Poolfahrzeuge bieten sowohl wirtschaftlich als auch ökologische Vorteile, ihre Verwaltung und Instandhaltung erfordert – wie bei klassischen Dienstwagen – eine gut durchdachte Planung und Organisation. Hierbei sind klare Richtlinien für die Nutzung der Poolfahrzeuge, regelmäßige Wartungen sowie eine angemessene Versicherung entscheidend. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, worauf es bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark ankommt.
Inhalt
Was ist ein Poolfahrzeug?
Bei einem Poolfahrzeug handelt es sich um ein Firmenfahrzeug, das von verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens gemeinschaftlich genutzt werden kann. Diese nutzen die Poolfahrzeuge beispielsweise für Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder zu anderen Geschäftsterminen. Bekannt ist dieses Konzept auch unter dem Namen Corporate Carsharing.
In vielen Fuhrparks schlagen klassische Dienstwagen mit hohen Standzeiten zu Buche. Hier ist Carsharing eine sinnvolle Option, denn durch das Teilen der Poolfahrzeuge kann deren Auslastung erhöht und die Anzahl reduziert werden. Damit lassen sich die Kosten im Fuhrpark für Anschaffung, Wartung, Versicherung und Steuern senken. Außerdem werden wertvolle Ressourcen geschont und Unternehmen können einen Beitrag zum Klimaschutz leisten.
Wie viele Poolfahrzeuge Sie im Fuhrpark betreiben, hängt ganz von den betrieblichen Anforderungen ab. In vielen Fällen ergänzt ein Carsharing-Konzept das klassische Dienstwagenmodell.
Was sind die Unterschiede zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen?
Der klassische Dienstwagen ist in der Regel an eine Person gebunden, die eigenständig über das Fahrzeug verfügen kann. Eine vorherige Reservierung ist dabei nicht notwendig. Im Gegensatz dazu stehen Poolfahrzeuge mehreren Mitarbeitern zur Verfügung.
Nicht immer benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen Firmenwagen, weil beispielsweise nur wenige Dienstreisen unternommen werden oder die zurückgelegten Strecken sehr kurz sind. Beim Carsharing kann dann flexibel ein Fahrzeug gebucht und anschließend wieder zurückgebracht werden.
5 Vorteile von Poolfahrzeugen in der Flotte
Ob höhere Auslastung oder Kostenreduzierung, Poolfahrzeuge bieten etliche wirtschaftliche und ökologische Vorteile. Im Folgenden schauen wir uns die fünf wichtigsten Vorzüge genauer an:
Vorteil 1: Kosten reduzieren
Einer der wichtigsten Vorteile, die Poolfahrzeuge im Fuhrpark haben, ist die Reduzierung der Betriebskosten. Wenn jeder Mitarbeiter einen eigenen Dienstwagen nutzt, muss das Fuhrparkmanagement für jedes Fahrzeug die Kosten für Anschaffung, Versicherungen, Kraftstoff und Wartungen tragen. Durch Poolfahrzeuge können diese Kosten reduziert werden, was zu erheblichen Einsparungen im Fuhrpark führen kann.
Vorteil 2: Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks
Immer mehr Unternehmen sind bestrebt, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Poolfahrzeuge können dabei eine wichtige Rolle spielen. Wenn mehrere Fahrer sich ein Fahrzeug teilen, kann die Anzahl der benötigten Fahrzeuge reduziert werden. Dies ist ökologisch sehr sinnvoll, den die Produktion neuer Fahrzeuge ist ressourcenintensiv. Mit der Integration von E-Fahrzeugen lässt sich der CO₂-Fußabdruck noch weiter verringern.
Vorteil 3: Flexibilität
Poolfahrzeuge bieten viel Flexibilität, da sie von verschiedenen Fahrern genutzt werden können. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub ist, steht das Poolfahrzeug trotzdem allen anderen zur Verfügung. Dies kann die Produktivität steigern und den Betrieb des Unternehmens effizienter machen.
Zudem können Fahrer je nach Bedarf das passende Poolfahrzeug auswählen, ohne an ein bestimmtes Fahrzeug gebunden zu sein. Dies ist besonders nützlich, wenn unterschiedliche Fahrzeugtypen für verschiedene Aufgaben oder Anforderungen benötigt werden.
