Das Fuhrparkmanagement ist ausgesprochen vielseitig und reicht von der Beschaffung über die Abwicklung von Schäden bis hin zur Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Schon mit wenigen Fahrzeugen im Bestand kann der Aufwand schnell groß werden. Unterstützung liefern hier digitale Lösungen, die Fuhrparkmanager entlasten und für einen besseren Überblick sorgen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Fuhrparkmanagement eigentlich bedeutet und welche Aufgaben zu der Verwaltung von Fahrzeugen dazu gehören. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Digitalisierung des Fuhrparks gelingen kann.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Fuhrparkmanagement?
- Wie digitalisiere ich das Fuhrparkmanagement?
- Was sind die Nachteile von Excel gegenüber einer Fuhrparkmanagement Software?
- Wie unterstützt mich eine Fuhrparkmanagement Software?
- Welche Aufgaben hat ein Fuhrparkmanager?
- Welche Termine und Fristen müssen beim Fuhrparkmanagement im Blick behalten werden?
- Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit im Fuhrparkmanagement?
- Häufig gestellte Fragen zum Thema Fuhrparkmanagement
Was ist Fuhrparkmanagement?
Der Begriff Fuhrparkmanagement bezeichnet die Verwaltung und Organisation eines Fahrzeugbestands in einem Unternehmen. Fuhrparkmanager tragen die Verantwortung dafür, den Fuhrpark effizient und kostenbewusst zu führen. Sie sind dafür zuständig, Fahrzeuge zu beschaffen, deren Einsatz zu optimieren, Wartungs- und Reparaturarbeiten zu koordinieren, Versicherungsangelegenheiten zu regeln und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Durch eine effektive Fuhrparkplanung und -steuerung tragen Fuhrparkverantwortliche zum Erfolg des Unternehmens bei, indem sie einen reibungslosen Ablauf des Fuhrparkbetriebs gewährleisten und die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen erfüllen.
Wie digitalisiere ich das Fuhrparkmanagement?
Selbst wenn der Fuhrpark nur aus wenigen Fahrzeugen besteht, bringt die Automatisierung von Aufgaben und Abläufen viele Vorteile mit sich. Durch den Einsatz digitaler Technologien und Softwarelösungen werden manuelle und papierbasierte Aufgaben im Fuhrparkmanagement auf ein Minimum reduziert, die Transparenz erhöht und die Effizienz gesteigert. Die Digitalisierung des Fuhrparks sollte idealerweise in Etappen erfolgen. Dies sind die wichtigsten Schritte, um das Fuhrparkmanagement zu digitalisieren:
- Bedarfsanalyse: Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Abläufe und Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Welche davon sind mit besonders viel Papier- und Zeitaufwand verbunden? Welche davon können digitalisiert werden, um Effizienz und Transparenz zu steigern? Fragen Sie sich außerdem, über welche Funktionen die Fuhrparkmanagement Software verfügen muss. Brauchen Sie ein Modul für die Beschaffung neuer Fahrzeuge, für die Verwaltung oder für die Einhaltung der Halterhaftungspflichten?
- Auswahl einer geeigneten Fuhrparksoftware: Recherchieren Sie nach Softwarelösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Vergleichen Sie deren Funktionen, Preise, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport. Wählen Sie die Software aus, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt und die Ihren Anforderungen gerecht wird.
- Implementierung: Sobald Sie eine passende Fuhrparksoftware gefunden haben, implementieren Sie diese in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass die Software gut in Ihre bestehenden IT-Systeme integriert werden kann.
- Datenmigration: Übertragen Sie Ihre bestehenden Fuhrparkdaten wie Fahrzeuginformationen, Wartungshistorien, Fahrerdaten usw. in die neue Software. Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Der Datenupload sollte via Excel-Import oder FIN-Abfrage möglich sein.
- Auswertungen und Berichterstattung: Nutzen Sie die Daten, um Analysen durchzuführen und aussagekräftige Berichte zu erstellen. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in den Fuhrparkbetrieb und können mögliche Kostentreiber ausfindig machen. Anschließend können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
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Was sind die Nachteile von Excel gegenüber einer Fuhrparksoftware?
