiesen wird, werden beim Corporate Carsharing die Fahrzeuge gemeinschaftlich genutzt. Fahrer können die Poolfahrzeuge je nach Bedarf buchen. In einigen Unternehmen ist auch die private Nutzung der Fahrzeuge erlaubt, was bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils berücksichtigt werden muss.
Unternehmen müssen sich dabei nicht zwischen dem klassischen Dienstwagenmodell und Corporate Carsharing entscheiden. Beide Mobilitätskonzepte können miteinander kombiniert werden, um den individuellen Anforderungen des Fuhrparks und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Zusätzlich können auch weiter Alternativen zu Unterstützung der Unternehmensmobilität im Rahmen des Corporate Carsharing integriert werden. Dazu gehören beispielsweise das Sharing von Diensträdern oder E-Autos.
Vorteile von Corporate Carsharing für Unternehmen
Das Teilen von Fahrzeugen bringt etliche finanzielle und ökologische Vorteile für den Fuhrpark. Für jeden Mitarbeiter einen eigenen Firmenwagen anzuschaffen, erfordert oftmals viele Ressourcen, die sich auf die Kosten und Nachhaltigkeit des Unternehmens auswirken können. Die Nutzung von Poolfahrzeugen kann hier Abhilfe schaffen und bietet einige Vorteile:
- Kosteneinsparungen durch optimierte Fahrzeugnutzung: Durch die gemeinsame Nutzung der Flotte, kann die Auslastung pro Fahrzeug erhöht werden und Fuhrparkleiter müssen weniger Fahrzeuge anschaffen. Dies kann erhebliche Kosten bei der Anschaffung, aber auch bei Wartung, Versicherung und Kfz-Steuer einsparen. Denn auch ungenutzte Fahrzeuge verursachen unnötige Ausgaben.
- Erhöhte Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit: Die Produktion neuer Fahrzeuge ist ressourcenintensiv. Wenn aber durch Corporate Carsharing weniger Fahrzeuge im Fuhrpark benötigt werden, ist dies nachhaltiger und umweltfreundlicher als jedem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur Verfügung zu stellen. Zudem lassen sich Elektrofahrzeuge besonders einfach in ein Carsharing-Konzept integrieren, wodurch der CO2-Ausstoß im Fuhrpark noch weiter minimiert werden kann.
- Flexibilität und verbesserte Verfügbarkeit: Mitarbeiter können über Buchungssysteme schnell und unkompliziert ein Fahrzeug reservieren. So stehen immer bedarfsgerechte Fahrzeuge zur Verfügung, ohne dass jedes Teammitglied ein eigenes Auto benötigt. Dies sorgt für eine effizientere Nutzung und eine bessere Erreichbarkeit von Kundenterminen und Standorten. Zusätzlich können je nach Anlass Fahrzeuge mit speziellen Ausstattungen flexibel genutzt werden.
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Je weniger Fahrzeuge es in der Flotte gibt, desto geringer ist der Wartungsaufwand. Durch automatisierte Prozesse in der Fahrzeugverwaltung entfallen zusätzlich aufwendige organisatorische Aufgaben wie manuelle Buchungen, Abrechnungen oder Wartungsplanung. Moderne Carsharing-Systeme übernehmen diese Aufgaben digital. So können sich das Fuhrparkverantwortliche auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein einfacher Zugang zu Firmenfahrzeugen verbessert die Mobilität der Mitarbeiter und erleichtert ihre tägliche Arbeit. Flexible Nutzungsmodelle, einschließlich der privaten Nutzung von Carsharing-Fahrzeugen, steigern die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber. Zudem trägt ein nachhaltiger und moderner Fuhrpark zu einer positiven Unternehmenskultur bei.
Komplettpaket für Ihr Corporate Carsharing
Fleethouse bietet alle Funktionen für ein reibungsloses Carsharing für Unternehmen: von der Buchung über die Halterhaftung bis zur Rückgabe.
Digitale Unterstützung durch einen Carsharing Software Anbieter
Damit das Carsharing für Unternehmen reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich, eine Softwarelösung für Fuhrparkmanagement und Corporate Carsharing einzusetzen. Die Organisation mit dem Kalendertool des E-Mail-Providers scheint zwar zunächst eine kostengünstige und einfache Lösung zu sein, auf Dauer stoßen Fuhrparkleiter damit aber an Grenzen.
Ein Carsharing Software Anbieter wie Fleethouse erleichtert die Verwaltung und Buchung der Poolfahrzeuge und sorgt für Transparenz im Fuhrpark und hilft, die Flotte effizient zu verwalten.
