Elektromobilität

10. Februar 2023

Elektroauto laden am Arbeitsplatz: Vorteile und Umsetzung

Immer mehr Mitarbeitende fahren elektrische Dienstwagen. Dabei hat vor allem im urbanen Raum nicht jeder eine Lademöglichkeit zu Hause. Das Laden von E-Fahrzeugen am Arbeitsplatz wird daher immer beliebter und damit für viele Betriebe zum festen Bestandteil des Fuhrparkmanagements.

Unternehmen stehen dabei vor der Aufgabe, eine geeignete Ladeinfrastruktur bereitzustellen, Abrechnungsprozesse zu organisieren und rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Dieser Beitrag zeigt, welche Aspekte beim Laden am Firmenstandort relevant sind und wie sich praktikable Lösungen im Alltag umsetzen lassen.

Vorteile des Ladens am Arbeitsplatz

Eine Ladeinfrastruktur am Unternehmensstandort schafft organisatorische, wirtschaftliche und praktische Vorteile sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmende. Wir haben Ihnen die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:

Vorteile für Arbeitnehmende

Eine Lademöglichkeit am Firmenstandort bietet Mitarbeitenden vor allem viel Komfort. Das Fahrzeug kann während der Arbeitszeit geladen werden, ohne zusätzliche Stopps einplanen zu müssen. Dienstfahrzeuge stehen im Arbeitsalltag zuverlässig mit ausreichender Reichweite zur Verfügung und Routen sind besser planbar.

Das Laden am Arbeitsplatz wird daher häufig als zusätzlicher Benefit wahrgenommen und steigert die Zufriedenheit. Das Aufladen des Elektroautos am Arbeitsplatz ist für den Arbeitnehmenden steuerfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt angeboten wird.

Vorteile für Unternehmen

Eine eigene Ladeinfrastruktur sorgt zunächst dafür, dass Dienstfahrzeuge zuverlässig einsatzbereit sind. Das erleichtert die Einsatzplanung und reduziert Ausfallzeiten, die durch externe Ladevorgänge entstehen könnten.

Auch wirtschaftlich kann sich das Laden am Unternehmensstandort auszahlen. Strom aus dem eigenen Netz ist häufig günstiger als das Laden an öffentlichen Schnellladesäulen. Unternehmen erhalten zudem einen besseren Überblick über die tatsächlichen Energiekosten, da Ladevorgänge zentral erfasst und ausgewertet werden können.

Als Unternehmen können Sie das Ladekonzept in eine nachhaltige Unternehmensstrategie einbinden, um Ihr Image positiv nach außen zu tragen und neue Mitarbeiter zu gewinnen. Denn nicht zuletzt wirkt sich das Angebot von Lademöglichkeiten am Arbeitsplatz positiv auf die Arbeitgeberattraktivität aus. Es signalisiert Innovationsbereitschaft und Engagement für moderne Mobilitätslösungen.

Laden am Arbeitsplatz: Steuerliche Vorteile

Für Ladeeinrichtungen und Ladestrom gibt es Steuervergünstigungen und Abgabefreiheit, die sowohl Arbeitnehmenden als auch Unternehmen zugutekommen.

Laden am Firmensitz

Bieten Unternehmen das Laden von Elektro- bzw. Hybridelektrofahrzeugen am Firmenstandort kostenlos oder vergünstig als zusätzliche Leistung zum Arbeitslohn an, ist dies nach § 3 Nr. 46 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Für Mitarbeitende entsteht also kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, sofern das Laden zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Die Regelungen gelten bis voraussichtlich 2030.

Ladevorrichtung für Zuhause (Wallboxen)

Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 46 EStG auch Wallboxen, die auch für die private Nutzung vom Arbeitgebenden überlassen werden – der Ladestrom allerdings nicht. Die Anschaffung einer Wallbox durch den Mitarbeiter kann der Arbeitgebenden pauschal mit 25 Prozent bezuschussen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG). Die Regelungen gelten ebenfalls bis voraussichtlich 2030 und sind auch sozialversicherungsfrei.

Durften Unternehmen bislang ihren Mitarbeitenden pauschale Beträge für das Laden eines E-Dienstwagens zu Hause erstatten, ändert sich diese Regelung mit Beginn des Jahres 2026. Jetzt dürfen Arbeitgebende Heimladestrom nur noch erstatten, wenn der tatsächliche Verbrauch vollständig nachgewiesen wird.

Abrechnung des Ladestroms

Unternehmen können den Ladestrom kostenlos, vergünstigt oder kostenpflichtig anbieten. Entscheiden Sie, welches Modell für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Wird ein Entgelt erhoben, müssen die abgegebene Strommenge und die Kosten genau erfasst und abgerechnet werden. Möglich ist auch eine monatliche Pauschale. Alternativ können Sie auch auf externe Abrechnungsdienstleister setzen, die die Messung und Abrechnung des Ladestroms übernehmen. In unserem Beitrag E-Autos als Firmenwagen erfahren Sie noch mehr über die Abrechnung des Ladestroms.

