Eine Tankkarte ermöglicht das bargeldlose Bezahlen von Kraftstoffen und wird hauptsächlich von Unternehmen in ihren Fuhrparks verwendet, um die Rechnungsstellung und Buchhaltung zu vereinfachen. Doch auch in kleineren Fuhrparks oder sogar für Einzelfahrzeuge kann der Einsatz einer Tankkarte sinnvoll sein, insbesondere wenn viele Kilometer gefahren werden und Kundenbesuche in weiter entfernten Orten anstehen. Welche Vorteile und welche Nachteile hat die Nutzung einer solchen Karte? Und wie funktioniert damit das Tanken? Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen.
Was ist eine Tankkarte?
Eine Tankkarte ist eine bargeldlose Bezahlmethode zum Tanken von Fahrzeugen. Sie wird vor allem von Unternehmen verwendet, um den Tankvorgang zu vereinfachen und die Kosten transparent zu halten. Ihr Einsatz ist besonders sinnvoll bei Vielfahrern, die ihre Tankkosten erfassen und nachweisen müssen. Oftmals stellen Arbeitgeber Tankkarten zur Verfügung, wenn Mitarbeiter geschäftlich auf das Auto angewiesen sind und die Firmenkosten übernehmen.
Wie funktioniert das Tanken mit einer Tankkarte?
Anstelle von Bargeld, EC- oder Kreditkarten wird lediglich die Tankkarte zum Bezahlen verwendet. Die Tankstelle rechnet den Betrag dann direkt mit dem auf der Karte hinterlegten Konto ab.
Was kann mit einer Tankkarte bezahlt werden?
Mit einer Tankkarte können neben Treibstoffen für Verbrennungsmotoren und Stromladungen für Elektroautos auch fahrzeugbezogene Produkte bezahlt werden. Dazu gehören unter anderem Motoröl, Frostschutzmittel oder auch Scheibenwischerblätter. In einigen Fällen können auch fahrzeugbezogene Dienstleistungen wie Autowäschen, Inspektionen, Wartungen oder Reparaturen damit bezahlt werden. Die genauen Akzeptanzstellen und Leistungen können je nach Anbieter variieren, daher ist es ratsam, die spezifischen Bedingungen der jeweiligen Tankkarte zu überprüfen, um genau zu wissen, wofür Sie sie verwenden können.
Wo kann ich damit tanken und wer bietet Tankkarten an?
Tankkarten werden von bekannten Tankstellenfirmen wie Aral, Shell, Total und Esso angeboten. Auch Energielieferanten und Tankstellenbetreiber wie Avia, Westfalen oder Tamoil/HEM bieten sie an. Darüber hinaus gibt es Servicedienstleister wie DKV oder UTA, die Tankkarten für Benzin, Strom und andere autofahrerbezogene Produkte oder Dienstleistungen akzeptieren. Viele Tankkartenanbieter haben entsprechende Apps, die alle umliegenden Tankstellen zeigen, an denen mit der Tankkarte bezahlt werden kann. Anbieter, die keine eigenen Tankstellen betreiben, arbeiten mit verschiedenen Tankstellennetzen zusammen. Dadurch ist es ihnen auch möglich eigene Tankkarten anzubieten. Solche Kooperationen bestehen auch bei großen Mineralölfirmen. So akzeptieren zum Beispiel Aral und Total gegenseitig ihre Tankkarten.
Wie teuer ist eine Tankkarte?
Die Kosten variieren stark und hängen vom Anbieter ab. Es gibt Anbieter, bei denen keine Kosten für die Tankkarte selbst entstehen. Das bedeutet, es gibt weder eine Einrichtungsgebühr noch eine monatliche Grundgebühr. Auch eine Mindestabnahmemenge für die Treibstoffe gibt es nicht. Es entstehen demnach keine Kosten, wenn die Tankkarte und der Firmenwagen nicht genutzt werden. Diese Tankkarten sind besonders praktisch für unregelmäßige Fahrten mit einem Dienstwagen.
Bei größeren Fuhrparks kann es sein, dass für jede Tankkarte eine monatliche Nutzungsgebühr anfällt, bedingt durch den höheren Verwaltungsaufwand für den Anbieter. Allerdings kann man durch die Rabatte auf Treibstoff oder Strom erhebliche Einsparungen erzielen.
Ist das Tanken damit kostengünstiger?
Durch die Verwendung von Tankkarten können Nutzer an verschiedenen Stellen sparen. Je nach Anbieter profitiert man von Mengenrabatten beim Kauf von Benzin und Strom, und es werden auch Prozente auf Motoröl oder Autowäschen gewährt. Insbesondere bei großen Fuhrparks, die einen erheblichen Verbrauch an Benzin, Strom, Motoröl und Autowäschen haben, können zusätzliche Rabatte ausgehandelt werden. Jedoch können nicht nur dabei Kosten eingespart werden, sondern auch auf der Seite des Verwaltungsaufwands, denn dieser verringert sich durch die vereinfachte Abwicklung und dadurch auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, sowohl auf Fahrerseite als auch auf der Seite des Fahrzeugmanagements.
Vor- und Nachteile einer Tankkarte
Unternehmen sollten die Verwendung von Tankkarten in Betracht ziehen, da sich ihr Einsatz oft lohnt. Bei der Nutzung von Tankkarten kann der Verwaltungsaufwand im Fuhrpark reduziert werden. Zudem ermöglicht die Tankkarte eine bargeldlose Zahlung der Kraftstoffrechnungen und eine nachträgliche elektronische Verarbeitung. Allerdings können mit der Nutzung auch Risiken einhergehen.