Vorteil 4: Imagestärkung und Arbeitgeberattraktivität
Vorteil 5: Vereinfachung der Verwaltung
Wenn jedes Teammitglied seinen eigenen Dienstwagen nutzt, muss das Unternehmen die Verwaltung und Wartung für jedes einzelne Fahrzeug im Fuhrpark übernehmen. Dies kann sehr zeitaufwendig und kostspielig sein. Mit weniger Poolfahrzeugen hingegen kann das Fuhrparkmanagement die Verwaltung und Wartung der Fahrzeuge vereinfachen.
Wie lassen sich Poolfahrzeuge im Fuhrpark organisieren?
Ein Carsharing-Fuhrpark sollte sorgfältig und effizient organisiert werden, um reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Beachten Sie dabei unter anderem folgende Punkte:
Analyse des Mobilitätsbedarfs
Bei der Einführung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark sollten Sie im ersten Schritt den Mobilitätsbedarf und die Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter analysieren. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Anforderungen an die Mobilität als auch die Bedrüfnisse der Mitarbeiter. So finden Sie heraus, wie sich die Auslastung verteilt und wie viele Poolfahrzeuge benötigt werden.
Einsatz einer Softwarelsöung
Die Verwaltung der Poolfahrzeuge mit dem Kalendertool des E-Mail-Providers stößt schnell an ihre Grenzen und bietet nur limitierte Funktionen. Eine Carsharing Software wie Fleethouse hingegen liefert das Komplettpaket für einen reibungslosen Ablauf im Fuhrpark.
Fahrer können ein Fahrzeug via Webanwendung oder Smartphone-App buchen und die Software weist ein passendes Fahrzeug zu. Dabei werden sowohl die Leasingkilometer als auch die Reichweite bei E-Fahrzeugen berücksichtigt. Reportings liefern Erkenntnisse über die Auslastung der Fahrzeuge und wie diese weiter optimiert werden kann.
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Klares Regelwerk für Nutzung festlegen
Mithilfe einer Poolfahrzeug-Vereinbarung definieren Sie sämtliche Regeln und Pflichten für die Nutzung von Carsharing-Fahrzeugen im Unternehmen. Ist beispielsweise die private Nutzung der Poolwagen untersagt? Dann sollte dies in einer solchen Vereinbarung festgelegt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.
In einer Poolfahrzeug-Vereinbarung sollten Sie außerdem festhalten, welche Mitarbeiter die Poolfahrzeuge nutzen dürfen, welche Pflichten dabei zu beachten sind und welche Sanktionen bei Verstößen drohen. Alle Mitarbeiter, die berechtigt sind, die Carsharing-Fahrzeuge zu nutzen, müssen dieses Regelwerk unterschreiben. Prüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien regelmäßig.
Halterhaftung auch bei Poolfahrzeugen
Ob klassischer Dienstwagen oder gemeinsam genutzte Poolfahrzeuge, wer seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss als Halter auch den gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen.
Dazu gehört neben einer regelmäßigen Fahrerunterweisung nach UVV auch die Überprüfung der Führerscheine auf ihre Gültigkeit. Wird diesen Vorschriften nicht nachgekommen, drohen empfindliche Strafen. Digitale Tools helfen nicht nur bei der Einhaltung der Pflichten, sondern sparen auch viel Zeit und minimieren den Organisationsaufwand.
Mithilfe einer Smartphone-App können die Fahrer ihre Fahrerlaubnis bequem von unterwegs scannen. Die Ergebnisse werden lückenlos dokumentiert. Damit keine Kontrollfristen in Vergessenheit geraten, werden Fahrer und Fuhrparkverantwortlicher an anstehende und überfällige Prüfungen erinnert.
Die UVV-Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs schult Fahrer im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen sowie im richtigen Verhalte bei Unfällen oder widrigen Wetterbedingungen. Die Lerninhalte sind bereits komplett ausgearbeitet und sofort abrufbereit. Auch hier werden die Prüfergebnisse nachvollziehbar abgespeichert, sodass Sie im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis haben.