Bei der Organisation der Fahrzeuge ist Excel ein weit verbreitetes Werkzeug, mit dem man aber schnell an Grenzen stößt. Denn für ein effizientes Fuhrparkmanagement bietet das Tool nicht ausreichend Funktionen und keine Möglichkeiten der Automatisierung, um aufwändige Routineaufgaben digital zu erledigen.
- Begrenzte Funktionalität: Excel bietet eine begrenzte Anzahl von Funktionen und Möglichkeiten, im Vergleich zu einer spezialisierten Fuhrparksoftware. Diese ist auf die Anforderungen im Fuhrpark zugeschnitten und bietet daher wichtige Funktionalitäten wie eine digitale Fahrzeugakte, automatische Berechnungen, Terminerinnerungen und Auswertungen.
- Fehlende Automatisierung: Eine Software automatisiert viele wiederkehrende Aufgaben im Fuhrparkmanagement wie die Erinnerung an anstehende Termine, die Generierung von Berichten oder die Aktualisierung von Daten. Excel hingegen erfordert manuelle Eingaben und Berechnungen, was zeitaufwändig und fehleranfälliger ist.
- Eingeschränkte Datensicherheit: Excel bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur Sicherung von Daten und zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Sensible Fahrzeug- und Fahrerdaten können in Excel-Tabellen anfällig für Fehler, Verlust oder unbefugten Zugriff sein. Eine Fuhrparksoftware bietet hingegen erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz, Zugriffsrechte und verschlüsselte Datenbanken.
- Mangelnde Integration: Als eigenständiges Programm ist Excel sehr limitiert, wenn es um die Integration mit anderen Systemen oder Tools geht, die im Fuhrparkmanagement eingesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise Telematiksysteme, Tankkartenlösungen oder eine Buchhaltungssoftware. Eine Fuhrparklösung hingegen ermöglicht eine nahtlose Integration mit verschiedenen Systemen, was den Datenaustausch und die Automatisierung von Prozessen erleichtert.
- Interne Zusammenarbeit: Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Excel-Tabelle arbeiten, gestaltet sich die Aktualisierung von Fahrzeugdaten in Echtzeit schwierig. So kann es zu Konflikten und Versionsproblemen kommen. Eine Softwarelösung hingegen ermöglicht eine gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Nutzer an einer zentralen Datenbank, was Effizienz und Transparenz erhöht
Wie unterstützt mich eine Fuhrparkmanagement Software?
Eine Fuhrparksoftware bietet Fuhrparkverantwortlichen eine wertvolle Unterstützung bei ihrer täglichen Arbeit, insbesondere wenn die Organisation der Fahrzeuge oft nebenbei erledigt wird. Dank ihr lassen sich Aufgaben im Fuhrparkmanagement, die sonst manuell erledigt werden, digital durchführen.
Eine Software ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Fahrzeug- und Fahrerdaten an einem Ort. Informationen wie Fahrzeugtyp, Kennzeichen, Wartungshistorie oder Qualifikationen der Fahrer können leicht erfasst und gepflegt werden. Auch Dokumente wie Fahrzeugpapiere, Versicherungsunterlagen, Unfallberichte und Wartungsprotokolle werden digital abgelegt und den Fahrzeugen zugeordnet. Dies spart wertvolle Zeit im Fuhrparkalltag und stellt sicher, dass alle relevanten Daten und Dokumente übersichtlich organisiert sind. Fuhrparkverantwortliche können jederzeit und von überall auf diese Dokumente zugreifen, ohne Archive und Aktenordner durchsuchen zu müssen.
Im Fuhrparkmanagement gibt es etliche Termine und Fristen im Blick zu behalten, um den reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Eine Softwarelösung erinnert an wichtigen Aufgaben und Termine wie fällige Wartungen, Fahrzeuginspektionen oder Fahrerunterweisungen. Fuhrparkverantwortliche stellen mit dieser Funktion sicher, dass keine Fristen übersehen werden, auch wenn sie mit anderen Aufgaben beschäftigt sind.
Darüber hinaus unterstützt eine Fuhrparksoftware bei der Überwachung von Kraftstoffverbrauch und -kosten. Durch die Integration von Tankbelegen und Verbrauchsdaten können Fuhrparkverantwortliche den Kraftstoffverbrauch analysieren und Einsparungspotenziale identifizieren. Dies hilft bei der Kostenkontrolle, selbst bei begrenzten zeitlichen Ressourcen.
