Was ist ein Firmenwagen?
Ein Firmenwagen, auch Dienstwagen genannt, ist ein Fahrzeug, das dem Arbeitnehmer für dienstliche Zwecke durch das Unternehmen bereitgestellt wird. Der Mitarbeiter kann damit Geschäftstermine wahrnehmen, Kunden besuchen, Waren ausliefern oder andere berufliche Aufgaben erledigen. Das Modell des Firmenwagens wird in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt. Häufig verfügen Vertriebsmitarbeiter, Führungskräfte, aber auch Techniker und Außendienstmitarbeiter, über ein Fahrzeug zur betrieblichen Nutzung bzw. über einen Dienstwagen .
In einigen Fällen können die Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen. In diesem Fall ist er ein wertvolles Incentive, welches einen positiven Anreiz für die Mitarbeiter bietet. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Arbeitnehmer den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil versteuern muss. Die Bedingungen für die Firmenwagen Privatnutzung sollten Unternehmen im Vorfeld festlegen.
Für die Beschaffung von Firmenwagen ist neben dem Kauf auch das Firmenwagen Leasing eine beliebte Option.
Welche Vorteile hat ein Firmenwagen?
In vielen Aspekten bietet der Firmenwagen Vorteile, sowohl für Arbeitnehmer, als auch für Unternehmen:
Firmenwagen Vorteile Arbeitnehmer:
- Flexibilität: Bei dienstlichen Fahrten ermöglicht es ein Firmenwagen, schnell und flexibel zum nächsten Termin zu kommen. Fahrten sind nicht an bestimmte Zeiten gebunden, wie es bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel der Fall ist.
- Kosten sparen: DDürfen Fahrer den Firmenwagen auch privat nutzen, spart dies die Anschaffungskosten für ein privates Fahrzeug. Der Arbeitnehmer muss den geldwerten Vorteil lediglich versteuern. In manchen Fällen übernimmt das Unternehmen auch die Treibstoffkosten.
Firmenwagen Vorteile Arbeitgeber:
- Mitarbeiterbindung und -motivation: Ein Firmenwagen kann ein wertvolles Incentive sein. Insbesondere wenn Mitarbeiter das Fahrzeug auch privat nutzen dürfen, kann es zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und -bindung beitragen.
- Betriebliche Mobilität: Mit dem Firmenwagen können dienstliche Fahrten flexibel durchgeführt werden. So wird das Zeitmanagement erleichtert und die Unternehmensmobilität sichergestellt.
Was sollten Unternehmen bei der Bereitstellung von Firmenwagen beachten?
Der Einsatz von Firmenwagen im Fuhrpark unterliegt bestimmten Regeln. Der Arbeitgeber muss als Halter des Fahrzeugs entsprechenden Verpflichtungen nachkommen:
Halterhaftung
Die Halterhaftung im Fuhrpark besagt, dass der Fahrzeughalter für entstandene Schäden haftbar gemacht werden kann, unabhängig von seiner Schuld. Mit der Halterhaftung sind verschiedene gesetzliche Pflichten verbunden, um die Sicherheit im Fuhrpark zu gewährleisten. In der Regel überträgt der Arbeitgeber bzw. die Geschäftsführung diese Pflichten an das Fuhrparkmanagement. Diese Regelung gilt auch für Firmenwagen bzw. Dienstwagen.
Der Fuhrparkleiter ist u.a. dazu verpflichtet, die Führerscheine aller Fahrer zu überprüfen, denn nur Mitarbeiter mit einem gültigen Führerschein dürfen einen Firmenwagen führen. Empfohlen wird eine halbjährliche Kontrolle, bei Bedarf auch öfter. Sie können die Führerscheinkontrolle kann auch elektronisch durchführen. Das spart Zeit und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter vor der Nutzung des Firmenwagens im Rahmen einer UVV-Fahrerunterweisung im sicheren Umgang mit dem Fahrzeug und im Verhalten bei Unfällen geschult werden. Diese Unterweisung müssten Sie einmal jährlich durchführen. Dazu können Sie auch die Fahrerunterweisung als E-Learning Kurs von Fleethouse nutzen.
Die Fahrzeuge müssen zudem regelmäßig im Rahmen einer UVV-Prüfung auf mögliche Mängel oder Schäden kontrolliert werden. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und in DGUV Vorschrift 70 geregelt. Diese Überprüfung muss eine sachkundige Person durchführen, um eine fachgerechte Beurteilung zu gewährleisten.