Notwendige Investitionen und Planungen für das Laden am Firmenstandort

Auch wenn das Laden am Betriebsstandort viele Vorteile bietet, erfordert es anfängliche Investitionen und eine sorgfältige Organisation im Rahmen des Fuhrparkmanagements. Um das Laden zu ermöglichen, müssen je nach Anzahl der Elektrofahrzeuge ausreichend Ladestationen oder Ladesäulen installiert werden. Dies erfordert Planung, Investments und möglicherweise auch Umbaumaßnahmen.

Werden mehrere Elektrofahrzeuge gleichzeitig geladen, sollte ein effizientes Lastmanagement implementiert werden, um Überlastungen zu vermeiden und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Die genaue Erfassung und Abrechnung des Ladestroms kann zudem zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten.

Das sollten Unternehmen beim Laden am Arbeitsplatz bedenken

Unternehmen, die die Einführung einer Ladelösung am Standort erwägen, sollten folgende Aspekte beachten:

Ziele festlegen: Definieren Sie die Ziele, die Ihr Unternehmen mit der Einführung der Ladelösung erreichen soll, wie z.B. Kosteneinsparungen, CO₂-Einsparung, Mitarbeiterförderung oder ein positiveres Image. Kommunizieren Sie diese Ziele im Unternehmen und binden Sie Mitarbeitende aktiv ein.
Standort: Gibt es ausreichend Platz und ist der Standort für alle zugänglich? Wie sieht es mit den elektrischen und datentechnischen Installationsmöglichkeiten aus, müssen gegebenenfalls Wände oder Überdächer errichtet werden und sind diese baugenehmigungspflichtig? Wenn Sie nicht Eigentümer sind, müssen Sie die Genehmigung des Vermieters einholen.
Auslegung Ladestationen: Prüfen Sie, ob eine Wallbox oder eine Ladesäule besser geeignet ist. Achten Sie darauf, dass die Ladepunkte für verschiedene Elektroautomodelle geeignet sind und in Zukunft flexibel erweitert werden können. Führen Sie bei Bedarf ein Lastmanagement ein, um zusätzliche Kosten beim gleichzeitigen Laden mehrerer Fahrzeuge zu vermeiden.
Fachliche Unterstützung: Viele Energieversorger und Spezialisten für gewerbliche Ladelösungen bieten Konzeption und Installation aus einer Hand, wie z.B. Vattenfall oder Mobility House. So können Sie eine Ladelösung konzipieren, die genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Der Standort und die elektrische Anlage müssen grundsätzlich durch eine Elektrofachkraft geprüft werden.

Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Ladepunkten im Unternehmen

Die gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben können je nach Land, Branche und Unternehmensgröße variieren. Im Folgenden sind einige wichtige Punkte aufgeführt:

Die Unterweisung muss sicherstellen, dass die Mitarbeitenden über die sichere Bedienung der Ladesäulen informiert sind, z. B. über die Vermeidung von Stromschlägen und die richtige Handhabung der Ladekabel.
Notfallmaßnahmen, z. B. Vorgehen bei Stromausfall, Kabelbrand oder anderen Zwischenfällen im Zusammenhang mit der Nutzung der Ladepunkte.
Wenn Ladesäulen über eine Nutzungsverwaltung oder Bezahlfunktion verfügen, ist es wichtig, Mitarbeiter über den Datenschutz zu informieren, wie mit ihren persönlichen Daten umgegangen wird und welche Datenschutzrichtlinien gelten.

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Laden auf dem Betriebsgelände: Organisation im Alltag

Ist die Ladeinfrastruktur am Unternehmensstandort eingerichtet, rückt der reibungslose Betrieb im täglichen Einsatz in den Fokus. Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten helfen dabei, die vorhandenen Ladepunkte effizient zu nutzen und Konflikte zu vermeiden.

Legen Sie fest, wer die Ladepunkte nutzen darf und wie der Zugang organisiert wird. Viele Unternehmen setzen hierfür auf RFID-Karten oder App-basierte Lösungen, mit denen sich Firmenwagen eindeutig zuordnen lassen.
Bei begrenzter Anzahl an Ladepunkten empfiehlt es sich, Nutzungsregeln festzulegen – etwa eine maximale Standzeit nach Abschluss des Ladevorgangs oder eine Priorisierung von Dienstfahrzeugen gegenüber privat genutzten Fahrzeugen.
Verantwortliche im Unternehmen sollten sicherstellen, dass Ladepunkte funktionsfähig sind, Software-Updates durchgeführt und Störungen zeitnah behoben werden.