Dank aussagekräftiger Berichte werden wichtige Kennzahlen wie Kosten, Fahrzeugnutzung und Wartungsstatistiken im Fuhrparkmanagement genau unter die Lupe genommen und ausgewertet. Fuhrparkmanager erhalten so einen umfassenden Überblick über die Leistung des Fuhrparks und können basierend auf den Berichten fundierte Entscheidungen treffen.
Auch das Thema Halterhaftung spielt im Fuhrparkmanagement eine wichtige Rolle, unabhängig davon wie viele Fahrzeuge das Unternehmen im Bestand hat. Die Einhaltung der damit einhergehenden Halterhaftungspflichten, wie z.B. die Führerscheinkontrolle und die UVV-Fahrerunterweisung, wird durch eine digitale Lösung erleichtert. Eine digitale Lösung reduziert nicht nur die Aufwände, sondern sorgt auch für mehr Sicherheit im Fuhrpark.
Wer ist für das Fuhrparkmanagement im Unternehmen verantwortlich?
Die Verantwortung für das Fuhrparkmanagement wird je nach Größe und Struktur des Unternehmens unterschiedlich gehandhabt. In größeren Betrieben gibt es oft eine designierte Fuhrparkleitung, die für das Fuhrparkmanagement und alle dazugehörigen Aufgaben zuständig ist. In kleineren und mittelständischen Unternehmen oder wenn der Fuhrpark nicht zu den Kernaktivitäten gehört, wird das Fuhrparkmanagement oft nebenbei erledigt. In sehr kleinen Unternehmen oder bei nur wenigen Fahrzeugen, kann es auch vorkommen, dass die Geschäftsführung selbst das Fuhrparkmanagement übernimmt.
Welche Aufgaben gehören zum Fuhrparkmanagement?
Von der Beschaffung neuer Dienstwagen über die Abwicklung von Schäden bis hin zur Einhaltung der Halterhaftungspflichten, die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers sind sehr vielseitig und komplex. Dabei geht es nicht nur um die reine Fahrzeugverwaltung, sondern um die Sicherstellung der Mobilität aller Mitarbeitenden. Die Tätigkeiten im Fuhrparkmanagement umfassen u.a.:
- Fahrzeugbeschaffung: Zu den Aufgaben im Fuhrparkmanagement gehört die Anschaffung geeigneter Fahrzeuge, die Verhandlung mit Lieferanten und die Berücksichtigung von Kosten und betrieblichen Anforderungen. Hierzu zählt auch die Wahl der Beschaffungsform: Eignet sich das Leasing für neue Fahrzeuge oder sollen diese gekauft werden? Auch die Analyse, ob Elektrofahrzeuge sich für den Fuhrparkbetrieb eignen und wie diese sinnvoll integriert werden können, gehört zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers.
- Terminüberwachung: Fuhrparkmanager müssen wichtige Termine und Fristen im Auge behalten, wie beispielsweise HU- und AU-Termine oder Führerscheinkontrollen. Eine rechtzeitige Planung und Erinnerung an diese Termine ist von großer Bedeutung, um die Betriebsabläufe so wenig wie möglich zu stören und um für ausreichend Sicherheit zu sorgen.
- Wartungs- und Reparaturmanagement: Regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen und fachgerechte Reparaturen gehören ebenfalls zum Fuhrparkmanagement. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Fahrzeuge jederzeit einsatzbereit und verkehrssicher sind. Dazu gehören u.a. die Zusammenarbeit mit Werkstätten, die Überwachung von Wartungsplänen und die Kontrolle der Servicequalität.
- Schadenmanagement: Kommt es doch zu einem Unfall, dann ist eine schnelle und reibungslose Abwicklung von Schäden wichtig. So können unnötige Kosten vermieden werden und die Mitarbeitenden bleiben mobil.
- Dokumentation und Berichterstattung: Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist im Fuhrparkmanagement unerlässlich. Dies umfasst die Erfassung und Verwaltung von Fahrzeugdokumenten, Unfallberichten, Wartungsprotokollen und anderen relevanten Unterlagen. Darüber hinaus sollten regelmäßige Berichte über den Zustand des Fuhrparks, Kostenübersichten und andere relevante Kennzahlen erstellt werden. So können Kostentreiber ausfindig gemacht und Optimierungsmaßnahmen geplant werden.