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Reinigung und Wartung
Besonders bei Poolwagen, die oft im Einsatz sind und eine hohe Auslastung haben, spielt die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge eine große Rolle. Dies minimiert das Risiko für unerwartete Schäden oder Ausfälle und verlängert die Lebensdauer der Poolfahrzeuge. Die Wartungsintervalle variieren je nach Fahrzeugtyp und werden in der Regel vom Hersteller vorgegeben. Im Serviceheft des Fahrzeugs sind die empfohlenen Intervalle vermerkt.
Auch die Reinigung der Poolfahrzeuge ist extrem wichtig, schließlich werden sie regelmäßig von unterschiedlichen Fahrern genutzt. Ein schmutziges und ungepflegtes Auto wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und sorgt für einen schlechten Eindruck bei Geschäftsterminen. Regelmäßige Reinigungen tragen hingegen dazu bei, den Wert der Poolfahrzeuge zu erhalten und die Zufriedenheit der Fahrer zu steigern.
Um Schäden am Fahrzeug schnellstmöglich zu beheben, hilft eine Softwarelösung. Fahrer können damit Mängel unkompliziert dokumentieren und zur weiteren, internen Bearbeitung weitergeben.
Versicherungen für Poolfahrzeuge im Fuhrpark
Genau wie bei personengebundenen Dienstwagen müssen Sie als Fuhrparkverantwortlicher dafür sorgen, dass die Poolfahrzeuge entsprechend versichert sind. Dazu gehört insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene Kfz-Haftpflichtversicherung. Diese deckt Schäden an unternehmensfremden Fahrzeugen und Personen ab, wenn ein Unfall durch ein Firmenfahrzeug verursacht wurde.
Eine Teilkaskoversicherung deckt Schäden am unternehmenseigenen Fahrzeug durch Ereignisse wie Diebstahl, Brand, Explosion, Glasbruch, Sturm, Hagel, Blitzschlag oder Überschwemmung ab. Eine Vollkaskoversicherung deckt darüber hinaus selbstverschuldete Unfälle und Vandalismus ab.
Bei einem größeren Fuhrpark können Sie in Erwägung ziehen, eine Flottenversicherung abzuschließen. Diese bietet in der Regel einen umfassenden Schutz für alle Fahrzeuge im Fuhrpark und das oft zu vergünstigten Konditionen im Vergleich zu einer Einzelversicherung.
Poolfahrzeug Versteuerung: Was ist bei der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen zu beachten?
Viele Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern, die Poolfahrzeuge für Privatfahrten zu verwenden. Falls die private Nutzung der Poolfahrzeuge erlaubt ist, entsteht den Mitarbeitern dadurch ein geldwerter Vorteil. Dieser kann entweder mit der 1-Prozent-Methode oder mittels eines Fahrtenbuches versteuert werden.
Bei der 1-Prozent-Regelung wird 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges (zum Zeitpunkt der Erstzulassung) zum zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet. Bei der Poolfahrzeug Versteuerung wird der geldwerte Vorteil jedoch auf alle Mitarbeiter, die das Fahrzeug nutzen, verteilt.
Darf das Poolfahrzeug für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, muss auch dafür der geldwerte Vorteil versteuert werden. Dafür werden 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer als Bruttolohn angerechnet.
Alternativ können Mitarbeiter für die Poolfahrzeug Versteuerung ein Fahrtenbuch führen. Darin werden sämtliche gefahrene Kilometer notiert. Diese Methode ist besonders vorteilhaft für Fahrer, die nur selten private Fahrten mit Poolfahrzeugen unternehmen.
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Anne Fuchs
Ciara Lazeta
Das Wichtigste zum Thema Poolfahrzeuge im Fuhrpark
Legen Sie in einer Poolfahrzeugvereinbarung sämtliche Regeln rund um die Nutzung der Fahrzeuge fest. So schaffen Sie in klares, verbindliches Regelwerk und beugen Konflikten vor.
Poolfahrzeuge sollten regelmäßig gereinigt und gewartet werden, damit unnötige und teure Reparaturen vermieden werden und die Fahrzeuge betriebssicher sind.
Überprüfen Sie regelmäßig die Führerscheine aller Mitarbeitern und unterweisen Sie sie im sicheren Umgang mit den Poolfahrzeugen.
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