Von der Aufnahme des Schadens über die Kommunikation mit der Versicherung bis hin zur Organisation von Ersatzfahrzeugen, die Abwicklung von Schäden ist meist eine mühsame und vor allem zeitintensive Aufgabe im Fuhrpark. Rund 30 Prozent des Arbeitstages verbringen Fuhrparkmanager mit dem Schadenmanagement. Zeit, die für andere wichtige Aufgaben fehlt. Softwarelösungen automatisieren die damit verbunden Abläufe und helfen, die Kosten zu senken. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie digitales Schadenmanagement Sie im Fuhrparkalltag entlastet.
Was ist digitales Schadenmanagement?
Digitales Schadenmanagement bezeichnet den Einsatz von Softwarelösungen und IT-Anwendungen, um den Prozess der Schadensmeldung, -bearbeitung und -regulierung digital abzuwickeln und zu optimieren. Digitale Lösungen beschleunigen nicht nur die Prozesse und sorgen so für eine höhere Effizienz, sondern schaffen auch mehr Transparenz und helfen, die Kosten im Fuhrpark zu minimieren. So sind die Fahrzeuge wieder schnell einsatzbereit und kostspiele Ausfälle werden auf ein Minimum reduziert.
Diese Vorteile hat das digitale Schadenmanagement
Mit einer Software für die Abwicklung von Schäden werden Fuhrparkmanager erheblich von zeitaufwändigen, manuellen Arbeitsschritten entlastet. Nicht nur die Aufnahme und Dokumentation von Schäden, auch die Kommunikation mit Werkstätten, Versicherungen und Fahrer*innen ist ein wahrer Zeitfresser im Fuhrparkalltag. Genau hier setzt eine digitale Lösung an und bietet die folgenden Vorteile.
1. Automatisierte Prozesse
Kommt es zu einem Schaden im Fuhrpark, muss besonders schnell gehandelt werden. Zu groß ist sonst die Gefahr, dass Betriebsabläufe gestört werden und unnötige Kosten entstehen. Denn zu lange Ausfallzeiten schaden dem unternehmerischen Erfolg und mindern die Effizienz. Doch dabei sind allerhand Schritte zu berücksichtigen.
Mit einer softwarebasierten Lösung werden viele Schritte, die sonst manuell durchgeführt werden, wie z.B. die Erfassung, Priorisierung und Weiterleitung von Schadenmeldungen, automatisiert. Schäden können schnell und unkompliziert gemeldet und an den Fuhrparkmanager weitergeleitet werden. Die digitalisierte Aufnahme und Verwaltung von Schäden spart enorm viel Zeit im Fuhrpark und hilft dabei, die Kosten zu senken. Prozesse können so beschleunigt und die Effizient gesteigert werden.
2. Mehr Transparenz
Sämtliche Dokumente, ob Gutachten, Kostenvoranschläge, Rechnungen oder Fotos, werden in einer digitalen Schadenakte gesammelt. Solch eine zentrale, digitale Datenbank gewährleistet, dass alle relevanten Daten und Informationen zu einem Schaden an einem Ort gespeichert sind. Das erleichtert den Zugriff und stellt sicher, dass alle Beteiligten auch wirklich auf die gleichen Informationen zugreifen. Auch die Nachverfolgung und Überprüfung der Informationen wird so erleichtert.
3. Kosten senken
Durch die Automatisierung von Abläufen und die verbesserte Kommunikation – sowohl intern als auch mit externen Beteiligten – kann die Bearbeitungszeit von Schadenfällen erheblich reduziert werden. Dies führt wiederum zu kürzeren Ausfallzeiten der Fahrzeuge und somit zu geringeren Kosten für das Unternehmen.
4. Digitales Schadenreporting
Die Auswertung von Schäden spielt insbesondere im Hinblick auf die Kostenkontrolle und die Umsetzung entsprechender Maßnahmen eine zentrale Rolle. In einem aussagekräftigen Reporting werden sämtliche Daten wie Schadenart, Schadenhäufigkeit, Schadenverursacher und Schadenkosten ausgewertet. So lässt sich leicht ermitteln, wo Schaden- und Kostentreiber im Fuhrpark stecken und welche Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden können.
Eine Softwarelösung ermöglicht es außerdem, die Historie von Fahrzeugen zu verfolgen, einschließlich aller vorherigen Schäden, Reparaturen und Wartungsarbeiten. Dies kann hilfreich sein, um wiederkehrende Probleme und Schadenursachen zu identifizieren und zukünftig zu vermeiden. Außerdem können die Informationen dazu genutzt werden, präventive Maßnahmen wie z.B. gezielte Fahrerschulungen zu vermeiden.
5. Prävention von Schäden
Schadenmanagement beginnt bereits mit der Prävention von Schäden. Fahrer*innen im richtigen Umgang mit den Fahrzeugen und einer vorrausschauenden Fahrweise zu schulen, erhöht die Sicherheit im Fuhrpark und kann das Risiko für Schäden und Unfälle minimieren.
Genau dieses Ziel hat die gesetzlich vorgeschriebene Fahrerunterweisung nach UVV, die vor jedem erstmaligen Fahrantritt und dann mindestens einmal jährlich durchgeführt werden muss. Rechtliche Grundlage für die Unterweisung liefert die DGUV Vorschrift 70.
Mit einer digitalen Lösung können Sie die Fahrerunterweisung ganz bequem per E-Learning-Kurs abwickeln. Anstatt Präsenzschulungen zu organisieren, können Dienstwagenfahrer*innen den Kurs flexibel online absolvieren, egal ob sie unterwegs, zu Hause oder im Büro sind. Die Inhalte sind bereits fertig zusammengestellt und sofort abrufbereit. Damit keine Schulung in Vergessenheit gerät, werden Fuhrparkleitung und Mitarbeitende bei anstehenden und überfälligen Terminen per E-Mail benachrichtig. Alle durchgeführten Prüfungen werden lückenlos und nachvollziehbar abgespeichert, damit Sie – insbesondere im Schadenfall – einen entsprechenden Nachweis haben.
Mitarbeitende sicher unterweisen?
Schulen Sie Ihre Fahrer*innen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen nach UVV. Am besten geht das per E-Learning.
Das Wichtigste zum Thema digitales Schadenmanagement auf einen Blick
Digitales Schadenmanagement beschleunigt die Abwicklung von Schäden, steigert die Effizienz und entlastet Fuhrparkmanager von zeitaufwändigen, manuellen Aufgaben.
Ein Schadenreporting liefert unter anderem Auskunft darüber, wie oft Schäden auftreten, was die häufigste Schadenursache ist und welche Kosten dadurch entstehen.
Schadenmanagement beginnt bereits mit der Prävention von Schäden. Mit einer digitalen Fahrerunterweisung nach UVV werden Fahrer*innen im sicheren Umgang mit Firmenwagen und im Verhalten bei Unfällen geschult.
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