- Halterhaftungspflichten: Neben der regelmäßigen Führerscheinkontrolle gehört zu den Aufgaben im Fuhrparkmanagement auch die Unterweisung aller Fahrer im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen. Dies ist Bestandteil der zentralen Halterhaftungspflichten im Fuhrparkmanagement und sollte nicht auf die leichter Schulter genommen werden. Andernfalls drohen im Schadenfall empfindliche Strafen.
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Welche Termine und Fristen müssen beim Fuhrparkmanagement im Blick behalten werden?
Wie bereits erwähnt, gilt es im Fuhrparkmanagement verschiedene Termine und Fristen im Blick behalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fahrzeuge in einem ordnungsgemäßen Zustand sind und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Zu den wichtigsten Terminen gehören:
- HU (Hauptuntersuchung): Gemäß den Vorgaben der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) müssen Fahrzeuge regelmäßig zur Hauptuntersuchung. Der genaue Zeitpunkt der HU ist abhängig vom Fahrzeugtyp, dem Datum der Erstzulassung und der Fahrzeugklasse.
- AU (Abgasuntersuchung): Die Abgasuntersuchung ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dazu, die Emissionswerte des Fahrzeugs zu überprüfen. So wird sichergestellt, dass die geltenden Umweltstandards eingehalten werden. Die AU muss in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden.
- UVV-Prüfung: Die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitseinrichtungen und -vorkehrungen an Fahrzeugen gemäß den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) dient dazu, Unfälle zu vermeiden und die Sicherheit von Fahrern und Fahrerinnen sowie anderen Verkehrsteilnehmern zu gewährleisten. Bei einer UVV-Prüfung werden verschiedene Komponente des Fahrzeugs überprüft. Dazu zählen die Bremsen, Beleuchtungssysteme, Reifen, Lenkung, Sicherheitsgurte, Warnsignale und andere sicherheitsrelevante Bauteile.
- UVV-Fahrerunterweisungen: Alle Fahrer müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen und im Verhalten bei Unfällen geschult werden. Solch eine Fahrerunterweisung nach UVV wird ebenfalls durch die Unfallverhütungsvorschriften gesetzlich vorgeschrieben.
- Führerscheinkontrollen: Auch die regelmäßige Durchführung von Führerscheinkontrollen ist im Fuhrparkmanagement gesetzlich verpflichtend. So soll sichergestellt werden, dass alle Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen und zum Führen des Fahrzeuges berechtigt sind. Die Frequenz der Kontrollen kann je nach Unternehmensrichtlinien variieren, es wird jedoch empfohlen, die Kontrollen halbjährlich durchzuführen.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit im Fuhrparkmanagement?
Nachhaltigkeit spielt im Fuhrparkmanagement eine immer bedeutendere Rolle. Unternehmen setzen es sich zum Ziel, Umweltbelastungen zu reduzieren, Kosten einzusparen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das eigene Image dadurch zu stärken.
Ein nachhaltiges Fuhrparkmanagement erlässt Maßnahmen, durch die Kraftstoffverbrauch und umweltschädliche Emissionen reduziert sowie umweltfreundlichere Antriebsarten und Mobilitätskonzepte gefördert werden. Durch den Einsatz energieeffizienter Fahrzeuge und die Implementierung von Maßnahmen zur Verbesserung der Fahrzeugnutzung können Unternehmen gleichzeitig ihre Betriebskosten senken. Darüber hinaus stärkt ein nachhaltigerer Fuhrpark das Image des Unternehmens und trägt dazu bei, als verantwortungsbewusster Akteur wahrgenommen zu werden. Viele Kunden und Arbeitnehmer legen Wert auf Unternehmen, die mit Rücksicht auf Klima und Umwelt handeln.
Corporate Carsharing
Durch die Einführung von Corporate Carsharing im Fuhrpark können Fahrzeuge effizienter genutzt werden. Statt jedem Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug zuzuweisen, stehen die Fahrzeuge allen Mitarbeitern zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung und können je nach Bedarf gebucht werden. Dies minimiert Leerfahrten und Leerstandzeiten und erhöht die Auslastung. Gleichzeitig kann die Anzahl der Fahrzeuge reduziert und dadurch wertvolle Ressourcen eingespart werden. In ein Carsharing-Konzept lassen sich außerdem Elektroautos besonders einfach integrieren, wodurch die Umweltbelastung noch weiter minimiert werden kann.
