Optimierung und Kennzahlen im Fuhrpark: Die 5 entscheidenden Erfolgsfaktoren

Der Fuhrpark stellt für Unternehmen oft einen der größten Kostenblöcke dar. Ein effizienter Fuhrpark ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Um den Fuhrpark optimal zu managen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Kosten zu senken, sind aussagekräftige Kennzahlen und ein gezieltes Controlling unerlässlich. In diesem Artikel beleuchten wir die fünf entscheidenden Erfolgsfaktoren, die Ihnen als Unternehmer einen guten Überblick verschaffen und worauf Sie beim Controlling achten sollten.

Fuhrpark-Controlling mit Software-Unterstützung

In kleineren Unternehmen wird häufig eine Excel-Tabelle verwendet, um alle Daten des Fuhrparks manuell zu erfassen. Diese manuelle Arbeit ist nicht nur umständlich, sondern birgt auch die Gefahr von Fehlern. Gerade bei einem so wichtigen Thema wie der Kostenkontrolle müssen Fehler vermieden werden. Hinzu kommt, dass die Daten aus unterschiedlichen Quellen stammen, was die Arbeit zusätzlich erschwert. Neben Kosten und Verträgen stammen die Daten auch aus Abschreibungen, Tankkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen. Um Optimierungspotenziale zu erkennen und Kostentreiber aufzudecken, ist es daher unerlässlich, ein gut vernetztes Berichtswesen aufzubauen. Eine Software, in der alle Daten gebündelt und automatisch ausgewertet werden, bietet wertvolle Unterstützung.

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Die 5 wichtigsten Kennzahlen im Fuhrpark

Doch welche Kennzahlen sind wichtig und wie können sie zur Optimierung des Fuhrparks beitragen? Wir zeigen Ihnen hier die fünf wichtigsten Basiskennzahlen. Ergänzen Sie diese um die weitere Zielkennzahlen, die je nach Tätigkeit und Zielsetzung Ihres Unternehmens variieren können. Wollen Sie z.B. mehr auf alternative Mobilität setzen, den CO2-Austoß reduzieren, die Fahrleistung senken oder die Leasingkilometer überwachen?

1. Fahrzeugauslastung: Maximale Effizienz durch hohe Auslastung

Die Fahrzeugauslastung gibt Auskunft darüber, wie effizient der Fuhrpark genutzt wird und wie viele Kilometer pro Fahrzeug zurückgelegt werden. Durch eine hohe Auslastung können die Kosten pro Kilometer gesenkt werden, was sich positiv auf das Gesamtbudget auswirkt. Um diese Kennzahl zu optimieren, ist es ratsam, Routen zu optimieren, Leerfahrten zu vermeiden und die Fahrzeugverfügbarkeit bestmöglich auf die Nachfrage abzustimmen. Besonders wichtig ist dies bei Poolfahrzeugen – durch eine intelligente Disposition erreichen Sie eine hohe Auslastung der Fahrzeuge und vermeiden Standzeiten. Zudem vermeiden Sie Mehrkilometer bei Leasingverträgen, wenn diese bei der Buchung und Fahrzeugvergabe berücksichtigt werden.

2. Kraftstoffverbrauch: Nachhaltigkeit und Kostenersparnis im Fokus

Ein weiterer zentraler Aspekt ist der Kraftstoffverbrauch. Die Höhe des Kraftstoffverbrauchs beeinflusst nicht nur die Umweltbilanz des Unternehmens, sondern auch die Betriebskosten. Moderne Flottenmanagementsysteme können den Kraftstoffverbrauch detailliert erfassen und auswerten. Um diesen Wert zu optimieren, können Fahrerschulungen, der Einsatz sparsamerer Fahrzeuge und eine vorausschauende Fahrweise entscheidende Schritte sein. Hier finden Sie 7 Tipps zum Kraftstoffsparen.

3. Wartungs- und Reparaturkosten: Prävention statt hoher Kosten

Ungeplante Reparaturen und hohe Wartungskosten können das Fuhrparkbudget erheblich belasten. Die Erfassung und Analyse der Wartungs- und Reparaturkosten ermöglicht es, frühzeitig auf Probleme zu reagieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Regelmäßige Wartungen und eine gute Fahrzeugpflege können die Lebensdauer der Fahrzeuge verlängern und teure Reparaturen vermeiden.

4. Flottenalter und Restwert: Den optimalen Ersatzzeitpunkt finden

Das Alter der Fahrzeuge und ihr Restwert spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, wann Fahrzeuge ersetzt werden sollten. Ein zu hohes Alter kann zu steigenden Wartungs- und Reparaturkosten führen, während ein zu früher Austausch den Restwert nicht voll ausschöpft. Die Überwachung dieser Kennzahl hilft, den optimalen Zeitpunkt für den Austausch von Fahrzeugen zu bestimmen und den Fuhrpark stets auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Unfälle und Schadenhäufigkeit: Sicherheit und Kosten im Blick behalten

Unfälle verursachen nicht nur direkte Kosten durch Reparaturen, sondern können auch zu Betriebsunterbrechungen und Personalausfällen führen. Die Erfassung der Unfallhäufigkeit ermöglicht es, Risikofaktoren zu identifizieren und gezielte Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Die Förderung eines sicheren Fahrverhaltens und der Einsatz moderner Sicherheitstechnik können dazu beitragen, die Zahl der Unfälle zu reduzieren und damit Kosten einzusparen.

Mehr zu dem Thema, lesen Sie in unserem Artikel: Schadenquote senken und Kosten sparen im Fuhrpark

Kennzahlen im Fuhrpark - 5 Schritte zum effizienten Controlling

Um ein Reporting aufzubauen, sollten Sie die wichtigsten Kennzahlen, die sogenannten KPIs (Key Performance Indicators), identifizieren und regelmäßig kontrollieren. Dazu gehen Sie in fünf Schritten vor:

Welche Kennzahlen benötigen Sie, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen? Was ist Ihnen wichtig – Kostensenkung, hohe Verfügbarkeit, Ökologie?
Welche Kennzahlen, die sogenannten KPIs (Key Performance Indicators), sind für Sie besonders wichtig? Definieren Sie nur so viele Kennzahlen, wie Sie übersichtlich kontrollieren können.
Woher kommen die Daten – Leasingabrechnungen, Tankkartenabrechnungen, Versicherungen?
Führen Sie ein regelmäßiges Monitoring durch, um Schwachstellen zu erkennen, Maßnahmen abzuleiten und schließlich zu bewerten, ob die Maßnahmen die gewünschten Effekte erzielen.
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um den Erfolg nachhaltig zu gestalten.

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Das Wichtigste zum Thema Optimierung und Kennzahlen im Fuhrpark

Durch die gezielte Erfassung und Auswertung der wichtigsten Kennzahlen können Kosten gesenkt, Umweltbelastungen minimiert und die Sicherheit erhöht werden.

Ein modernes Fuhrparkmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, die relevanten Daten zu erfassen und auszuwerten.

Wenn gezielte Maßnahmen ergriffen und Investition getätigt werden, kann so der Fuhrpark kontinuierlich optimiert werden.