Eine gut organisierte Fuhrparkverwaltung spielt eine zentrale Rolle für Unternehmen mit einem Fuhrpark. Sie sorgt für eine reibungslose Koordination der Fahrzeuge und Fahrer*innen und gewährleistet eine optimale Ressourcennutzung. Im Folgenden stellen wir Ihnen die grundlegenden Bereiche der Fuhrparkverwaltung vor und zeigen, wie Digitalisierung dabei eine wertvolle Unterstützung sein kann.
Was bedeutet Fuhrparkverwaltung?
Die Fuhrparkverwaltung bezieht sich auf die effiziente Organisation, Koordination und Überwachung von Fahrzeugen, die ein Unternehmen besitzt oder nutzt. Diese Fahrzeugflotten können aus Pkw, Nutzfahrzeugen oder spezialisierten Maschinen bestehen. Ziel der Fuhrparkverwaltung ist es,
- den Betrieb der Fahrzeuge zu optimieren
- Kosten zu kontrollieren
- die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten
- gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften einzuhalten.
Die Begriffe Fuhrparkverwaltung und Fuhrparkmanagement werden häufig synonym verwendet. Es gibt jedoch feine Unterschiede. Bei der Fuhrparkverwaltung liegt der Fokus auf operativen und administrativen Aspekten des Fuhrparks, beispielsweise die Überwachung der Fahrzeugnutzung. Das Fuhrparkmanagement hingegen hat einen strategischeren und langfristigeren Ansatz, wie beispielsweise die Ausrichtung der Fahrzeugflotte, das Kostenmanagement und Entwicklung von Prozessen zur Effizienzsteigerung.
Verträge und Vereinbarungen
Die Fuhrparkverwaltung beginnt oft mit der Festlegung klarer Regeln und Vereinbarungen, um den zuverlässigen Betrieb und die rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Hierbei geht es vor allem um die Nutzung der Fahrzeuge, die Verantwortlichkeiten der Fahrer*innen und Versicherungsfragen. Insbesondere bei einer Car Policy sollten detaillierte Richtlinien für die Fahrzeug-Auswahl und -nutzung sowie die Meldung von Schäden festgelegt werden.
Die Verträge mit den Fahrer*innen sollten stets schriftlich festgehalten werden, um späteren Konflikten vorzubeuge. Wichtige externe Verträge sind beispielsweise Kauf- und Leasingverträge, Versicherungen, Treibstoffkarten oder auch Verträge mit Servicepartnern oder Lieferanten für Reifen und Zubehör. Diese Verträge müssen sorgsam überwacht werden, damit die Abrechnungen stimmen oder Laufleistungen nicht überschritten werden.
Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung
Die Aufgaben, die mit der Verwaltung eines Fuhrparks verbunden sind, sind sehr vielseitig und umfangreich. Zu den wichtigsten Tätigkeiten eines Fuhrparkmanagers gehören:
- Fahrzeugbeschaffung: Auswahl und Anschaffung geeigneter Fahrzeuge gemäß den unternehmenseigenen Budgetvorgaben
- Wartung und Reparaturen: Alle Fahrzeuge müssen regelmäßig gewartet und auf ihre Verkehrs- und Betriebssicherheit überprüft werden
- Kraftstoffmanagement: Überwachung und Optimierung des Kraftstoffverbrauchs, um Kosten zu reduzieren und den CO2-Austoß zu minimieren
- Einhalten von Vorschriften: Fahrzeuge und Betriebsabläufe müssen den relevanten Gesetzen und Sicherheitsstandards entsprechen; dazu gehört auch die Einhaltung der Halterhaftungspflichten
- Fahrermanagement: Schulung der Fahrer*innen, damit Sicherheitsrichtlinien und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden
- Versicherungen und Risikomanagement: Verwaltung von Versicherungen für die Fahrzeugflotte und Minimierung von Risiken
- Kostenkontrolle: Überwachung und Optimierung der Kosten, die mit der Beschaffung, dem Betrieb und der Instandhaltung der Flotte einhergehen
Fuhrparkverwaltung mit Excel
Viele Unternehmen setzen auf Excel-Tabellen, um ihren Fuhrpark zu organisieren. In Excel können Fahrzeuglisten, Termine und Kostenübersichten erstellt und gepflegt werden. Ein Vorteil hierbei ist, dass viele Mitarbeiter*innen mit der Anwendung vertraut sind und sie eine einfache und kostengünstige Nutzung bedeuten. Trotz dessen stößt Excel oft an seine Grenzen, wenn es um komplexe Analysen und Automatisierungen geht. Zudem ist die Pflege der Daten oft sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.
Fuhrparkverwaltung mithilfe einer Software
Wo Excel an seine Grenzen stößt, kann eine Fuhrparkmanagement Software die Lösung sein. Eine solche Software minimiert die administrativen Aufgaben deutlich, erinnert an Termine und erleichtert die Datenauswertung. Sie hilft dabei, Kostenausreißer und langfristige Trends zu erkennen und dadurch die Kosten zu senken. Hierfür werden alle Daten, nklusive der dazugehörigen Dokumente, zentral und übersichtlich gespeichert, sodass ein schnelles Auffinden möglich ist. Im Idealfall sollte eine Fuhrparksoftware modular aufgebaut sein, damit die Module je nach Bedarf hinzugefügt oder abbestellt werden können.
