Als Fuhrparkmanager wissen Sie: Unfälle passieren. Selbst die erfahrensten Fahrenden können in brenzligen Situationen die Kontrolle über ihr Fahrzeug verlieren. Und wenn ein Schaden am Dienstwagen passiert ist, muss schnell und professionell gehandelt werden. Denn jeder Tag, an dem ein Auto im Fuhrpark nicht einsatzbereit ist, kostet Geld und beeinträchtigt die Arbeitsabläufe. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Schadenregulierung am Dienstwagen in der Flotte richtig abwickeln und welche Schritte Sie dabei beachten müssen.
Schadenmanagement: Warum ein ganzheitliches Konzept entscheidend ist
Unter Schadenmanagement versteht man die systematische Erfassung, Organisation und Abwicklung von Schäden, die im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit entstanden sind. Im Falle von Unternehmen mit einer eigenen Flotte von Fahrzeugen spielt das Schadenmanagement und die korrekte Abwicklung mit dem Versicherer eine entscheidende Rolle, um mögliche Kosten im Unternehmen zu minimieren und Ausfallzeiten zu vermeiden.
Ziel des Schadenmanagements im Fuhrpark ist es, den Schadenfall schnell und effektiv zu bearbeiten, um den wirtschaftlichen Schaden möglichst gering zu halten und den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen. Hierbei müssen alle beteiligten Prozesse mit Werkstätten und Versicherungen effektiv und zügig abgewickelt werden, von der Meldung des Schadens beim Versicherer bis hin zur Reparatur und Abrechnung.
Ein effektives Schadenmanagement im Fuhrpark kann durch eine sorgfältige Vorbereitung und eine klare Ablaufplanung optimiert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden im Umgang mit Schadenfällen im Unternehmen geschult sind und über die notwendigen Kenntnisse und Werkzeuge verfügen, um die Schadenregulierung mit dem Versicherungsunternehmen schnell und effektiv zu bearbeiten. Ein digitales Schadenmanagement im Fuhrpark kann hierbei eine große Unterstützung sein und dazu beitragen, den Prozess effektiver und transparenter zu gestalten.
Checkliste: Schadenmanagement am Dienstwagen im Fuhrpark korrekt abwickeln
Ein Unfall kann schnell passieren. Umso wichtiger ist es, dass Sie als Fuhrparkverantwortlicher auf einen gut strukturierten Schadenmanagementablauf bei der Schadenbearbeitung setzen. Die Abwicklung der Schadenregulierung im Fuhrpark kann aufwendig und zeitraubend sein, insbesondere wenn es sich um einen von Ihren eigenen Mitarbeitenden schuldhaft verursachten Unfall handelt. Ein effektives Schadenmanagement erfordert daher einen klaren Ablaufplan, um den Überblick zu behalten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Hier sind die wichtigsten Schritte, die im Rahmen des Schadenmanagements zu berücksichtigen sind:
- Unfallmeldung: Der Fahrer des betroffenen Fahrzeugs muss den Unfall unverzüglich melden. Das gilt sowohl bei einem selbst verschuldeten Unfall als auch bei einem Unfall mit einem unbeteiligten Dritten.
- Polizeiliche Unfallaufnahme vor Ort: Bei einem Unfall mit Personen- oder Sachschaden muss die Polizei informiert werden. Sie erstellt dann ein Unfallprotokoll vor Ort.
- Schadensaufnahme: Sammeln Sie alle Informationen und Unterlagen zum Hergang und zur Schadenhöhe. Dazu gehören Fotos vom Ort des Unfalls, Zeugenaussagen und der ausgefüllte Unfallbericht. Das ist auch wichtig für den Versicherer!
- Schadenmeldung bei eigenen Versicherungen: Informieren Sie Ihre Versicherung und senden Sie ihr alle relevanten Unterlagen für die Schadenbearbeitung.
- Schadenmeldung bei gegnerischen Versicherungen: Wenn der Unfall durch einen Dritten verursacht wurde, informieren Sie dessen Versicherungsunternehmen und senden Sie ihr ebenfalls alle notwendigen Unterlagen zur Schadenbearbeitung.
- Einholung Kostenvoranschlag: Holen Sie einen Kostenvoranschlag von einer Werkstatt ein. Achten Sie darauf, dass die Werkstatt über die notwendigen Zertifizierungen verfügt.
- Organisation der Reparatur: Vereinbaren Sie mit der Werkstatt einen Termin für die Reparatur des Firmenfahrzeuges.
- Bereitstellung Ersatzfahrzeug für Mitarbeitenden: Stellen Sie dem betroffenen Mitarbeitenden bei Bedarf ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung.
- Abwicklung des Schadens mit Versicherungen: Klären Sie alle Fragen zur Schadenabwicklung mit den beteiligten Versicherungen.
- Buchhaltung: Überprüfen Sie die Reparaturrechnungen mit den Kostenvoranschlägen und gleichen Sie sie mit der Buchhaltung ab.
- Internes Reporting: Dokumentieren Sie den Schaden und den Ablauf der Schadenabwicklung im Fuhrparkmanagement-System Ihrer Flotte.
- Unfallnachsorge: Unterweisen Sie Ihre Fahrer und Fahrerinnen regelmäßig in Unfallverhütung und Sicherheit im Straßenverkehr.
Vom Schaden bis zur Abrechnung: Wie eine Fuhrparksoftware die Abwicklung optimiert
Eine Fuhrparksoftware kann die Prozesse rund um die Schadenabwicklung effektiv unterstützen. Eine solche Software erfasst alle Schritte von der Unfallaufnahme bis zur Reparatur und hilft dabei, den Überblick in der Kommunikation mit den Versicherungsunternehmen zu behalten. Darüber hinaus ermöglicht eine digitale Lösung eine schnellere Bearbeitung von Schäden und sorgt somit für eine kürzere Standzeit der beschädigten Fahrzeuge.
Mithilfe einer Software lassen sich sämtliche Informationen und Unterlagen digital verwalten und bei Bedarf auch schnell und einfach abrufen. Eine solche Plattform kann eine große Entlastung für den Verantwortlichen im Fuhrpark bedeuten, da sie den gesamten Prozess von der Schadensaufnahme bis zur Reparaturorganisation sowie die Abwicklung mit dem Versicherer vereinfacht und beschleunigt.
Doch nicht nur der Prozessablauf wird durch digitales Schadenmanagement optimiert, auch die Kosten können gesenkt werden. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht eine genaue Kostenkalkulation und verhindert somit unnötige Ausgaben. Zudem können durch die Software auch regelmäßige Prüfungen und Inspektionen vereinfacht und koordiniert werden, um künftige Schäden zu minimieren.
Fuhrparkmanagement
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Das Wichtigste zum Schadenmanagement auf einen Blick
Im Falle von Schäden am Dienstwagen ist eine schnelle und korrekte Abwicklung des Schadenmanagements von großer Bedeutung.
Eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten hilft dabei, den Überblick zu behalten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Digitales Schadenmanagement optimiert die Prozesse rund um die Schadenabwicklung, vereinfacht die Kommunikation mit der Versicherung, die senkt Kosten und kann dazu beitragen, zukünftige Schäden zu minimieren.
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