Die Vorteile einer Corporate Carsharing Software:
- Einfache Buchung per App: Durch Web-Anwendung oder Smartphone-App können Mitarbeiter die Fahrzeuge eigenständig und rund um die Uhr buchen. Dies spart Zeit, da keine manuelle Koordination durch das Fuhrparkmanagement erforderlich ist. Die intuitive Bedienung erleichtert den Buchungsprozess und erhöht die Flexibilität für die Nutzer.
- Übersichtlicher Buchungskalender: Im zentralen Buchungskalander sehen alle Mitarbeiter auf einen Blick, wann Fahrzeuge verfügbar sind, und können ihre Fahrten entsprechend planen.
- Automatische Benachrichtigungen: Die Software informiert Fahrer automatisch über Änderungen an ihrer Buchung, sei es durch Verspätungen, Umbuchungen oder Stornierungen. Dies sorgt für eine bessere Planbarkeit und verhindert Missverständnisse.
- Reportings: Detaillierte Reportings und Analysen ermöglichen es dem Unternehmen, die Nutzung der Fahrzeuge zu überwachen und Optimierungspotenziale zu erkennen. Dadurch können Auslastung, Fahrzeugbedarf und Kosten kontinuierlich verbessert werden.
- Einhaltung der Halterhaftungspflichten: Mit einer Carsharing Software können Führerscheinkontrollen, Wartungsintervalle oder Sicherheitschecks digital erfasst und dokumentiert werden. So können Fuhrparkleiter die Halterhaftungspflichten sicher erfüllen.
- Schadenmanagement: Schäden und Mängel am Fahrzeug können über die Anwendung dokumentiert und intern weitergeleitet werden.
So funktioniert Carsharing für Unternehmen mit einer Software
Eine Softwarelösung für das Corporate Carsharing erleichtert nicht nur Fuhrparkverantwortlichen die Arbeit, sondern macht auch die Buchung und Rückgabe von Fahrzeugen für Fahrer sehr einfach. Im Wesentlichen funktioniert das Teilen von Poolfahrzeugen mit einer Carsharing Software wie Fleethouse folgendermaßen:
- Datenupload: Fuhrparkverantwortliche laden zunächst alle relevanten Fahrzeug- und Fahrerdaten in der Software hoch.
- Fahrzeugbuchung: Anschließend können Fahrer über eine Smartphone-App oder eine Web-Anwendung auf den Fahrzeugpool zugreifen und ein Fahrzeug für den gewünschten Zeitraum buchen. Die Software weist für jede Fahrt ein passendes Fahrzeug zu und berücksichtigt dabei die Leasingkilometer und die Reichweite bei E-Fahrzeugen.
- Fahrzeugzugang und Nutzung: Sobald die Buchung abgeschlossen ist, erhält der Fahrer eine Buchungsbestätigung und kann das zugewiesene Fahrzeug am ausgewiesenen Standort abholen. Kommt es zu einer Verspätung oder Umbuchung wird der Mitarbeiter ebenfalls per E-Mail benachrichtigt. Der Zugang zum Fahrzeug ist ebenfalls rund um die Uhr möglich und kann entweder durch einen Schlüsselschrank oder eine portable Schlüsselbox, die im Auto platziert wird, organisiert werden.
- Einhaltung der Halterhaftungspflichten: Auch bei Poolfahrzeugen müssen Fuhrparkmanager ihren Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu zählen die regelmäßige Führerscheinkontrolle und die UVV-Fahrerunterweisung. Eine Software unterstützt, indem vor jeder Fahrt ein Abgleich gültiger Kontrollen erfolgen kann.
- Fahrzeugrückgabe: Nach der Nutzung muss das Fahrzeug zum vereinbarten Zeitpunkt und Standort zurückgegeben werden. Die Fahrzeugnutzung wird über die Software beendet, und das Fahrzeug steht wieder anderen Mitarbeitenden zur Verfügung. Schäden oder Mängel, die am Fahrzeug entdeckt werden, können direkt in der Anwendung dokumentiert und zur internen Bearbeitung weitergeleitet werden.
Tipps für die Einführung von Corporate Carsharing im Unternehmen
Corporate Carsharing sollte fest in der Unternehmensstrategie verankert sein. Bei der Implementierung sollten Sie darauf achten, die Mitarbeiter umfassend einzubeziehen und die Vorteile und Funktionsweise deutlich zu kommunizieren. Feedback der Nutzer hilft dabei, das System kontinuierlich zu verbessern.
