Poolfahrzeuge bieten sowohl wirtschaftlich als auch ökologische Vorteile, ihre Verwaltung und Instandhaltung erfordert – wie bei klassischen Dienstwagen – eine gut durchdachte Planung und Organisation. Hierbei sind klare Richtlinien für die Nutzung, regelmäßige Wartungen sowie eine angemessene Versicherung entscheidend. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, worauf es bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark ankommt.
Was ist ein Poolfahrzeug?
Bei einem Poolfahrzeug handelt es sich um ein Firmenfahrzeug, das von verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens gemeinschaftlich genutzt werden kann. Diese nutzen die Fahrzeuge beispielsweise für Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder zu anderen Geschäftsterminen. Bekannt ist dieses Konzept auch unter dem Namen Corporate Carsharing.
In vielen Fuhrparks schlagen klassische Dienstwagen mit hohen Standzeiten zu Buche. Hier ist Carsharing eine sinnvolle Option, denn durch das Teilen der Fahrzeuge kann deren Auslastung erhöht und die Anzahl reduziert werden. Damit lassen sich die Kosten im Fuhrpark für Anschaffung, Wartung, Versicherung und Steuern gesenkt werden. Außerdem werden wertvolle Ressourcen geschont und Unternehmen können einen Beitrag zum Klimaschutz leisten. Wenn Sie mehr über die Vorteile von Carsharing erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel 5 Vorteile von Poolfahrzeugen.
Wie viele Poolfahrzeuge im Fuhrpark betrieben werden, hängt ganz von den betrieblichen Anforderungen ab. In vielen Fällen ergänzt ein Carsharing-Konzept das klassische Dienstwagenmodell.
Unterschiede zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen
Der klassische Dienstwagen ist in der Regel an eine Person gebunden, die eigenständig über das Fahrzeug verfügen kann. Eine vorherige Reservierung ist dabei nicht notwendig. Im Gegensatz dazu stehen Poolfahrzeuge mehreren Mitarbeitern zur Verfügung.
Nicht immer benötigt jeder Mitarbeiter einen eigenen Firmenwagen, weil beispielsweise nur wenige Dienstreisen unternommen werden oder die zurückgelegten Strecken sehr kurz sind. Beim Carsharing kann dann flexibel ein Fahrzeug gebucht und anschließend wieder zurückgebracht werden.
5 Vorteile von Poolfahrzeugen in der Flotte
Ob höhere Auslastung oder Kostenreduzierung, Poolfahrzeuge bieten etliche wirtschafliche und ökologische Vorteile. Im Folgenden schauen wir uns die fünf wichtigsten genauer an:
Vorteil 1: Kosten reduzieren
Einer der wichtigsten Vorteile, die Poolfahrzeuge im Fuhrpark haben, ist die Reduzierung der Betriebskosten. Wenn jeder Mitarbeiter einen eigenen Dienstwagen nutzt, muss das Fuhrparkmanagement für jedes Fahrzeug die Kosten für Anschaffung, Versicherungen, Kraftstoff und Wartungen tragen. Mit Poolfahrzeugen können diese Kosten reduziert werden, was zu erheblichen Einsparungen im Fuhrpark führen kann.
Vorteil 2: Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks
Immer mehr Unternehmen sind bestrebt, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren,. Poolfahrzeuge können dabei eine wichtige Rolle spielen. Wenn mehrere Fahrer sich ein Fahrzeug teilen, kann die Anzahl der benötigten Fahrzeuge reduziert werden. Dies ist ökologisch sehr sinnvoll, den die Produktion neuer Fahrzeuge ist ressourcenintensiv. Mit der Integration von E-Fahrzeugen lässt sich der CO₂-Fußabdruck noch weiter verringern.
Vorteil 3: Flexibilität
Poolfahrzeuge bieten viel Flexibilität, da sie von verschiedenen Fahrern genutzt werden können. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub ist, steht das Poolfahrzeug trotzdem allen anderen zur Verfügung. Dies kann die Produktivität steigern und den Betrieb des Unternehmens effizienter machen.
Zudem können Fahre jer nach Bedarf das passende Firmenfahrzeug auswählen, ohne an ein bestimmtes Fahrzeug gebunden zu sein. Dies ist besonders nützlich, wenn unterschiedliche Fahrzeugtypen für verschiedene Aufgaben oder Anforderungen benötigt werden.
