Das Schadenmanagement gehört zu den aufwendigsten Aufgaben im Fuhrpark. Um Schäden korrekt abzuwickeln, müssen viele administrative und kommunikative Aufgaben berücksichtigt werden. Die Schadenabwicklung kann daher viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen, unabhängig davon, ob der Schaden durch Eigenverschulden oder Fremdverschulden entstanden ist. Eine Fuhrparksoftware unterstützt Sie dabei, Schäden zeit- und kostensparend abzuwickeln. Wir zeigen Ihnen, was Schadenmanagement im Fuhrpark eigentlich bedeutet und was Sie als Fuhrparkmanager dabei alles beachten sollten.
Was ist Schadenmanagement?
Ein effizientes Schadenmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Abwicklung von Schäden, die an den Fahrzeugen im Fuhrpark entstanden sind. Dies beinhaltet unter anderem die Kommunikation mit den Versicherungen und Werkstätten, die Organisation der Reparatur sowie die Bereitstellung eines Ersatzfahrzeuges für Fahrer.
Auch die Dokumentation von Schäden und Instandsetzungen sind essenzielle Aufgaben für das Fuhrparkmanagement. Schadenmanagement im Fuhrpark beginnt dabei bereits mit der Prävention von Unfällen und Fahrzeugschäden, um das Unfallrisiko nachhaltig zu minimieren.
- Grüne Versicherungskarte: Die grüne Versicherungskarte dient bei Fahrten ins Ausland als Versicherungsnachweis.
- Nutzungsausfall: Kann ein Firmenwagen vorübergehend nach einem Unfall nicht genutzt werden, spricht man von einem Nutzungsausfall.
- Schadenfreiheitsklasse: Die Schadenfreiheitsklasse – auch SF-Klasse genannt – zeigt auf, wie viele Jahre der Versicherte unfallfrei gefahren ist.
- Schadenquote: Die Schadenquote ist eine Berechnung für Versicherungen. Hierbei werden die Kosten für Schadensfälle ins Verhältnis zu den Prämienzahlungen gesetzt. Eine hohe Schadenquote führt zu einer höheren Versicherungsprämie.
- Unfallgutachten: Bei manchen Unfällen ist ein Unfallgutachten notwendig, welches von einem Kfz-Sachverständigen erstellt wird.
- Selbstbeteiligung: Ein bestimmter Betrag, den das Unternehmen im Schadensfall selbst bezahlen muss, bevor die Versicherung einspringt.
- Schadenhistorie: Die Aufzeichnung der Schäden, die an den Fahrzeugen des Fuhrparks im Laufe der Zeit aufgetreten sind.
Das gehört zum Schadenmanagement im Fuhrpark
Die Aufgaben eines Fuhrparkverantwortlichen im Bereich Schadenmanagement sind sehr komplex. Schäden an den Fahrzeugen können nicht immer verhindert werden. Ist ein Schaden eingetreten, sollte unverzüglich gehandelt werden. Nur eine gut strukturierte Abwicklung kann dazu beitragen, die Betriebsabläufe so wenig wie möglich zu stören und unnötige Kosten zu vermeiden.
Was Sie als Fuhrparkverantwortlicher für ein erfolgreiches Schadenmanagement beachten sollten, haben wir Ihnen wie folgt zusammengefasst:
Schadenprävention
Schadenmanagement beginnt bereits mit der Prävention. Um die Kosten so gering wie möglich zu halten, sollte der Zustand der Fahrzeuge daher regelmäßig überprüft und präventive Maßnahmen implementiert werden. Hierzu zählen die regelmäßige Fahrzeug Wartung und Inspektionen. Auch durch die sorgfältige Überprüfung der Fahrzeuge vor und nach jeder Fahrt können potenzielle Schäden frühzeitig erkannt und behoben werden.
Auch die Schulung der Fahrer gehört zur Schadenprävention und damit zum Schadenmanagement. Eine der wichtigsten Pflichten eines Fuhrparkmanagers ist daher die jährlich UVV-Fahrerunterweisung. Bei dieser werden die Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen sowie im richtigen Verhalten im Falle eines Unfalls geschult.
Schadenabwicklung
Unfälle sollten umgehend gemeldet werden, um ein effizientes Schadenmanagement zu gewährleisten. Mit einer Versicherung und der geeigneten Versicherungspolice können Schäden zum großen Teil darüber abgedeckt werden und die Kosten bleiben im Rahmen. In unserem Beitrag zum Thema Schadenabwicklung erhalten Sie wertvolle Tipps.
Mobilhaltung der Fahrer
Im Falle eines Schadens oder eines Unfalls sollten Ersatzfahrzeuge zur Verfügung stehen, damit Ausfallzeiten verhindert und die Betriebsabläufe so wenig wie möglich gestört werden.
Reparatur der Schäden
Vergewissern Sie sich, dass Sie über eine verlässliche Partnerwerkstatt verfügen. Zudem sollten Sie darauf achten, dass Kostenvoranschläge qualifiziert geprüft und freigegeben werden und dass aussagekräftige Fahrzeug- bzw. Schadenfotos vorliegen.
Dokumentation im Schadenmanagement
Die Schäden am Fahrzeug sollten im Rahmen des Schadenmanagements immer angemessen dokumentiert werden. Auf diese Weise lassen sich rechtliche Probleme vermeiden und die Haftungsfragen leichter klären. Schäden und die dadurch verursachten Kosten sollten anschließend ausgewertet werden, um hohe Kostentreiber und häufige Schadenursachen zu entdecken.
Kostenfreier Ratgeber
In unserem Ratgeber erfahren Sie mehr über die Halterhaftung im Fuhrpark – von den gesetzlichen Grundlagen bis zu den wichtigsten Pflichten.
