Flottenmanagement, auch bekannt als Fuhrparkmanagement oder Fleet Management, ist von zentraler Bedeutung für die effiziente Organisation von Fuhrparks. Unternehmen mit einem Bestand an Fahrzeugen, wie Transportunternehmen, Lieferdienste oder Behörden, benötigen ein gut koordiniertes Flottenmanagement, um Kosten zu optimieren und den Betrieb zu gewährleisten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Aspekte dabei wichtig sind.
Inhaltsverzeichnis :
Was ist Flottenmanagement?
Flottenmanagement umfasst die effektive Verwaltung von Fahrzeugflotten in Unternehmen und Organisationen. Das Ziel des Flottenmanagements ist es, die Flotte optimal zu nutzen, um die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, und die Sicherheit zu gewährleisten. Unter Fahrzeugen sind Autos, LKWs, Busse, Schiffe und Flugzeuge zu verstehen. Auch Sonderfahrzeuge inklusive Aufbauten, wie zum Beispiel ein Feuerlöschwagen, zählen zum Fuhrpark.
Zu den Aufgaben im Flottenmanagement gehören die Auswahl geeigneter Fahrzeuge, Kostencontrolling, die Fahrzeugsicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Moderne Technologien wie eine Flottenmanagement Software spielen eine entscheidende Rolle, indem sie Abläufe automatisieren und die Entscheidungen erleichtern.
Warum ist Flottenmanagement wichtig?
Ein gut geplantes Flottenmanagement ist wichtig, da es Unternehmen mit Fahrzeugen ermöglicht, die Unternehmensmobilität zu optimalen Kosten zu gewährleisten. Je enger die Flotte mit der Geschäftstätigkeit verbunden ist, desto wichtiger ist eine reibungslose Mobilität, um Ausfallzeiten und Verdienstausfall zu vermeiden.
Auch Aspekte wie Ökologie, Mitarbeitermotivation (Thema Dienstwagen) oder Unternehmensimage spielen eine Rolle bei der Ausrichtung der Flotte, die zu den strategischen Zielen des Unternehmens passen sollte. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung von Vorschriften, um rechtliche Konsequenzen vermeiden – zum Beispiel im Falle eines Unfalls.
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Vorteile durch digitales Flottenmanagement
In der Fuhrparkverwaltung fallen viele wiederkehrende Aufgaben an, die durch eine Flottenmanagement Software automatisiert und somit beschleunigt werden können. Zudem können Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Leasingraten, Tankdaten und Wartungsrechnungen konsolidiert werden. Eine digitale Lösung für das Fuhrparkmanagement ist heute unverzichtbar und bietet viele Vorteile:
- Zentrale Datenpflege: Verwalten Sie alle Fuhrpark-Daten an einem Ort. Das erleichtert nicht nur den Zugriff auf wichtige Informationen, sondern spart auch viel Zeit bei der Auswertung der Daten.
- Terminverwaltung: Mit einer Fuhrparksoftware behalten Sie wichtige Termine und Fristen im Blick. Benachrichtigungen erinnern Sie an anstehende oder überfällige Termine. Dies erleichtert auch die Planung von Wartungsarbeiten, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Lebensdauer der Fahrzeuge zu verlängern.
- Kosten- und Kraftstoffmanagement: Die Kosten und Verbräuche pro Fahrzeug werden transparent aufgeschlüsselt, sodass sich Kostentreiber schnell ausfindig machen lassen.
- Direkte Kommunikation mit den Fahrern: Mittels entsprechender Apps sind beispielsweise die Führerscheinkontrolle oder Schadenmeldung schnell möglich.
Flottensoftware gibt es in vielen Arten, je nachdem welche Anforderungen ein Unternehmen hat. Das Fleethouse Fuhrparkmanagement wurde speziell für den einfachen Einstieg in das digitale Flottenmanagement entwickelt. Einfach registrieren, Fahrzeuge und Fahrer importieren, Kosten und Termine erfassen. Je nach Bedarf können Sie weitere Funktionen hinzufügen.
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Welche Aufgaben hat ein Flottenmanager?
Um die Flotte so effektiv wie möglich zu nutzen und gleichzeitig die Betriebskosten niedrig zu halten, sollten Flottenmanager vor allem folgende Aufgaben beachten:
- Kraftstoffmanagement: Eine Überwachung der Verbräuche kann die Kraftstoffkosten reduzieren und den ökologischen Fußabdruck der Flotte verringern.
