Der Dienstwagen ist fester Bestandteil in deutschen Fuhrparks und für viele Mitarbeitenden unverzichtbar. Im August 2022 verzeichnete das Kraftfahrt-Bundesamt mit rund 125.000 neu zugelassenen, gewerblich genutzten Pkw einen Anstieg um 2,8 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Das Prinzip der Car Allowance ist hingegen in Deutschland weniger verbreitet. Was sich hinter dem Begriff verbirgt und welche Vorteile und Nachteile das Konzept für den Fuhrpark hat, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Was ist eine Car Allowance?
Bei einer Car Allowance handelt es sich um eine finanzielle Vergütung für Arbeitnehmende, die sich dazu verpflichten, ihr Privatfahrzeug auch für geschäftliche Fahrten zu nutzen. Dem Mitarbeitenden steht dann also kein Dienstwagen oder Poolfahrzeug zur Verfügung, sondern er nutzt sein eigenes Fahrzeug für dienstliche Zwecke. Im Gegensatz zu einem Dienstwagen, bliebt das Fahrzeug weiterhin privates Eigentum des Mitarbeitenden.
Mit der Zuzahlung kann das Auto finanziert und etwaige Kosten, z.B. für Reparaturen, beglichen werden. Der Betrag kann je nach Art und Größe des Fahrzeuges sowie der Position des Mitarbeitenden variieren. In den USA und Großbritannien ist das Konzept der Car Allowance bereits länger praktiziert, und auch für deutsche Fuhrparks ist die Pkw-Überlassungspauschale eine praktikable Alternative zu einem personengebundenen Dienstwagen.
Dienstwagen vs. Car Allowance: Die Unterschiede
Zwischen dem klassischen Dienstwagen und einer Car Allowance gibt es etliche Unterschiede:
Car Allowance
- Mitarbeitender ist für Kauf, Wartung und Versicherung des Fahrzeuges verantwortlich
- Fahrzeug bleibt im Privatbesitz des Mitarbeitenden
- Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung nach UVV entfallen
Dienstwagen
- Wird hauptsächlich für geschäftliche Zwecke genutzt und die private Nutzung, falls erlaubt, muss dokumentiert werden
- Anschaffung, Wartung und Reparaturen werden durch das Fuhrparkmanagement abgewickelt
- Fuhrparkmanagement muss den Halterhaftungspflichten nachkommen
- Muss nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden
Vorteile einer Car Allowance für Unternehmen
Eine Pkw-Überlassungspauschale bietet nicht nur den Mitarbeitenden Vorteile, auch Unternehmen können von solch einer finanziellen Vergütung profitieren.
Zum einen reduziert es die Kosten im Fuhrpark, denn es müssen weniger Fahrzeuge gekauft oder geleast werden und die Ausgaben für Anschaffung und Versicherung fallen weg. Da der Mitarbeitende selbst für Wartungen und Reparaturen verantwortlich ist, die sonst einen großen Teil der Kosten in der Flotte ausmachen, reduzieren sich auch hier die Ausgaben für den Fuhrpark. Auch wenn mit der Vergütung der Verschleiß des Fahrzeuges und Reparaturkosten abgedeckt werden, fällt die monatliche Rate meist geringer aus als die Rate für ein Leasingfahrzeug.
Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand für das Fuhrparkmanagement, da weniger Fahrzeuge angeschafft, organisiert und gewartet werden müssen. Auch die Aufgaben der Halterhaftung wie die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung nach UVV entfallen, da es sich bei einem privaten Fahrzeug nicht um ein Betriebsmittel handelt.
Einige Mitarbeitende fahren am liebsten mit dem eigenen, vertrauten Auto. Ist es ihnen nun erlaubt, mit dem Fahrzeug auch geschäftliche Fahrten zu unternehmen, kann sich dies positiv auf die Zufriedenheit auswirken.
Nachteile einer Pkw-Überlassungspauschale für Unternehmen
Nichtsdestotrotz gibt es auch Nachteile, die eine Car Allowance für Unternehmen mit sich bringt. Bei der Wahl des privaten Fahrzeuges hat der Arbeitgeber kaum Mitspracherecht. Handelt es sich um ein älteres, nicht repräsentables Fahrzeug kann sich das negativ auf das Firmenimage auswirken.
Zudem kann es schwierig sein, eine angemessene Car Allowance festzulegen, die wirtschaftlich für das Unternehmen ist und gleichzeitig den Anforderungen des Mitarbeitenden entspricht.
Einführung einer Car Allowance: So gehen Sie vor
Damit die Implementierung einer Pkw-Überlassungspauschale in Ihrem Fuhrpark gelingt, haben wir Ihnen die wichtigsten Schritte zusammengefasst;
- Höhe des Betrages festlegen: Legen Sie einen angemessenen Pauschalbetrag fest, der sowohl Ihrer wirtschaftlichen Lage entspricht als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird.
- Vertrag für Car Allowance aufsetzen: Um späteren Missverständnissen oder Unklarheiten vorzubeugen, sollten sämtliche Regelungen rund um die Car Allowance vertraglich festgehalten werden. Berücksichtigen Sie dabei die Höhe des Betrages, die Zahlungsweise und die Abrechnung der Car Allowance.
- Erforderliche Nachweise dokumentieren: Damit sichergestellt ist, dass das Privatfahrzeug auch wirklich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, sollten Mitarbeitende dies entsprechend nachweisen. So können auch mögliche Probleme mit der Steuerbehörde vermieden werden. Auch Unternehmen sollten sämtliche Zahlungen dokumentieren, damit im Falle einer Steuerprüfung oder eines Rechtsstreits, diese nachgewiesen werden können.
- Überprüfung und Anpassungen durchführen: Prüfen Sie regelmäßig, ob die Car Allowance noch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und dem wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens entspricht. Ansonsten sollten die Regelungen und die Höhe des Betrages angepasst werden.
- Intern kommunizieren: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitenden gegenüber transparent kommunizieren und klar ist, wie die Car Allowance gehandhabt wird und welche Bedingungen erfüllt werden müssen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Car Allowance und einem Mobilitätsbudget?
Die Konzepte Car Allowance und Mobilitätsbudget sollten nicht miteinander verwechselt werden. Generell handelt sich in beiden Fällen um eine Pauschale, die meist monatlich ausgezahlt wird und die die Mobilität der Mitarbeitenden sicherstellen soll.
Bei einer Car Allowance müssen Mitarbeitende jedoch nachweisen, dass das private Fahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Nur dann haben Sie auch Anspruch auf die Vergütung.
Das Mobilitätsbudget hingegen kann flexibel für unterschiedliche Transportmittel genutzt werden. Ob ÖPNV, Bike-Leasing oder Carsharing, Mitarbeitende können das Budget so einsetzen und verschiedene Mobilitätslösungen kombinieren, wie es ihren Bedürfnissen entspricht. Für viele Fuhrparks ergänzt das Mobilitätsbudget bereits den Dienstwagen im Fuhrpark.
Das Wichtigste zum Thema Car Allowance auf einen Blick
Bei einer Car Allowance handelt es sich um eine finanzielle Vergütung für Arbeitnehmer, die ihr Privatfahrzeug auch für geschäftliche Zwecke nutzen.
Vorteile einer Car Allowance für Unternehmen sind Kosteneinsparungen im Fuhrpark, weniger administrativer Aufwand und potenziell zufriedenere Mitarbeiter.
Die Car Allowance sollte nicht mit einem Mobilitätsbudget verwechselt werden, welches flexibel für verschiedene Transportmittel wie ÖPNV oder Bike-Leasing genutzt werden kann.
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