Vorteil 4: Imagestärkung und Arbeitgeberattraktivität
Vorteil 5: Vereinfachung der Verwaltung
Wenn jedes Teammitglied seinen eigenen Dienstwagen nutzt, muss das Unternehmen die Verwaltung und Wartung für jedes einzelne Fahrzeug im Fuhrpark übernehmen. Dies kann sehr zeitaufwendig und kostspielig sein. Mit weniger Poolfahrzeugen hingegen kann das Fuhrparkmanagement die Verwaltung und Wartung der Fahrzeuge vereinfachen.
Poolfahrzeuge im Fuhrpark organisieren
Ein Carsharing-Fuhrpark sollte sorgfältig und effizient organisiert werden, um reibungslose Betriebsabläufe zu gewährleisten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Beachten Sie dabei unter anderem folgende Punkte:
- Wählen Sie Poolfahrzeuge aus, die den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und den betrieblichen Bedürfnissen entsprechen
- Die Carsharing-Stationen sollten gut erreichbar sein
- Für eine positive Nutzererfahrung sollte die Buchung der Fahrzeuge unkompliziert möglich sein
- Organisieren Sie die Schlüsselübergaben und nutzen Sie dafür digitale Tools, denn persönliche Schlüsselübergaben erfordern viel Koordination und sind nicht immer möglich
- Planen Sie regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten für die Fahrzeuge ein, damit diese jederzeit einsatzbereit und sicher sind
- Legen Sie fest, wer für das Tanken und die Reinigung der Poolfahrzeuge verantwortlich ist und wer im Falle von Schäden an den Fahrzeugen haftet
Planung und Auswahl der Fahrzeuge
Bei der Einführung von Poolfahrzeugen im Fuhrpark sollten Sie im ersten Schritt den Bedarf des Unternehmens genau analysieren, um anschließend die passenden Fahrzeugtypen auswählen. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Anforderungen an die Mobilität als auch die Wünsche der Mitarbeitenden. Eine gute Mischung aus verschiedenen Fahrzeugtypen und Antriebsarten ermöglicht es, die Bedürfnisse aller Mitarbeiter rund um das Poolfahrzeug abzudecken und die Effizienz des Fuhrparks zu maximieren.
Klares Regelwerk für Nutzung festlegen
Mithilfe einer Poolfahrzeug-Vereinbarung werden sämtliche Regeln und Pflichten für die Nutzung von Carsharing-Fahrzeugen im Unternehmen definiert. Ist beispielsweise die private Nutzung von Poolfahrzeugen untersagt? Dann sollte dies in einer solchen Vereinbarung festgelegt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen.
In einem solchen Regelwerk sollte außerdem festgelegt werden, welche Mitarbeiter die Poolfahrzeuge nutzen dürfen, welche Pflichten dabei zu beachten sind und welche Sanktionen bei verstößen drohen. Alle Mitarbeiter, die berechtigt sind, die Carsharing-Fahrzeuge zu nutzen, müssen diese Car Policy unterschreiben. Prüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien außerdem regelmäßig.
Halterhaftung auch bei Poolfahrzeugen
Ob klassischer Dienstwagen oder gemeinsam genutztes Poolfahrzeug, wer seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellt, muss als Halter auch den gesetzlich vorgeschriebenen Halterhaftungspflichten nachkommen. Dazu gehört neben einer regelmäßigen Fahrerunterweisung nach UVV auch die Überprüfung der Führerscheine auf ihre Gültigkeit. Wird diesen Vorschriften nicht nachgekommen, drohen empfindliche Strafen. Digitale Tools helfen nicht nur bei der Einhaltung der Pflichten, sondern sparen auch viel Zeit und minimieren den Organisationsaufwand.
Mithilfe einer Smartphone-App können die Fahrer ihre Fahrerlaubnis bequem von unterwegs scannen. Die Ergebnisse werden lückenlos dokumentiert. Damit keine Kontrollfristen in Vergessenheit geraten, werden Fahrer und Fuhrparkverantwortlicher an anstehende und überfällige Prüfungen erinnert.
Die UVV-Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs schult Fahrer im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen sowie im richtigen Verhalte bei Unfällen oder widrigen Wetterbedingungen. Die Lerninhalte sind bereits komplett ausgearbeitet und sofort abrufbereit. Auch hier werden die Prüfergebnisse nachvollziehbar abgespeichert, sodass Sie im Schadenfall einen entsprechenden Nachweis haben.