- Wartungen und Reparaturen: Regelmäßige Wartungen und rechtzeitige Reparaturen helfen dabei, die Betriebbereitschaft der Fahrzeuge zu gewährleisten und ungeplante Ausfallzeiten zu minimieren.
- Auswertungen und Reportings: Durch die Analyse der Flottendaten können Optimierungspotenziale erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
- Halterhaftung: Im Fuhrpark gibt es etliche gesetzliche Vorgaben zu beachten. Dazu zählen unter anderem die Halterhaftungspflichten wie die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung nach UVV. Dadurch soll das Risiko für Unfälle minimiert und die Sicherheit der Fahrer erhöht werden.
- Controlling der Kosten, die im Fuhrpark anfallen. Eine Gesamtkostenbetrachtung bezieht sich sowohl auf die Anschaffungs- als auch auf die Betriebskosten, wie Versicherung und Treibstoff
- Sicherheit: es muss sichergestellt werden, dass alle Anforderungen an Fahrzeuge und Fahrer eingehalten werden.
Was macht ein Flottenmanagement Anbieter?
Ein Flottenmanagement Anbieter übernimmt gesamte Fuhrparkverwaltung oder bestimmte Aufgaben in der Flotte. Das Outsourcing kann sowohl das Budget als auch die Personalressourcen in der Flotte entlasten. Auch mit entsprechendem Know-how können Flottendienstleister oder Full-Service-Leasinggesellschaften den Fuhrparkmanager unterstützen.
Vor allem operative Prozesse wie Schadenmanagement, Reparaturen oder Kostenerfassung können ausgelagert werden. Allerdings sollten Sie genau analysieren, ob ein Flottenmanagement Anbieter für Ihre Flotte geeignet ist. Eine Auslagerung der Flottenmanager Aufgaben kostet Geld und kann mit einer Abhängigkeit vom Dienstleister einhergehen.
Flottenmanagement Kosten senken
Fahrzeugflotten machen einen großen Kostenblock aus. Es fallen sowohl Fixkosten, als auch variable Kosten an.
- Fixkosten im fallen im Flottenmanagement regelmäßig an, unabhängig von der Nutzung der Fahrzeuge. Beispiele sind Inspektionskosten, Haupt- und Abgasuntersuchung (HU/AU), Kfz-Steuer, Standgebühren (z.B. Kosten für Garagen oder Parkflächen), Personalkosten, Versicherungen, Leasinggebühren.
- Variable Kosten im Fuhrpark sind unteranderem abhängig von der Auslastung und der tatsächlichen Nutzung der Fahrzeuge. Sie können flexibel steigen oder sinken. Beispiele sind Kraftstoffkosten oder Kosten für Ladestrom bei E-Autos, Wartungs- und Reparaturkosten, Reifen oder Mautgebühren.
Ein wichtiger Hebel, um Flottenkosten zu senken sind entsprechende Auswertungen. Hier können Flottenmanager Ausreißer und Einsparpotentiale erkennen. Beispielsweise ermöglicht ein Monitoring des Kraftstoffverbrauchs und der Preise weniger Betriebskosten. Strategische Ansätze zur Kostensenkung können regelmäßige Wartungen oder Unfallprävention sein. Auch Folgekosten in Form von Ausfallzeiten oder Ersatzmobilität können so verhindert werden. Vorgaben wie Dienstwagenregelungen können dazu beitragen, dass die Flotte auf langer Sicht kosteneffizient aufgestellt wird.
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Beschaffung in der Flotte
Das Flottenmanagement fängt schon bei der Beschaffung an. Die Beschaffung von Fahrzeugen ist ein wichtiger Schritt, den Flottenmanager sorgfältig planen müssen:
- Bedarfsanalyse: Analysieren Sie den Bedarf des Unternehmens und wählen Sie die Fahrzeugtypen aus, die den Anforderungen am besten entsprechen. Achten Sie dabei auf Aspekte wie Ladefläche, Kapazität, Kraftstoffeffizienz und Umweltstandards.
- Budget und Total Cost of Ownership (TCO): Legen Sie ein Budget fest, dass die Anschaffungskosten, Betriebskosten, Wartung und Versicherung der Fahrzeuge berücksichtigt. Die Total Cost of Ownership (Gesamtkosten) sollten dabei über die gesamte Nutzungsdauer der Fahrzeuge berechnet werden.
- Fahrzeughersteller und Händler: Vergleichen Sie verschiedene Marken und suchen Sie nach vertrauenswürdigen Händlern, die qualitativ hochwertige Fahrzeuge liefern und einen guten Kundenservice bieten.