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Fuhrpark-Controlling: Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung
Das Fuhrpark Controlling ist der Schlüssel zu einer effektiven Fuhrparkorganisation. Durch das präzise Erfassen und Analysieren von Kosten und Leistungen können fundierte Entscheidungen getroffen werden. Dazu gehören die Überwachung von Treibstoffkosten, die Überprüfung des Wartungsbedarfs und die Identifizierung ineffizienter Prozesse. Dies ist in der Regel nur mit exakten Kennzahlen möglich, beispielsweise Kosten pro Fahrzeug, Schadenquote oder Stand- und Leerkosten.
Softwarelösungen bieten die entsprechenden Auswertungen auf Knopfdruck und minimieren so den Aufwand der Datenerhebung. Das Fuhrpark Controlling wird in vielen Unternehmen von einer eigenständigen Abteilung, der Logistikabteilung oder der Geschäftsführung selbst durchgeführt. Im Mittelstand übernimmt häufig die Fuhrparkleitung diesen Aufgabenbereich.
Verwaltung von Faher*innen im Fuhrpark
Das Fahrermanagement ist entscheidend für die Sicherheit und Effizienz im Fuhrpark. Es beginnt mit der Auswahl qualifizierter Fahrer*innen und reicht bis hin zu regelmäßigen Schulungen in Verkehrssicherheit und effizientem Fahren. Das Fahrverhalten kann mittels GPS-Tracking und Telematiksystemen analysiert werden und zur Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten eingesetzt werden.
Die Einhaltung von Verkehrsregeln und Unternehmensrichtlinien sollte streng überwacht werden, ebenso die Gültigkeit von Führerscheinen und Arbeitszeitvorschriften. Notfallmanagement und klare Richtlinien für Unfälle sind unerlässlich. Eine effektive Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitenden fördert ein positives Arbeitsumfeld und unterstützt die schnelle Problemlösung. Durch diese Maßnahmen können Risiken minimiert und die Flottenleistung optimiert werden.
Die Fahrerunterweisung gemäß Unfallverhütungsvorschriften und die Kontrolle der Führerscheine müssen regelmäßig erfolgen und nachvollziehbar dokumentiert werden Das Fleethouse Modul für die elektronische Fahrerunterweisung nach UVV unterstützt bei der Terminkoordination, der Durchführung der Schulung sowie bei der anschließenden Dokumentation.
Verwaltung von Poolfahrzeugen - effiziente Fahrzeugzuweisung
Der Einsatz von Poolfahrzeugen kann die Kosten im Fuhrpark reduzieren. Dabei spielen die Koordination der Fahrer*innen und die Fahrzeugzuweisungen eine zentrale Rolle: jedes Fahrzeug muss entsprechend den Anforderungen und Aufgaben des Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Beim Corporate Carsharing ist wichtig, den Überblick über die Verfügbarkeit der Fahrzeuge zu behalten, um Doppelbuchungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Flotte optimal ausgelastet ist. So vermeiden Sie Engpässe oder auch lange Zeitstanden. Die Koordination umfasst darüber hinaus auch die Überwachung von Fahrerlizenzen und -schulungen, um zu gewährleisten, dass nur qualifizierte Fahrer die Fahrzeuge nutzen. Durch die Implementierung einer geeigneten Carsharing Software können diese Prozesse deutlich vereinfacht werden.
Fazit zur Fuhrparkverwaltung
Der Betrieb eines Fuhrparks ist mit erheblichen Kosten und einer großen Menge an Daten, die erfasst, bearbeitet und ausgewertet werden muss, verbunden. Auch Sicherheits- und Umweltaspekte spielen bei der Organisation der Flotte eine immer wichtigere Rolle.
Oftmals wird die Fuhrparkverwaltung neben anderen Tätigkeiten ausgeführt, wodurch Zeit als auch das benötigte Fachwissen fehlen. Auch die Fuhrparkverwaltung mit Excel-Tabellen bietet nur begrenzte Möglichkeiten. Genau hier bietet die Fuhrparksoftware Fleethouse die passende Unterstützung. Mit der cloudbasierten Lösung können Sie sofort loslegen und sämtliche Daten zentral bearbeiten. Die Software erinnert Sie an wichtige Termine und liefert Ihnen nützliche Auswertungen und Kostenübersichten.
Das Wichtigste zur Fuhrparkverwaltung
Durch die ideale Fahrerzuweisung und Koordination der Fahrzeuge, können Leerläufe vermindert und kann der Fuhrpark optimal ausgelastet werden.
Fuhrpark Controlling ist der Schlüssel der Fuhrparkverwaltung und notwendig zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung.
Durch die Nutzung moderner Softwarelösungen kann viel Zeit und Aufwand in der Fuhrparkverwaltung gespart werden.
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