Fahrer sicher unterweisen?
Schulen Sie Ihre Fahrer*innen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit Fahrzeugen nach UVV. Am besten geht das per E-Learning.
Reinigung und Wartung
Besonders bei Poolfahrzeugen, die oft im Einsatz sind und eine hohe Auslastung haben, spielt die regelmäßige Wartung der Fahrzeuge eine große Rolle. Damit wird das Risiko für unerwartete Schäden oder Ausfälle minimiert und die Lebensdauer der Carsharing-Fahrzeuge verlängert. Die Wartungsintervalle variieren je nach Fahrzeugtyp und werden in der Regel vom Hersteller vorgegeben. Im Serviceheft des Fahrzeugs sind die empfohlenen Intervalle vermerkt.
Auch die Reinigung der Fahrzeuge ist extrem wichtig, schließlich werden Sie regelmäßig von unterschiedlichen Fahrern genutzt. Ein schmutziges und ungepflegtes Auto wirkt sich negativ auf die Mitarbeitermotivation aus und sorgt für einen schlechten Eindruck bei Geschäftsterminen. Regelmäßige Reinigungen tragen hingegen dazu bei, den Wert des Fahrzeugs zu erhalten und das Wohlbefinden der Fahrer zu steigern.
Um Schäden am Fahrzeug schnellstmöglich zu beheben, hilft eine Softwarelösung. Fahrer können damit Mängel unkompliziert dokumentieren und zur weiteren, internen Bearbeitung weitergeben.
Versicherungen für Poolfahrzeuge im Fuhrpark
Genau wie personengebundene Dienstwagen müssen Poolfahrzeuge entsprechend versichert werden. Dazu gehört insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene Kfz-Haftpflichtversicherung. Damit werden Schäden an unternehmensfremden Fahrzeugen und Personen abgedeckt, wenn ein Unfall durch ein Firmenfahrzeug verursacht wurde.
Eine Teilkaskoversicherung deckt Schäden am unternehmenseigenen Fahrzeug durch Ereignisse wie Diebstahl, Brand, Explosion, Glasbruch, Sturm, Hagel, Blitzschlag oder Überschwemmung ab. Eine Vollkaskoversicherung deckt darüber hinaus selbstverschuldete Unfälle und Vandalismus ab.
Bei einem größeren Fuhrpark können Sie in Erwägung ziehen, eine Flottenversicherung abzuschließen. Diese bietet in der Regel einen umfassenden Schutz für alle Fahrzeuge im Fuhrpark und das oft zu vergünstigten Konditionen im Vergleich zu einer Einzelversicherung.
Private Nutzung von Poolfahrzeugen: Versteuerung des geldwerten Vorteils
Falls die Poolfahrzeuge für private Fahrten genutzt werden dürfen, entsteht den Mitarbeitern dadurch ein geldwerter Vorteil. Dieser kann entweder mit der 1-Prozent-Methode oder mittels eines Fahrtenbuches versteuert werden.
Bei der 1-Prozent-Regelung wird 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges (zum Zeitpunkt der Erstzulassung) zum zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet. Im Falle eines Carsharing-Fahrzeuges wird der geldwerte Vorteil jedoch auf alle Mitarbeiter, die das Fahrzeug nutzen, verteilt.
Darf das Poolfahrzeug für die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, muss auch dafür der geldwerte Vorteil versteuert werden. Dafür werden 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer als Bruttolohn angerechnet.
Alternativ können Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen, in dem sämtliche gefahrene Kilometer dokumentiert werden.
Das Wichtigste zum Thema Poolfahrzeuge im Fuhrpark
Legen Sie in einer Poolfahrzeugvereinbarung sämtliche Regeln rund um die Nutzung der Fahrzeuge fest. So schaffen Sie in klares, verbindliches Regelwerk und beugen Konflikten vor.
Poolfahrzeuge sollten regelmäßig gereinigt und gewartet werden, damit unnötige und teure Reparaturen vermieden werden und die Fahrzeuge betriebssicher sind.
Überprüfen Sie regelmäßig die Führerscheine aller Mitarbeitern und unterweisen Sie sie im sicheren Umgang mit den Poolfahrzeugen.
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