Was ist digitales Schadenmanagement?
Digitales Schadenmanagement bezeichnet den Einsatz von Softwarelösungen und IT-Anwendungen, um den Prozess der Schadensmeldung, -bearbeitung und -regulierung digital abzuwickeln und zu optimieren. Eine Schadenmanagement Software beschleunigt nicht nur die Prozesse und sorgt für eine höhere Effizienz, sondern schafft auch mehr Transparenz und hilft dabei, die Kosten im Fuhrpark zu minimieren. So sind die Fahrzeuge wieder schnell einsatzbereit und kostspiele Ausfälle werden auf ein Minimum reduziert.
Digitales Schadenmanagement Vorteile: Wie unterstützt eine Schadenmanagement Software?
Mit einer Schadenmanagement Software für die Abwicklung von Schäden werden Fuhrparkmanager erheblich von zeitaufwändigen, manuellen Arbeitsschritten entlastet. Nicht nur die Aufnahme und Dokumentation von Schäden, auch die Kommunikation mit Werkstätten, Versicherungen und Fahrer ist ein wahrer Zeitfresser im Fuhrparkalltag. Genau hier setzt eine digitale Lösung an und bietet die folgenden Vorteile.
Automatisierte Prozesse
Kommt es zu einem Schaden im Fuhrpark, muss besonders schnell gehandelt werden. Denn zu lange Ausfallzeiten schaden dem unternehmerischen Erfolg und mindern die Effizienz. .
Mit einer Softwarelösung werden viele manuelle Schritte im Schadenmanagement, wie z.B. die Erfassung, Priorisierung und Weiterleitung von Schadenmeldungen, automatisiert. Schäden können schnell und unkompliziert gemeldet und an den Fuhrparkmanager weitergeleitet werden. Das digitale Schadenmanagement spart viel Zeit im Fuhrpark und hilft dabei, die Kosten zu senken.
Mehr Transparenz im Schadenmanagement
Sämtliche Dokumente, ob Gutachten, Kostenvoranschläge, Rechnungen oder Fotos, werden in einer digitalen Schadenakte gesammelt. Solch eine zentrale, digitale Datenbank gewährleistet, dass alle relevanten Daten und Informationen zu einem Schaden an einem Ort gespeichert sind. Das erleichtert den Zugriff und stellt sicher, dass alle Beteiligten auch wirklich auf die gleichen Informationen zugreifen. Auch die Nachverfolgung und Überprüfung der Informationen wird so erleichtert.
Kosten senken
Durch die Automatisierung von Abläufen und die verbesserte Kommunikation – sowohl intern als auch mit externen Beteiligten – kann die Bearbeitungszeit von Schadenfällen erheblich reduziert werden. Dies führt wiederum zu kürzeren Ausfallzeiten der Fahrzeuge und somit zu geringeren Kosten für das Unternehmen.
Digitales Schadenreporting
Die Auswertung von Schäden spielt insbesondere im Hinblick auf die Kostenkontrolle und die Umsetzung entsprechender Optimierungsmaßnahmen eine zentrale Rolle. In einem Reporting werden sämtliche Daten wie Schadenart, Schadenhäufigkeit, Schadenverursacher und Schadenkosten ausgewertet. So lässt sich leicht ermitteln, wo Schaden- und Kostentreiber im Fuhrpark stecken und welche Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden können.
Eine Schadenmanagement Software ermöglicht es außerdem, die Historie von Fahrzeugen zu verfolgen, einschließlich aller vorherigen Schäden, Reparaturen und Wartungsarbeiten. Dies kann hilfreich sein, um wiederkehrende Probleme und Schadenursachen zu identifizieren und zukünftig zu vermeiden.
Digitale Schadenprävention
Fahrer im richtigen Umgang mit den Fahrzeugen und einer vorausschauenden Fahrweise zu schulen, ist Teil vom Schadenmanagement. Es erhöht die Sicherheit im Fuhrpark und kann das Risiko für Schäden und Unfälle minimieren.
Mit einer digitalen Lösung können Sie die UVV-Fahrerunterweisung per -E-Learning-Kurs abwickeln. Anstatt Präsenzschulungen zu organisieren, können Dienstwagenfahrer den Kurs flexibel online absolvieren, egal ob sie unterwegs, zu Hause oder im Büro sind. Die Inhalte sind bereits fertig zusammengestellt und sofort abrufbereit.
Damit keine Schulung in Vergessenheit gerät, werden Fuhrparkleitung und Mitarbeitende bei anstehenden und überfälligen Terminen per E-Mail benachrichtig. Alle durchgeführten Prüfungen werden lückenlos und nachvollziehbar abgespeichert, damit Sie – insbesondere im Schadenfall – einen entsprechenden Nachweis haben.
Fuhrparkmanagement
Verwalten Sie alle Aufgaben rund um Ihre Fahrzeuge und wickeln Sie Schäden unkompliziert ab.
Das Wichtigste zum Schadenmanagement auf einen Blick
Schadenmanagement ist eine der wichtigsten Aufgaben im Fuhrpark, denn dadurch können Kosten reduziert und ein reibungsloser Ablauf im Fuhrparkbetrieb sichergestellt werden.
Mit der richtigen Schadenprävention, wie der UVV-Fahrerunterweisung oder der regelmäßigen Kontrolle der Fahrzeuge, können mögliche Schäden bereits im Vorfeld abgewendet werden.
Digitales Schadenmanagement sorgt dafür, dass Daten schnell erfasst und die Schadenabwicklung beschleunigt wird. Dies spart Zeit und Kosten im Fuhrparkmanagement.
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