Eine korrekte Dienstwagenrückgabe ist äußerst wichtig, um potenzielle Probleme zu verhindern.

Was ist bei der Dienstwagen-Rückgabe zu beachten? Wann sie zulässig ist und was es zu beachten gilt

Die Dienstwagenrückgabe ist ein wichtiger Aspekt im Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. Dieser Prozess ist nicht nur von administrativer und rechtlicher Bedeutung, sondern auch entscheidend für das Vertrauensverhältnis beider Parteien. Die korrekte und sorgfältige Rückgabe des Dienstwagens ist von großer Relevanz, um mögliche Probleme zu vermeiden. In diesem Beitrag zeigen wir auf welche Aspekte zu beachten sind, um einen reibungslosen und fairen Ablauf zu gewährleisten.

Warum ist die Dienstwagen Rückgabe wichtig?

Ein Dienstwagen ist ein wertvolles Arbeitsmittel für Mitarbeiter*innen und ein Gehaltsbestandteil, wenn der Dienstwagen auch für private Zwecke genutzt werden darf. Dennoch kann der Arbeitgebende den Dienstwagen in bestimmten Fällen zurückverlangen und sollte jedenfalls die Rückgabe am Ende der Dienstwagennutzung entsprechend sorgfältig abwickeln. Als Arbeitgebender gibt es bestimmte Aspekte, die bei der Dienstwagenrückgabe berücksichtigt werden müssen, um Probleme zu meiden und eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten: von der Kommunikation mit den Mitarbeitenden bis hin zur Überprüfung des Fahrzeugs und der Abwicklung finanzieller Angelegenheiten. Hierfür sollte ein transparentes Verfahren und eine entsprechende Dokumentation eingehalten werden.

In welchen Fällen kann es zu einer Dienstwagenrückgabe kommen?

Verschiedene Gründe können dazu führen, dass ein Dienstwagen zurückgefordert wird. Es kann sich hier auch um eine vorzeitige Rückgabe des Dienstwagens handeln:

  • Dienstwagenrückgabe bei Kündigung: Wenn ein Angestellter das Unternehmen verlässt, erfolgt in der Regel die Rückgabe des Dienstwagens.
  • Dienstwagenrückgabe bei Jobwechsel innerhalb des Unternehmens: Wenn Mitarbeiter*innen zu einer neuen Position wechseln, die keinen Dienstwagen beinhaltet, kann es zu einer Dienstwagenrückgabe kommen.
  • Dienstwagenrückgabe bei Elternzeit, Krankheit, Teilzeit oder anderen Änderungen des Arbeitsverhältnisses.
  • Dienstwagenrückgabe bei Vertragsende oder Leasingablauf: Bei Dienstwagen, die über Leasingverträge bereitgestellt werden, erfolgt die Rückgabe am Ende des Vertrags oder Leasingzeitraums.
  • Rückgabe bei Dienstwagenwechsel im Unternehmen: beispielweise aufgrund von Flottenoptimierungen oder Umstellungen auf umweltfreundlichere Fahrzeuge kann es zu einem Firmenwagenwechsel kommen

Bei einigen diesen Gründen muss allerdings eine konkrete Vereinbarung vorliegen.

Da während der Elternzeit der Arbeitsvertrag ruht, darf der Arbeitgeber eine Dienstwagenrückgabe veranlassen. Der Arbeitnehmer hat jedoch keinen Anspruch auf Entschädigung.
Da während der Elternzeit der Arbeitsvertrag ruht, darf der Arbeitgebende eine Dienstwagenrückgabe veranlassen. Der Arbeitnehmende hat jedoch keinen Anspruch auf Entschädigung.

Dienstwagenrückgabe bei Elternzeit

In der Elternzeit ruht der Arbeitsvertrag. Der Arbeitnehmende schuldet dem Arbeitgebenden keine Arbeitsleistung und er wiederum kein Gehalt und: keinen Dienstwagen. Er darf den Dienstwagen während der Elternzeit zurückverlangen, eine Entschädigung steht dem Arbeitnehmenden nicht zu. Es besteht natürlich der Möglichkeit, dass der Arbeitgebende trotzdem die weitere Nutzung erlaubt.