Häufige Fehler beim Laden von E-Fahrzeugen am Arbeitsplatz

Beim Aufbau und Betrieb einer Ladeinfrastruktur am Unternehmensstandort können typische Fehler entstehen, die sich jedoch mit einer vorausschauenden Planung vermeiden lassen. Zu den häufigsten Fehlern zählen:

Zu geringe Anzahl an Ladepunkten: Wird die Nachfrage unterschätzt, entstehen Engpässe im Alltag und Fahrzeuge können nicht rechtzeitig geladen werden.
Zu niedrig gewählte Ladeleistung: Fahrzeuge nehmen innerhalb der verfügbaren Standzeiten nicht ausreichend Energie auf und sind nicht zur gewünschten Zeit einsatzbereit.
Fehlendes Lastmanagement: Laden mehrere Fahrzeuge gleichzeitig, kann es ohne intelligente Steuerung zu Lastspitzen, unnötig hohen Stromkosten oder sogar zu Überlastungen der elektrischen Anlage kommen.
Unklare oder keine Nutzungsregeln: Ohne z.B. festgelegte Zuständigkeiten oder definierte Ladezeiten können Ladepunkte blockiert werden – etwa durch Fahrzeuge, die nach Abschluss des Ladevorgangs nicht umgeparkt werden.
Unterschätzen des organisatorischen Aufwands: Themen wie Abrechnung, Dokumentation von Ladevorgängen oder Wartung der Ladepunkte unbedingt frühzeitig einplanen .
Fehlende Zukunftsplanung: Wird die Infrastruktur nicht skalierbar ausgelegt, entstehen zusätzliche Kosten, wenn der Fuhrpark wächst oder weitere Elektrofahrzeuge hinzukommen.

E-Fahrzeuge digital mit Fleethouse verwalten

Eine digitale Fuhrparklösung wie Fleethouse hilft Unternehmen dabei E-Fahrzeuge und Ausgaben transparent zu verwalten und die Kosten pro Fahrzeug darzustellen. Dadurch machen Sie die Wirtschaftlichkeit der E-Flotte messbar.

Im Tagesgeschäft entlastet eine Fuhrparksoftware jedoch nicht nur bei der Kostenkontrolle. Mit Fleethouse bündeln Sie sämtliche Unterlagen und Dokumente – von Leasingverträgen bis zu Versicherungsnachweisen – zentral an einem Ort. Fristen, Vertragslaufzeiten, UVV-Unterweisungen oder Wartungstermine werden automatisch überwacht und rechtzeitig erinnert. Das erleichtert die Organisation erheblich und reduziert das Risiko, wichtige Termine zu versäumen.

Statt Tabellen manuell zu pflegen oder Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, greifen Sie im Fuhrparkmanagement auf eine zentrale Datenbasis zu. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Klarheit im Tagesgeschäft – besonders dann, wenn der Fuhrpark wächst und die Anzahl elektrischer Fahrzeuge steigt.

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Das Wichtigste zum Laden am Arbeitsplatz eines Elektroautos

Das Laden am Arbeitsplatz erhöht die Verfügbarkeit von E-Dienstwagen, senkt Betriebskosten und bietet Mitarbeitenden mehr Komfort sowie steuerfreie Ladeoptionen.

Unternehmen sollten Ladeleistung, Anzahl der Ladepunkte, Lastmanagement, Abrechnung und Nutzungsregeln frühzeitig definieren, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Die skalierbare und strategische Planung von Ladepunkten schafft die Grundlage für eine schrittweise Elektrifizierung und für langfristig effiziente Mobilitätskonzepte.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Laden am Arbeitsplatz

Ist das Laden eines Elektroautos beim Arbeitgeber steuerfrei?

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden das Laden eines Elektro- oder Hybridfahrzeugs am Firmenstandort zusätzlich zum Gehalt anbieten, ist dies in der Regel steuer- und sozialversicherungsfrei. Für Mitarbeitende entsteht dabei kein geldwerter Vorteil.

Wer trägt die Kosten für den Ladestrom am Arbeitsplatz?

Das entscheidet das Unternehmen. Der Ladestrom kann kostenlos, vergünstigt oder kostenpflichtig angeboten werden. In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgebende die Kosten vollständig und verbucht sie als Betriebsausgaben.

Können auch private E-Fahrzeuge von Mitarbeitenden geladen werden?

Ja, sofern das Unternehmen dies erlaubt. In diesem Fall sollten klare Nutzungsregeln und gegebenenfalls eine separate Abrechnung festgelegt werden, um dienstliche und private Ladevorgänge unterscheiden zu können.