Versicherung
Als Fuhrparkverantwortlicher müssen Sie sicherstellen, dass die Dienstwagen umfangreich versichert sind. Die Kosten für die Versicherung trägt in der Regel der Halter, also in diesem Fall das Unternehmen. Gesetzlich vorgeschrieben ist mindestens eine Kfz-Haftpflichtversicherung. Sie sichert gegen Personen- und Sachschäden ab, die Fahrer des Firmenwagens anderen zufügen.
Darüber hinaus können Sie freiwillig eine Teilkasko- oder Vollkaskoversicherung abschließen. Die Teilkasko haftet bei Schäden, auf die Fahrer selbst keinen Einfluss haben. Hierzu gehören in der Regel Schäden durch Wettereinflüsse, Wildunfälle oder Diebstahl. Umfassende Abdeckung bei einem selbstverursachten Unfall bietet die Vollkasko.
Für den Firmenwagen können zusätzlich auch Extras, wie die Fahrerschutzversicherung relevant sein. Welche Versicherungen ein Fahrzeug benötigt kommt individuell auf Fahrzeugtyp und Einsatzart an. Hier ist es wichtig verschiedene Angebote zu vergleichen, um das passende auszuwählen. Meist bietet eine Flottenversicherung die günstigsten Konditionen.
Car Policy
In der Car Policy wird festgelegt, unter welchen Voraussetzungen Mitarbeiter einen Firmenwagen nutzen können. Zusätzlich sollten Sie hier Kriterien wie Ausstattung und Preis des Fahrzeugs festgelegt. Insgesamt geht es um die allgemeine Handhabung der Firmenfahrzeuge, die von allen Mitarbeitern zu beachten ist. Fuhrparkverantwortliche und Geschäftsführung haben viele Möglichkeiten bei der Ausgestaltung dieser Richtlinien, da es sich um einen Kriterienkatalog handelt, der für jedes Unternehmen individuell ist.
Schadenabwicklung
Wenn es zu einem Unfall mit dem Firmenwagen kommt, ist die schnelle Schadenabwicklung besonders wichtig. Da bei einem Firmenwagen in der Regel der Arbeitgeber Halter des Fahrzeugs ist, haftet bei einem Unfall häufig das Unternehmen.
Bei privaten Fahrten kommt es darauf an, was in der Car Policy geregelt ist. Unfälle sollten umgehend gemeldet und dokumentiert werden. Das erleichtert die Klärung von Haftungsfragen. Die schnelle Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen für Firmenwagen mindert Ausfallzeiten und damit verbundene Kosten.
Mitarbeitende sicher unterweisen?
Schulen Sie Ihre Fahrer*innen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen nach UVV. Am besten geht das per E-Learning.
Wie wird ein Firmenwagen versteuert?
Darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch privat nutzen, muss dieser den daraus entstehende geldwerte Vorteil versteuern. Dazu gibt es zwei verschiedene Methoden. Die ausgewählte Methode muss dann für das gesamte Kalenderjahr genutzt werden.
Versteuerung mit der 1-Prozent-Methode
Die erste Möglichkeit ist die Versteuerung mit der 1-Prozent-Methode. Dabei werden die privaten Fahrten monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung versteuert. Der Listenpreis ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers. Dabei ist nicht relevant, ob das Fahrzeug gekauft oder geleast wurde und wie alt es ist.
Wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte nutzt, müssen diese zusätzlich mit 0,03 % des inländischen Bruttolistenpreises pro Kilometer versteuert werden. Wer allerdings weniger als 15 Tage im Monat mit dem Dienstwagen zur Arbeit fährt, muss nur 0,002 % des Listenpreises ansetzen.
Da nicht jede Fahrt einzeln erfasst werden muss, ist die Berechnung der 1-Prozent-Methode relativ einfach und zeitsparend. Dafür richtet sich die Berechnungsmethode nach dem Listenpreis des Fahrzeugs. Je teurer das Fahrzeug, desto größer wird die zu versteuernde Summe. Dies kann zu steuerlichen Nachteilen führen.
Die pauschale Versteuerung mit der 1-Prozent-Regel bietet Firmenwagen Vorteile für Arbeitnehmer, die den Dienstwagen häufig für private Fahrten nutzen.
Rechenbeispiel:
- Monatliches Bruttoeinkommen: 3000 Euro
- Neupreis des Firmenwagens: 35000 Euro
- Strecke Wohnort – Arbeitsstätte: 30 Kilometer an 20 Tagen im Monat
- 35000 Euro x 0,01 = 350 Euro
- 35000 Euro x 0,0003 x 30 = 315 Euro
- 350 Euro + 315 Euro = 665 Euro
Der geldwerte Vorteil beträgt 665 Euro und wird als zusätzliches Einkommen zum Gehalt gezählt. Dadurch erhöht sich das Brutto-Einkommen auf 3665 Euro.