Dienstwagenrückgabe bei Krankheit

Erkrankt ein Arbeitnehmender längerfristig mit der Folge der Arbeitsunfähigkeit, so regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz, für welche Zeiträume er weiterhin die arbeitgeberseitige Gegenleistung aus dem Arbeitsvertrag beanspruchen kann. Die Gestattung der Nutzung eines Dienstwagens für private Zwecke gehört zu dem fortzuzahlenden „Arbeitsentgelt“ im Sinne desEntgeltfortzahlungsgesetzes.

Welche Vereinbarungen für die Dienstwagen-Rückgabe sind (un)zulässig?

Ein einseitiges Widerrufsrecht oder Freiwilligkeitsvorbehalten sind nicht zulässig, da der Dienstwagen ein Teil der Vergütung des Arbeitnehmenden darstellt. Dennoch besteht die Möglichkeit, zwischen den Vertragsparteien einen Widerrufsvorbehalt zu vereinbaren, sofern die Gründe für den Widerruf, wie etwa wirtschaftliche Aspekte, Leistung oder Verhalten der Arbeitnehmer*innen, benannt werden und dieser nicht in den „Kernbereich“ der Vergütungsstruktur eingreift (der Dienstwagenanteil darf nicht mehr als 25-30% des Gehalts ausmachen)

Klauseln im Arbeitsvertrag die die berechtigten Interessen des Arbeitgebenden bei der Bereitstellung eines Dienstwagens schützen sind zulässig. Hierzu zählt wenn der Arbeitnehmende rechtswirksam von der Arbeit freigestellt wird oder der Arbeitsvertrag beendet ist. Auch eine anfängliche vertragliche Regelung, die besagt, dass der Dienstwagen bei Wegfall der dienstlichen Aufgaben, beispielsweise bei Arbeitsunfähigkeit, ohne Entschädigung zurückzugeben ist, ist zulässig.

Unter bestimmten Umständen kann ein Anspruch auf Rückgabe bestehen, wenn der Arbeitgebende den Dienstwagen für eine Ersatzkraft benötigt. Allerdings hat der Arbeitnehmende in diesem Fall einen Anspruch auf Wertersatz. Eine Klausel zur Fortzahlung der Leasingraten für die verbleibende Laufzeit des Leasingvertrages durch den Arbeitnehmenden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist unwirksam.

Dienstwagen­richtlinie Muster

Die Nutzung von Dienstwagen sollte innerhalb eines Unternehmens klar geregelt sein. Andernfalls besteht das Risiko für Missverständnisse und Konflikte. Um dies zu umgehen, empfiehlt es sich, eine Dienstwagenrichtlinie auszuarbeiten … 

Die Rückgabe eines Dienstwagens sollte vertraglich geregelt werden

DiDie Überlassung eines Dienstwagens basiert normalerweise auf einer entsprechenden Regelung im Arbeitsvertrag oder einem gesonderten Dienstwagenüberlassungsvertrag. Hier sollte auch die Rückgabe aus folgenden Gründen geklärt sein:

  • Klarheit und Transparenz: Vertragliche Regelungen schaffen klare Richtlinien für sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen. Dadurch werden Missverständnissen vorgebeugt und die Rückgabe einheitlich gehandhabt.
  • Haftungsfragen: Durch Richtlinien wird festgelegt, wer für bestimmte Schäden oder Abnutzungen am Dienstwagen verantwortlich ist. Dies schützt den Arbeitgebenden vor unerwarteten Kosten und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die Fahrzeugnutzung entsprechend verantwortungsbewusst handhaben.
  • Fahrzeugzustand: Vorschriften können den Zustand festlegen, in dem der Dienstwagen zurückgegeben werden muss. Dadurch wird sichergestellt, dass das Fahrzeug in einem akzeptablen Zustand und gereinigt ist, was den Wiederverkaufswert des Fahrzeugs erhöhen kann.
  • Kilometerstand und Nutzung: die Maximierung der Laufleistung oder andere Vorschriften der Nutzung des Dienstwagens dienen dazu, übermäßige Kilometer und den Verschleiß des Fahrzeugs zu begrenzen. Dadurch können zusätzliche Kosten vermieden werden, wenn die Nutzung des Dienstwagens über die vereinbarte Grenze hinausgeht.
  • Rechtliche Absicherung: Vertragliche Regelungen bieten rechtliche Absicherung sowohl für den Arbeitgebenden als auch für Mitarbeiter*innen. Im Falle von Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten können die vertraglichen Vereinbarungen als Grundlage dienen, um eine faire Lösung zu finden.

