Poolfahrzeuge bieten sowohl wirtschaftlich als auch ökologische Vorteile, ihre Verwaltung und Instandhaltung erfordert – wie bei klassischen Dienstwagen – eine gut durchdachte Planung und Organisation. Hierbei sind klare Richtlinien für die Nutzung, regelmäßige Wartungen sowie eine angemessene Versicherung entscheidend. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, worauf es bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark ankommt.
Klares Regelwerk für Nutzung festlegen
Mithilfe einer Poolfahrzeugvereinbarung werden sämtliche Regeln und Pflichten für die Nutzung von Carsharing-Fahrzeugen im Unternehmen definiert. Ist beispielsweise die private Nutzung untersagt? Dann sollte dies in einer solchen Vereinbarung festgelegt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Falls Privatfahrten mit Poolfahrzeugen gestattet sind, entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil. Dieser kann entweder mit der 1-Prozent-Methode oder mittels eines Fahrtenbuches versteuert werden.
In einer solchen Vereinbarung sollte außerdem festgelegt werden, welche Mitarbeitenden die Poolfahrzeuge nutzen dürfen und in welchem Umfang. Prüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien außerdem regelmäßig.
Halterhaftung auch bei Poolfahrzeugen
Ob klassischer Dienstwagen oder gemeinsam genutztes Poolfahrzeug, wer Mitarbeitenden Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss als Halter auch den gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu gehört neben einer regelmäßigen Fahrerunterweisung nach UVV auch die Überprüfung der Führerscheine auf ihre Gültigkeit. Digitale Tools helfen nicht nur bei der Einhaltung der Pflichten, sondern sparen auch viel Zeit und minimieren den Organisationsaufwand.
Mithilfe einer Smartphone-App können die Fahrer*innen ihre Fahrerlaubnis bequem von unterwegs scannen. Die Ergebnisse werden lückenlos dokumentiert und damit keine Kontrollfristen in Vergessenheit geraten, werden Sie und die Fahrer*innen an anstehende und überfällige Prüfungen erinnert.
Die UVV-Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs schult Fahrer*innen im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen und im richtigen Verhalte bei Unfällen oder widrigen Wetterbedingungen. Die Lerninhalte sind bereits komplett ausgearbeitet und sofort abrufbereit. Auch hier werden die Prüfergebnisse nachvollziehbar abgespeichert, sodass Sie im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis haben.
Mitarbeitende sicher unterweisen?
Schulen Sie Ihre Fahrer*innen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen nach UVV. Am besten geht das per E-Learning.
Reinigung und Wartung
Besonders bei Poolfahrzeugen, die oft im Einsatz sind und eine hohe Auslastung haben, spielt die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge eine große Rolle. Damit wird das Risiko für unerwartete Schäden oder Ausfälle minimiert und die Lebensdauer der Carsharing-Fahrzeuge verlängert. Die Wartungsintervalle variieren je nach Fahrzeugtyp und werden in der Regel vom Hersteller vorgegeben. Im Serviceheft des Fahrzeugs sind die empfohlenen Intervalle vermerkt.
Auch die Reinigung der Fahrzeuge ist extrem wichtig, schließlich werden Sie regelmäßig von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt. Ein schmutziges und ungepflegtes Auto wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und sorgt für einen schlechten Eindruck bei Geschäftsterminen. Regelmäßige Reinigungen tragen hingegen dazu bei, den Wert des Fahrzeugs zu erhalten und das Wohlbefinden der Fahrer*innen zu steigern.
Um Schäden am Fahrzeug schnellstmöglich zu beheben, hilft eine Softwarelösung. Fahrer*innen können damit Mängel unkompliziert dokumentieren und zur weiteren, internen Bearbeitung weitergeben.
Versicherungen
Genau wie Dienstwagen, müssen Poolfahrzeuge entsprechend versichert werden. Dazu gehört insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene Kfz-Haftpflichtversicherung. Damit werden Schäden an unternehmensfremden Fahrzeugen und Personen abgedeckt, wenn ein Unfall durch ein Firmenfahrzeug verursacht wurde.
Eine Teilkaskoversicherung deckt Schäden am unternehmenseigenen Fahrzeug durch Ereignisse wie Diebstahl, Brand, Explosion, Glasbruch, Sturm, Hagel, Blitzschlag oder Überschwemmung ab. Eine Vollkaskoversicherung deckt darüber hinaus selbstverschuldete Unfälle und Vandalismus ab.
Bei einem größeren Fuhrpark können Sie in Erwägung ziehen, eine Flottenversicherung abzuschließen. Diese bietet in der Regel einen umfassenden Schutz für alle Fahrzeuge im Fuhrpark und das oft zu vergünstigten Konditionen im Vergleich zu einer Einzelversicherung.
Das Wichtigste zum Thema Poolfahrzeuge im Fuhrpark
Legen Sie in einer Poolfahrzeugvereinbarung sämtliche Regeln rund um die Nutzung der Fahrzeuge fest. So schaffen Sie in klares, verbindliches Regelwerk und beugen Konflikten vor.
Poolfahrzeuge sollten regelmäßig gereinigt und gewartet werden, damit unnötige und teure Reparaturen vermieden werden und die Fahrzeuge betriebssicher sind.
Überprüfen Sie regelmäßig die Führerscheine aller Mitarbeitenden und unterweisen Sie sie im sicheren Umgang mit den Poolfahrzeugen.
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