Die Fahrtenbuch-Methode
Um den geldwerten Vorteil des Firmenwagens genauer zu bestimmen, kann der Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen. Dies ist besonders sinnvoll für Mitarbeiter, die nur wenige private Fahrten mit dem Dienstwagen unternehmen. Im Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten festgehalten.
Die lückenlose Dokumentation aller Fahrten ist hierbei besonders wichtig. Für berufliche Fahrten müssen Mitarbeiter vor und nach jeder Fahrt das Datum, die Uhrzeit, der Kilometerstand sowie das Ziel und der Zweck der Reise und die Namen der besuchten Geschäftspartner dokumentieren. Bei privaten Fahrten reicht eine Kilometerangabe.
Diese Methode ist deutlich aufwendiger als die 1-Prozent-Regelung, kann sich aber langfristig als steuerlich vorteilhaft herausstellen. Um die Dokumentation zu vereinfachen, bietet sich der Einsatz eines elektronisches Fahrtenbuches an.
Besonderheiten bei E-Firmenwagen
Elektrisch betriebene Firmenwagen profitieren von steuerlichen Vorteilen. Statt 1 % müssen hier nur 0,5 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Für Elektroautos, die Unternehmen zwischen dem 31. Dezember 2018 und dem 01. Januar 2031 kaufen oder leasen, gilt zusätzlich: Liegt der Listenpreis unter 60.000 Euro, sind es nur 0,25 %.
Die Zukunft des Firmenwagens
Die Mobilitätsbedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befinden sich im Wandel. Nachhaltigkeit und Flexibilität gewinnen zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig beeinflussen viele neue Technologien die Unternehmensmobilität. Neben dem klassischen Firmenwagen gibt es neue Mobilitätsmodelle wie zum Beispiel das Mobilitätsbudget.
Hierbei erhalten Mitarbeiter ein festes Budget zur freien Verfügung. Mit dem Mobilitätsbudget können sie je nach individuellem Bedarf verschiedene Mobilitätsangebote nutzen. In der Regel stehen Angebote des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs, Mietwagen und verschiedene Car-, Scooter- oder Bikesharing-Angebote zur Verfügung.
Diese flexiblen Modelle erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Etwa jeder zweite Deutsche mit Anspruch auf einen Dienstwagen würde auf diesen verzichten, wenn der Arbeitgeber Alternativen wie ein Mobilitätsbudget anbieten würde. Zudem sind die Kosten für das Unternehmen bei diesem Modell besser vorhersehbar.
Ob der klassische Dienstwagen oder ein Mobilitätsbudget effizienter ist, hängt von der jeweiligen Situation ab und muss individuell entschieden werden. Für viele Fuhrparks ist das Mobilitätsbudget eine gute Ergänzung zum klassischen Firmenwagenmodell und bietet auch ohne klassischen Firmenwagen Vorteile für Mitarbeiter.
Wie werden Firmenwagen richtig verwaltet?
Genau wie alle anderen Fahrzeuge im Fuhrpark, müssen Sie als Fuhrparkverantwortlicher auch Firmenwagen effizient verwalten, um die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten, Vorschriften einzuhalten und Kosten zu sparen. Fuhrparkleiter müssen dabei unterschiedliche Abläufe organisieren und den Überblick über eine Vielzahl an Fahrzeugdaten behalten.
Eine Fuhrparksoftware, wie Fleethouse, können dabei helfen all diesen Aufgaben nachzukommen. Sämtliche Fahrzeug- und Fahrerdaten, Verträge, Rechnungen und andere Dokumente lassen sich zentral verwalten. Zudem helfen Terminerinnerungen dabei, Fristen einzuhalten, um Hauptuntersuchungen und Fahrerunterweisungen termingerecht durchzuführen.
Die Daten liefern außerdem die Grundlage für gezielte Auswertungen, dank derer sich Kosten und Verbräuche besser überwachen lassen. So werden Routineaufgaben digitalisiert, die andernfalls viel Zeit im Tagesgeschäft in Anspruch nehmen.
Digitalisieren Sie Ihren Fuhrpark
Organisieren Sie Ihre Fahrzeuge mit Fleethouse: Daten zentral verwalten, alle Termine im Blick behalten und Kosten überwachen.
Das Wichtigste zum Thema Firmenwagen
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das vom Unternehmen für betriebliche Zwecke bereitgestellt wird. In manchen Fällen darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch privat nutzen.
Halterhaftung, Versicherungsschutz und Schadensabwicklung im Fuhrpark sind auch für den Dienstwagen relevant und müssen beachtet werden.
Mobilitätsbudgets sind eine immer beliebtere Alternative zum klassichen Firmenwagen mit Vorteilen für Mitarbeiter.
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