Vorteile einer Tankkarte
- Individuelle Anpassung an die Fahrer*Innen
- Privat gefahrene Anteile können über den geldwerten Vorteil abgerechnet werden
- Kostenkontrolle u.a. in Bezug auf die Kraftstoffart, die Budgetgrenze, die Art der Waren und Dienstleistungen
- Sicherheit durch PIN und Limitierung (pro Tag, Woche oder Monat)
- Gestaffelte Preisnachlässe je nach Verbrauch möglich
- Bequeme Weiterverarbeitung der Daten für die Buchhaltung und die Personalabteilung
Nachteile einer Tankkarte
- Tankkarten sind oft nur an bestimmten Tankstellen nutzbar
- Das Risiko zum Missbrauch der Karte ist gegeben
- Die Pflicht zum Mindestumsatz oder zur Mindestabnahme (bei einigen Tankkartenanbietern)
Alles im Blick mit der Tankkarte
Eine Tankkarte bietet einen deutlichen Vorteil in Bezug auf die Buchhaltung: Die mühsame Einreichung von Belegen und das Vorstrecken der Kosten entfallen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Stattdessen können sie bequem online über das entsprechende Portal einsehen, welche Transaktionen sie getätigt haben. Je nach Anbieter werden diese Informationen auf verschiedene Weise präsentiert. Diese Daten und Abrechnungen ermöglichen in der Regel eine Auswertung des gesamten Kraftstoffverbrauchs und der gefahrenen Kilometer, die dann zur Steuererklärung an das Finanzamt weitergeleitet werden können. Dies erleichtert die buchhalterischen Aufgaben zusätzlich.
Den Verbrauch der Tankkarte im Überblick behalten
Durch die Nutzung einer Firmen-Tankkarte besteht die Möglichkeit, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestimmte Einschränkungen und Freigaben zu erteilen. Bei der Bezahlung zusätzlicher Dienstleistungen über die Tankkarte ist besondere Aufmerksamkeit geboten: Es ist möglicherweise nicht notwendig, allen Fahrerinnen und Fahrern den Zugriff auf alle Zusatzleistungen zu gewähren. Neben zeitlichen und regionalen Beschränkungen ist es oft sinnvoll, ein Tanklimit festzulegen, entweder in Liter oder in Kosten.
Tankkarten fürs Gewerbe lohnen sich auch
Auch Kleinunternehmen profitieren von einer Tankkarte für Firmen. Bereits bei einem einzigen Fahrzeug kann sich der Einsatz einer gewerblichen Tankkarte lohnen. In der Regel entfallen für Firmen Gebühren oder Mindestabnahmemengen. Stattdessen erhalten Kunden bereits ab dem ersten getankten Liter Kraftstoff Rabatte mit der gewerblichen Tankkarte.
Tankkarte als Vorteil für größere Unternehmen
Größere Betriebe profitieren ebenso von der Nutzung von Tankkarten. Gründe dafür sind unter anderem, dass der Kauf von Kraft- und Schmierstoffen vollkommen bargeldlos mit Firmentankkarten abgewickelt werden kann, wodurch die Zahlungsabwicklung vereinfacht wird und das Risiko von Bargeldverlusten entfällt. Zudem ermöglichen Firmentankkarten individuelle Vereinbarungen über den Umfang der Leistungen, sodass Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen erhalten können. Darüber hinaus eröffnet die Verwendung von Firmentankkarten die Möglichkeit zum bargeldlosen Einkauf von Waren oder Fahrzeugzubehör, was den Beschaffungsprozess erleichtert und zusätzlichen Komfort bietet.
Des Weiteren können Tunnel- und Brückengebühren bequem mit der Tankkarte Gewerbe abgerechnet werden, was Unternehmen eine weitere administrative Erleichterung bietet. Auch die Abrechnung von Fährgebühren ist über die Tankstellenkarte möglich, was insbesondere für Unternehmen relevant ist, die regelmäßig Fährverbindungen nutzen. Zusätzlich zu diesen Dienstleistungen bietet eine Tankkarte spezielle Pannenhilfe, um im Falle von Fahrzeugpannen schnell und effizienten Support zu erhalten.
Es besteht die Möglichkeit Autobahnbenutzungsgebühren über die Tankkarte abzurechnen, wodurch viel Zeit und Aufwand bei der manuellen Abrechnung gespart werden können. Ebenso ermöglichen Firmentankkarten eine einfache Abrechnung von Mautgebühren, was insbesondere bei Fahrten durch mautpflichtige Straßenabschnitte oder Länder von Vorteil ist.
Ein weiterer Vorteil der Tankkarte ist die einfache Berechnung der Mehrwertsteuer-Rückerstattung durch das Finanzamt, da die übersichtlichen Abrechnungen der Tankstellenkarte eine genaue Dokumentation der Transaktionen ermöglichen. Zudem zeichnet sich die Tankkarte durch ihren flexiblen und sicheren Einsatz aus, da beispielsweise das Risiko von Bargeldverlusten entfällt und die Karte für verschiedene geschäftliche Zwecke genutzt werden kann.
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Das Wichtigste zur Tankkarte im Fuhrpark
Für klein- und mittelständische Unternehmen sind Tankkarten für Firmen empfehlenswert, da eine Tankkarte fürs Gewerbe die Tankkostenabwicklung vereinfacht.
Viele Verwaltungsarbeiten im Hinblick auf Abrechnungen und Quittungen fallen durch die Tankkarte ersatzlos weg.
Die ausgestellten Tankkarten-Rechnungen bieten eine optimale Grundlage für Steuerberechnungen und Steuererstattungen der Kraftstoffmehrwertsteuer.
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