Elektromobilität
Der Einsatz von emissionsarmen oder -freien Fahrzeugen hilft Unternehmen dabei, ihren CO2-Fußabdruck reduzieren und so zum Klimaschutz und zur Förderung einer nachhaltigen Mobilität beitragen. Zudem haben E-Fahrzeuge in der Regel niedrigere Betriebskosten im Vergleich zu Verbrennern und sie sind wartungsärmer, da weniger verschleißanfällige Teile verbaut werden. Es ist jedoch wichtig, die infrastrukturellen Anforderungen wie z.B. die Verfügbarkeit von Ladestationen zu berücksichtigen, um einen erfolgreichen Übergang zu Elektromobilität im Fuhrpark zu gewährleisten.
Um zu testen, ob sich Elektroautos für den unternehmenseigenen Fuhrpark eignen, sind Auto Abos eine gute Alternative. Das E-Fahrzeuge kann für einen kurzen Zeitraum gemietet und ausgiebig getestet werden. Nach der Abo-Laufzeit kann es einfach zurückgegeben oder gegen ein anderes Fahrzeug eingetauscht werden.
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Häufig gestellte Fragen zum Thema Fuhrparkmanagement
Worauf sollte man bei der Wahl einer Fuhrparksoftware achten?
Bei der Wahl einer geeigneten Softwarelösung für das Fuhrparkmanagement sollten Sie darauf achten, dass diese alle benötigten Funktionen mitbringt und modular aufgebaut ist. So können Funktionen jederzeit hinzugebucht und wieder abbestellt werden, je wie es den Anforderungen und dem gewünschten Leistungsumfang gerecht wird.
Wie kann ich die Kosten im Fuhrpark reduzieren?
Der Fuhrpark gehört zu den größten Kostenstellen eines Unternehmens. Ein wirtschaftliches Fuhrparkmanagement ist daher umso wichtiger. Mit Analysen von Kosten und Verbräuchen lässt sich herausfinden, wo sich Kostentreiber verstecken. Anschließend können geeignete Optimierungsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden. Darüber hinaus sollten Fahrzeuge regelmäßig gewartet und der Reifenluftdruck überprüft werden. Auch Corporate Carsharing, also das Teilen von Fahrzeugen im Fuhrpark, kann dazu beitragen, die Betriebskosten zu reduzieren.
Wie werde ich Fuhrparkmanager?
Die DEKRA Akademie bietet in Kooperation mit dem Bundesverband Betriebliche Mobilität e. V. und FIRMENAUTO die Qualifizierung zum „Zertifizierten Fuhrparkmanager (DEKRA) (m/w/d)“ an. Die Inhalte der Ausbildung werden ständig nach den aktuellen Anforderungen im Fuhrparkmanagement erweitert und erneuert. Auch der TÜV Rheinland bietet eine Weiterbildung zum Fuhrparkmanager, in der Praxiswissen in Beschaffung, Recht, Haftung sowie Kosten- und Risikomanagement geschult wird.
Was ist ein Dienstwagen?
Bei einem Dienstwagen handelt es sich um ein Fahrzeug, das einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, um es für dienstliche Zwecke zu nutzen. Der Arbeitgeber stellt den Dienstwagen in der Regel als Teil der Arbeitsvergütung zur Verfügung. Je nach Unternehmen ist auch die private Nutzung des Firmenwagens erlaubt. In diesem Fall muss der dadurch entstehende geldwerte Vorteil versteuert werden.
Das Wichtigste zum Thema Fuhrparkmanagement
Mit dem Begriff Fuhrparkmanagement beschreibt man die Verwaltung, Steuerung und Überwachung von Fahrzeugflotten.
Neben der Beschaffung von Fahrzeugen gehört auch das Schadenmanagement, die Einhaltung der Halterhaftungspflichten, die regelmäßige Wartung und Instandhaltung und die Überwachung der Kosten zu den Aufgaben im Fuhrparkmanagement.
Mithilfe einer Softwarelösung können Routineaufgaben im Fuhrparkmanagement automatisiert werden, wodurch Fuhrparkmanager entlastet und Zeit und Kosten gespart werden können.
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