- Antriebstechnologie: Erwägen Sie moderne Technologien wie Hybrid- oder Elektroantriebe , die die Kraftstoffeffizienz verbessern und die Umweltauswirkungen verringern können.
- Leasing oder Kauf: Vergleichen Sie die Kosten und die langfristigen Auswirkungen, um die wirtschaftlichste Option von Fahrzeugleasing oder Kauf zu wählen. Die größte Flexibilität bietet das Auto Abo, mit dem Sie einen sehr kurzfristigen Bedarf abdecken können.
Liquidität beim Flottenmanagement schonen: Leasing oder Abo
Um die Unternehmensliquidität zu schonen, sind Leasing und Auto Abo sinnvolle Finanzierungmethoden, da der Kaufpreis nicht auf einmal aufgebracht werden muss. Hierbei sind einige Punkte zu beachten: Vergleichen Sie die Finanzierungskosten mit den Kosten eines Kaufs unter Berücksichtigung von Abschreibungen, Wartung, Zinsen und Steuervorteilen.
Für eine längerfristige Nutzung kann insbesondere ein Auto Abo höhere Kosten mit sich ziehen. Für den kurzfristigen Bedarf, wie z.B. bei einem Übergangsfahrzeug während einer Probezeit, bietet das Auto Abo aber eine hohe Flexibilität bei der Kündigung. Frühzeitige Kündigungen oder eine Anpassung der Vertragsbedingungen sollten ohne erhebliche Strafgebühren möglich sein. Zudem sollten die die Nutzungsbedingungen, wie Laufleistungen, nicht überschritten werden, da dies zu Nachzahlungen führen kann.
Halterhaftung im Flottenmanagement
Die Halterhaftung im Fuhrpark bezieht sich auf die Verantwortung des Fahrzeughalters für das Verhalten und die Handlungen des Fahrzeugführers. Die Halterhaftung stellt sicher, dass Fahrzeughalter angemessene Vorkehrungen treffen, um die Sicherheit von Fahrern und Fahrzeugen auf den Straßen zu gewährleisten. Im Falle von Verstößen oder Unfällen trägt der Halter die Verantwortung.
Zu den Halterhaftungspflichten gehört daher die regelmäßige Führerscheinkontrolle. Dabei wird die Fahrerlaubnis auf ihre Gültigkeit sowie die erforderliche Führerscheinklasse überprüft. Empfohlen wird eine halbjährliche Kontrolle im Fuhrpark. Auch die Fahrerunterweisung nach UVV ist Bestandteil der Halterhaftung im Fuhrpark. Mindestens einmal jährlich müssen Fahrer im sicheren Umgang mit Firmenfahrzeugen und wie sie sich im Falle von Unfällen verhalten sollen, geschult werden.
Mitarbeitende sicher unterweisen?
Schulen Sie Ihre Fahrer mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen nach UVV. Am besten geht das per E-Learning.
Welche Vorteile bietet eine Flottenmanagement Software?
Der Einsatz einer Flottenmanagement Software bietet zahlreiche Vorteile. Sie strukturiert die Abläufe in der Flotte und entlastet den Flottenmanager. Viele Aufgaben im Flotten Management sind sonst nur mühsam in Excel zu bewältigen und somit fehleranfällig. Das importieren von Daten, Auswertungen und Terminerinnerungen sparen wertvolle Zeit. Alle benötigten Daten rund um Fahrzeuge werden zentral erfasst, z.B. Ausstattung, Wartungsprotokolle, Fahrer, Versicherung und Tankdaten. So haben alle Beteiligten Zugriff auf eine konsistente Datenbasis.
Basierend auf den erfassten Daten, generiert die Flottenmanagement Software Berichte, wie z.B. Kraftstoffverbrauch, Laufleistung, Wartungsbedarf und Betriebskosten. Termine werden überwacht und dokumentiert. Dadurch halten Fuhrparkmanager die Fahrzeuge in einem optimalen Zustand, minimieren Ausfallzeiten und halten gesetzliche Vorgaben ein.
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Das Wichtigste zum Thema Flottenmanagement
Ein gut organisiertes Flottenmanagement trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und wichtige Sicherheitsstandards einzuhalten.
Die sorgfältige Auswahl von Fahrzeugen, ihre Instandhaltung und eine zentrale Datenverwaltung sind wesentliche Bestandteile eines effektiven Flottenmanagements.
Die Halterhaftung ist bei der Organisation der Flotte ein zentrales Thema, da diese nicht nur gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch die Sicherheit der Fahrer erhöhen soll.
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