Das Teilen von Fahrzeugen wird in Fuhrparks immer beliebter. Schließlich kann dadurch die Auslastung erhöht und unnötige Standzeiten vermieden werden. Gleichzeitig lassen sich die Zahl der Fahrzeuge durch Carsharing langfristig reduzieren und die Kosten im Fuhrpark senken. Doch wo Fahrzeuge geteilt und gemeinschaftlich genutzt werden, kann es schnell zu Missverständnissen und Konflikten kommen. Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung, in der klare Regeln für die Nutzung festgelegt werden, sorgt hier für Transparenz und Klarheit. In diesem Beitrag erklären wir, welche Punkte in solch einer Vereinbarung unbedingt berücksichtigt werden sollten.
Was ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung?
Bei einer Poolfahrzeug-Vereinbarung handelt es sich um ein vertragliches Regelwerk zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden, das die Pflichten und Rechten rund um die Nutzung von Poolfahrzeugen definiert. Die Poolfahrzeug-Vereinbarung legt beispielsweise fest, welche Mitarbeitenden Zugang zu den Poolfahrzeugen haben, wie die Fahrzeugbuchung erfolgt und wer im Falle eines Schadens haftet.
Darum ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung so wichtig im Fuhrpark
Diese Punkte sollten in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung geregelt werden
- Berechtigte Nutzer: In der Vereinbarung wird definiert, welche Mitarbeitenden berechtigt sind, die Poolfahrzeuge zu nutzen. Dies kann beispielsweise von der Position oder der Abteilung abhängig sein.
- Allgemeine Pflichten: Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte festlegen, welche Pflichten für Mitarbeitende mit der Nutzung der Fahrzeuge einhergehen. Dazu zählt z.B. ein Rauchverbot im Wagen und die ordnungsgemäße Pflege und Säuberung des Fahrzeugs.
- Nutzungszweck: Regeln Sie in der Poolfahrzeug-Vereinbarung für welche Zwecke die Fahrzeuge genutzt werden dürfen. Sind nur dienstliche Fahrten erlaubt oder ist auch die private Nutzung gestattet? Beide Eventualitäten sollten unmissverständlich festgehalten werden. Darf das Poolfahrzeug auch für private Zwecke genutzt werden, entsteht daraus ein geldwerter Vorteil, der entsprechend versteuert werden muss. Auch die Nutzung des Fahrzeugs zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann untersagt werden. Legen Sie außerdem fest, ob Fahrten im Ausland mit dem Poolfahrzeug gestattet sind.
- Buchungsverfahren: Legen Sie fest, wie die Fahrzeuge gebucht werden können. Dafür kann z.B. eine Carsharing Software genutzt werden, die einen übersichtlichen Buchungskalender bietet und die Buchung der Fahrzeuge per Smartphone-App ermöglicht.
- Nutzungsdauer: Die Vereinbarung regelt, wie lange ein Mitarbeiter das Poolfahrzeug nutzen kann, ob es für bestimmte Zeiträume reserviert werden kann und ob es Einschränkungen für die Nutzungsdauer gibt. Vermerken Sie auch, wo sich die Fahrzeuge außerhalb der Betriebszeiten befinden müssen, vor allem dann, wenn die private Nutzung untersagt wird.
- Unfälle und Haftung: Regeln Sie in einer Vereinbarung, wer im Falle eines Unfalls oder Schadens haftet und ob eine Selbstbeteiligung gezahlt werden muss. Mit einem Haftungsausschluss können Unternehmen das eigene Risiko im Schadenfall auf ein Minimum reduzieren oder sogar ganz ausschließen. Auch das Verhalten im Falle einer Panne sollten Bestandteil des Regelwerkes sein.
- Rückgabe: In der Vereinbarung sollten auch Richtlinien für die Rückgabe des Fahrzeugs nach der Nutzung definiert werden.
- Führerscheinentzug: Die Vereinbarung sollte deutlich machen, dass bei Entzug der Fahrerlaubnis oder einem Fahrverbot unverzüglich der Fuhrparkmanager informiert werden muss und die Nutzung der Poolfahrzeuge in diesem Fall untersagt wird.
- Sanktionen: Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte darüber hinaus regeln, was passiert, wenn Mitarbeitende gegen die Pflichten und Vorgaben verstoßen. Wird ein Poolfahrzeug z.B. für private Fahrten genutzt, obwohl dies laut Vereinbarung untersagt ist, sollten klare Maßnahmen daraus hervorgehen. Hierbei kann es sich um eine Abmahnung, Schadenersatzforderung oder sogar eine Kündigung handeln.
Mitarbeitende sicher unterweisen?
Auch Fahrer*innen von Poolfahrzeugen müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen nach UVV unterwiesen werden. Am besten geht das per E-Learning.
Tools für den flexible Fahrzeugzugang
In einer Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte auch geklärt werden, wie die Mitarbeitenden Zugang zu den Fahrzeugen erhalten. Während persönliche Schlüsselübergaben im Büro meist sehr Organisation und Abstimmung erfordern, gibt es auch digitale Tools für den flexiblen Fahrzeugzugang. Mit einer Schlüsselbox, die im Fahrzeug platziert wird, oder einem stationären Schlüsselkasten können die Fahrer*innen rund um die Uhr auf Fahrzeuge zugreifen. Dies entlastet nicht nur Fuhrparkverantwortliche, sondern bietet auch den Mitarbeitenden viel Komfort.
Schlüsselbox
Schlüsselkasten
Ein Schlüsselkasten verwahrt die Schlüssel stationär. Mitarbeitende können nach der Reservierung des Fahrzeuges mit einer PIN oder einem RFID-Chip, der sich z. B. am Firmenausweis befindet, den Schrank öffnen. Der entsprechende Schlüssel wird freigegeben und kann – markiert durch ein kleines Lichtsignal – entnommen werden. Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich.
Das Wichtigste zum Thema Poolfahrzeug-Vereinbarung
Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung ist ein vertragliches Regelwerk zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, das die Pflichten und Rechte rund um die Nutzung von Poolfahrzeugen festlegt.
Eine solche Vereinbarung ist wichtig, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und im Schadenfall die Haftungsfrage zu klären.
In der Poolfahrzeug-Vereinbarung sollten Aspekte wie allgemeine Pflichten, Nutzungsberechtigungen und -zweck, Haftung, Rückgabe und Sanktionen geregelt werden, um eine reibungslose Nutzung der Poolfahrzeuge sicherzustellen und klare Maßnahmen bei Verstößen festzulegen.
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