Führen Sie zunächst eine Bedarfsanalyse durch, um den tatsächlichen Mobilitätsbedarf und die Nutzungsgewohnheiten zu ermitteln. Dadurch können Sie herausfinden, zu welchen Zeiten die Auslastung besonders hoch oder niedrig ist und wie viele Poolfahrzeuge insgesamt benötigt werden. Zusätzlich können Sie auch erfragen, welche Alternativen zu klassischen Dienstwagen die Fahrer nutzen möchten. Diensträder oder E-Fahrzeuge können die Mobilität im Unternehmen innovativ erweitern. Testen Sie das Konzept anschließend mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitern, um herauszufinden, an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht. Dieses erste Feedback ist sehr hilfreich für die spätere Einführung im gesamten Unternehmen.
Außerdem ist es ratsam, klare Nutzungsrichtlinien für das Corporate Carsharing zu definieren. Solch eine Poolfahrzeugvereinbarung dient als Regelwerk für sämtliche Pflichten und Aufgaben, die mit der Nutzung der Fahrzeuge verbunden sind. Darin wird beispielsweise geklärt, wer Zugang zu den Poolfahrzeugen hat oder ob Privatfahrten damit erlaubt sind. Schulungen für die Mitarbeiter im Umgang mit der Buchungssoftware und den Fahrzeugen sind ebenso wichtig, um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen.
Für diese Fuhrparks eignet sich Corporate Carsharing
Generell eignet sich das unternehmenseigene Carsharing für Unternehmen jeder Größe und Branche, die die Kosten im Fuhrpark reduzieren und ihren Nachhaltigkeitszielen nachkommen möchten. Vor allem Unternehmen, deren Mitarbeiter nur selten Dienstreisen unternehmen oder die Firmenwagen unregelmäßig nutzen, können von diesem Mobilitätsangebot besonders profitieren. Und auch Fuhrparks, mit denen hauptsächlich Kurzstrecken zurückgelegt werden, sind für das flexible Teilen von Fahrzeugen geeignet.
Besteht der Fuhrparkbestand hauptsächlich aus Spezialfahrzeugen oder Fahrzeugen, die besondere Qualifikationen zum Führen erfordern, erfüllen diese nur bedingt die Voraussetzungen für erfolgreiches Corporate Carsharing. Hier sollte abgewogen werden, in wieweit es sich lohnt den Fuhrpark um diese Alternative zu erweitern, oder ob eine klassische Lösung für die Mobilität hier sinnvoller ist.
Corporate Carsharing Fleethouse
Registrieren Sie sich bei Fleethouse und testen Sie alle Funktionen des Moduls Carsharing 30 Tage kostenlos.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Corporate Carsharing
Es gibt zwei Hauptarten: internes Sharing, bei dem Unternehmen einen eigenen Fuhrpark teilen, und externes Sharing, bei dem Firmen Fahrzeuge von Carsharing-Anbietern nutzen. Zudem gibt es Mischformen, bei denen interne und externe Fahrzeuge kombiniert werden.
Die Nutzung von Poolfahrzeugen hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, Fahrzeuge effizienter zu nutzen und die Umweltbilanz zu verbessern. Es reduziert den Verwaltungsaufwand und bietet Fahrern eine flexible Mobilitätslösung.
Eine Corporate Carsharing Software ist ein digitales System, mit dem Unternehmen ihren Fuhrpark effizient verwalten können. Sie ermöglicht Buchungen per App oder Web, optimiert die Fahrzeugnutzung, erstellt Reportings und unterstützt bei der Einhaltung von Halterpflichten.
Das Wichtigste zum Thema Corporate Carsharing
Corporate Carsharing ist ein Mobilitätskonzept, bei dem die Fahrzeuge innerhalb eines Unternehmens gemeinschaftlich genutzt und je nach Bedarf flexibel gebucht werden können.
Durch Corporate Carsharing kann die Auslastung der Fahrzeuge im Fuhrpark erhöht und dadurch die Anzahl der Fahrzeuge reduziert werden. Dadurch lassen sich die Kosten für Anschaffung, Wartung und Versicherungen senken.
Eine Software erleichtert die Organisation der Fahrzeuge, automatisiert die Fahrerkommunikation und hilft bei der Einhaltung der Halterhaftungspflichten.
Weiteres Fuhrparkwissen
Wenn Ihnen dieser Beitrag gefallen hat und Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, dann empfehlen wir Ihnen diese Artikel.
Weiterführende Blogartikel zum Thema Corporate Carsharing
Der Firmenwagen: Vorteile, Herausforderungen, Zukunftsperspektiven
Flottenmanagement: Grundlagen und hilfreiche Tipps
Leasing Rückgabe Checkliste: So geben Sie Dienstwagen wieder ab
Auto abonnieren: Wann ein Auto Abo für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
Unfall mit Firmenwagen: Wer zahlt?
Dienstwagenrichtlinie Muster: Klare Regelungen im Unternehmen
E-Auto als Firmenwagen: Das gibt es bei Steuern, Ladekosten und Versicherung zu beachten