Was sollte bei der Dienstwagenrückgabe beachtet werden?

Bei der Rückgabe eines Dienstwagens sollten Sie ein festgelegtes Verfahren einhalten und ein Rückgabeprotokoll nutzen, um alle relevanten Informationen festzuhalten und spätere Probleme zu vermeiden. Insbesondere folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

Kommunikation: Stelle sicher, dass du mit dem Angestellten frühzeitig kommunizierst und klare Anweisungen zur Rückgabe des Dienstwagens gibst. Teile ihm den genauen Zeitpunkt und den Rückgabeort mit.

Überprüfung des Fahrzeugs: Bei der Rückgabe sollte das Fahrzeug gründlich überprüft werden, um eventuelle Schäden festzustellen. Vergleichen Sie den aktuellen Zustand mit dem ursprünglichen Zustand bei der Übergabe des Dienstwagens an die Arbeitnehmer*innen.

Protokollierung von Schäden: Dokumentieren Sie alle Schäden, sei es in Form von Kratzern, Beulen oder anderen Beschädigungen. Es ist empfehlenswert, Fotos oder Videos anzufertigen, um den Zustand des Fahrzeugs zu dokumentieren. Unterschreiben Sie gemeinsam mit dem Mitarbeitenden ein Übergabeprotokoll, in dem der Zustand des Fahrzeugs festgehalten wird.

Kilometerstand: Es ist ratsam, vorab eine angemessene Laufleistung zu vereinbaren, um übermäßige Beanspruchung zu vermeiden. Bei der Rückgabe sollte nicht nur der Zustand, sondern auch der Kilometerstand überprüft werden, um zu klären, ob Mehrkilometer durch private oder dienstliche Nutzung entstanden sind. Notieren Sie den Kilometerstand des Fahrzeugs bei der Rückgabe, so dass gegeben falls Mehrkosten für übermäßige Nutzung oder Kilometerüberschreitung berechnet werden können.

Rückgabe von Fahrzeugpapieren und Zubehör: Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmende alle relevanten Fahrzeugpapiere wie den Fahrzeugschein, die Zulassungsbescheinigung Teil I und Teil II (früher bekannt als Fahrzeugbrief), den Service-Nachweis und die Bedienungsanleitung zurückgibt. Überprüfen Sie auch, ob sämtliches Zubehör wie Fahrzeugschlüssel, Navigationsgeräte oder Ladegeräte vollständig zurückgegeben wurden.

Abschlussabrechnung: Überprüfen Sie alle finanziellen Aspekte im Zusammenhang mit dem Dienstwagen. Stelle sicher, dass alle ausstehenden Zahlungen oder Abrechnungen des Angestellten in Bezug auf das Fahrzeug beglichen sind, wie beispielsweise Tankkosten oder Reparaturkosten für Schäden, die Mitarbeiter*innen verursachen.

Fazit Rückgabe eines Dienstwagens

Die korrekte Rückgabe eines Dienstwagens ist ein wichtiger Prozess, der von sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen sorgfältig durchgeführt werden sollte. Durch klare Kommunikation, eine gründliche Überprüfung des Fahrzeugs und die Einhaltung vertraglicher Regelungen können potenzielle Schwierigkeiten und Kosten vermieden werden. Ein detailliertes Übergabeprotokoll, das den Zustand des Fahrzeugs, eventuelle Schäden und den Kilometerstand dokumentiert, ist von großer Bedeutung. Dies gewährleistet Transparenz und schafft eine rechtliche Absicherung für beide Seiten. Die Beachtung dieser Aspekte erleichtert eine reibungslose und faire Dienstwagenrückgabe.

Das Wichtigste zum Thema Dienstwagenrückgabe

Der Kilometerstand des Dienstwagens zum Zeitpunkt der Rückgabe ist wichtig, um eine eventuelle Über- oder Unterschreitung der vereinbarten Laufleistung festzustellen.

Ein detailliertes Übergabeprotokoll ist entscheidend, um den Zustand des Fahrzeugs festzuhalten und mögliche Schäden oder Abnutzungen zu dokumentieren.

Klare vertragliche Regelungen schaffen Transparenz und schützen beide Parteien vor unerwarteten Kosten oder Streitigkeiten.

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