Checkliste für die Schadenabwicklung im Fuhrpark

Als Fuhrparkmanager wissen Sie: Unfälle passieren. Selbst die erfahrensten Fahrenden können in brenzligen Situationen die Kontrolle über ihr Fahrzeug verlieren. Und wenn ein Schaden am Dienstwagen passiert ist, muss schnell und professionell gehandelt werden. Denn jeder Tag, an dem ein Auto im Fuhrpark nicht einsatzbereit ist, kostet Geld und beeinträchtigt die Arbeitsabläufe. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Schadenabwicklung im Fuhrpark effizient organisieren und welche Schritte Sie dabei beachten müssen.

Was bedeutet Schadenmanagement und Schadenabwicklung?

Unter Schadenmanagement versteht man die systematische Erfassung, Organisation und Abwicklung von Schäden, die im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit entstanden sind. Im Falle von Unternehmen mit einer eigenen Flotte von Fahrzeugen spielt das Schadenmanagement und die korrekte Abwicklung mit dem Versicherer eine entscheidende Rolle, um mögliche Kosten im Unternehmen zu minimieren und Ausfallzeiten zu vermeiden.

Ziel der Schadenabwicklung im Fuhrpark ist es, den Schadenfall schnell und effektiv zu bearbeiten, um den wirtschaftlichen Schaden möglichst gering zu halten und den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen. Hierbei müssen alle beteiligten Prozesse mit Werkstätten und Versicherungen effektiv und zügig abgewickelt werden, von der Meldung des Schadens beim Versicherer bis hin zur Reparatur und Abrechnung.

Ein effektives Schadenmanagement im Fuhrpark kann durch eine sorgfältige Vorbereitung und eine klare Ablaufplanung optimiert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden im Umgang mit Schadenfällen im Unternehmen geschult sind und über die notwendigen Kenntnisse und Werkzeuge verfügen, um die Schadenregulierung mit dem Versicherungsunternehmen schnell und effektiv zu bearbeiten. Ein digitales Schadenmanagement im Fuhrpark kann hierbei eine große Unterstützung sein und dazu beitragen, den Prozess effektiver und transparenter zu gestalten.

Checkliste für die Schadenabwicklung im Fuhrpark

Ein Unfall kann schnell passieren. Umso wichtiger ist es, dass Sie als Fuhrparkverantwortlicher auf einen gut strukturierten Ablauf bei der Schadenbearbeitung setzen. Die Abwicklung der Schadenregulierung im Fuhrpark kann aufwendig und zeitraubend sein, insbesondere wenn es sich um einen von Ihren eigenen Mitarbeitenden verursachten Unfall handelt. 

Ein effektives Schadenmanagement erfordert daher einen klaren Ablaufplan, um den Überblick zu behalten und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Ist es zu einem Unfall gekommen, sollte zunächst der Gesundheitszustand der Unfallopfer überprüft werden. Ist jemand verletzt? Gegebenfalls sind Erste-Hilfe-Maßnahmen notwendig oder es müssen Rettungskräfte gerufen werden. Auch die Unfallstelle sollte entsprechend gesichert werden.

Anschließend sollten Sie diese Schritte bei der Schadenabwicklung berücksichtigen:

  1. Unfalldokumentation: Der/die Fahrer*in sollte zunächst die Daten aller Unfallbeteiligten aufnehmen und den Hergang dokumentieren. Bilder von der Unfallstelle und den Fahrzeugen sind als Nachweis ebenfalls sehr hilfreich. Bei einem Unfall mit Personen- oder Sachschaden muss außerdem die Polizei informiert werden. Sie erstellt dann ein Unfallprotokoll vor Ort.
  2. Schadenaufnahme: Sammeln Sie alle Informationen und Unterlagen zum Hergang und zur Schadenhöhe. Dazu gehören Fotos vom Ort des Unfalls, Zeugenaussagen und der ausgefüllte Unfallbericht. Das ist auch wichtig für den Versicherer.
  3. Schadenmeldung bei der Versicherungen: Informieren Sie Ihre Versicherung und senden Sie ihr alle relevanten Unterlagen für die Bearbeitung des Schadens. Wenn der Unfall durch einen Dritten verursacht wurde, informieren Sie dessen Versicherung und senden Sie ihr ebenfalls alle notwendigen Unterlagen zu.
  4. Organisation der Reparatur: Holen Sie einen Kostenvoranschlag von einer Werkstatt ein und vereinbaren Sie anschließend einen Termin für die Reparatur des Firmenfahrzeuges. Wenn der Mitarbeitende auf einen Dienstwagen angewiesen ist, sollten Sie ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung stellen. Einfacher ist, wenn der Unfallwagen ein Poolfahrzeug ist. Hier kann der Mitarbeitende einfach einen anderen Wagen aus dem Carsharing-Bestand nutzen.
  5. Buchhaltung und Reportings: Überprüfen Sie die Reparaturrechnungen mit den Kostenvoranschlägen und gleichen Sie sie mit der Buchhaltung ab. Eine Auswrtung der Schadenkosten und häufigsten Schadenursachen gibt Ihnen nützliche Einblicke in den Fuhrpark. Daraus können Sie zudem Optimierungsmaßnahmen ableiten. 
  6. Unfallnachsorge: Unterweisen Sie Ihre Fahrer und Fahrerinnen regelmäßig in Unfallverhütung und Sicherheit im Straßenverkehr. Mit der Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs können Mitarbeitende die Schulung flexibel absolvieren. Die Kursinhalte sind bereits vollständig ausgearbeitet und sämtliche Prüfergebnisse werden lückenlos dokumentiert. 
Firmenfahrzeug befindet sich in der Werkstatt nach einem Unfall
Während sich das Firmenfahrzeug in der Werkstatt befindet, sollte ein Ersatzfahrzeug bereitgestellt werden.

Vom Schaden bis zur Abrechnung: Wie eine Fuhrparksoftware die Schadenabwicklung optimiert

Eine Fuhrparksoftware wie Fleethouse kann die Prozesse rund um die Abwicklung von Schäden an Firmenfahrzeugen effektiv unterstützen. Eine solche Software erfasst alle Schritte von der Unfallaufnahme bis zur Reparatur und hilft dabei, den Überblick in der Kommunikation mit den Versicherungsunternehmen zu behalten. Darüber hinaus ermöglicht eine digitale Lösung eine schnellere Bearbeitung von Schäden und sorgt somit für eine kürzere Standzeit der beschädigten Fahrzeuge.

Mithilfe einer Software lassen sich sämtliche Informationen und Unterlagen digital verwalten und bei Bedarf auch schnell und einfach abrufen. Eine solche Plattform kann eine große Entlastung für den Verantwortlichen im Fuhrpark bedeuten, da sie den gesamten Prozess von der Schadensaufnahme bis zur Reparaturorganisation sowie die Abwicklung mit dem Versicherer vereinfacht und beschleunigt.

Doch nicht nur der Prozessablauf wird durch digitales Schadenmanagement optimiert, auch die Kosten können gesenkt werden. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht eine genaue Kostenkalkulation und verhindert somit unnötige Ausgaben. Zudem können durch die Software auch regelmäßige Prüfungen und Inspektionen vereinfacht und koordiniert werden, um künftige Schäden zu minimieren.

Fuhrparkmanagement

Organisieren Sie alle Aufgaben rund um Ihre Fahrzeuge mit Fleethouse inklusive dem Schadenmanagement. 

Das Wichtigste zur Schadenabwicklung im Fuhrpark auf einen Blick

Im Falle von Schäden am Dienstwagen ist eine schnelle und korrekte Abwicklung von großer Bedeutung, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten hilft dabei, den Überblick zu behalten und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Digitales Schadenmanagement optimiert die Prozesse rund um die Abwicklung von Schäden und vereinfacht die Kommunikation mit der Versicherung. Außerdem hilft eine Software dabei, die Kosten und das Risiko für zukünftige Schäden zu minimieren.

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