Corporate Carsharing, also das Teilen von Fahrzeugen, wird in Fuhrparks immer beliebter. Schließlich kann dadurch die Auslastung erhöht und unnötige Standzeiten vermieden werden. Gleichzeitig lassen sich die Zahl der Fahrzeuge durch Carsharing langfristig reduzieren und die Kosten im Fuhrpark senken.
Doch wo Fahrzeuge geteilt und gemeinschaftlich genutzt werden, kann es schnell zu Missverständnissen und Konflikten kommen. Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung, in der klare Regeln für die Nutzung festgelegt werden, sorgt hier für Transparenz und Klarheit. In diesem Beitrag erklären wir, welche Punkte in solch einer Vereinbarung unbedingt berücksichtigt werden sollten.
Was ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung?
Bei einer Poolfahrzeug-Vereinbarung handelt es sich um ein vertragliches Regelwerk zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, das die Pflichten und Rechten rund um die Nutzung von Poolfahrzeugen definiert. Die Vereinbarung legt beispielsweise fest, welche Mitarbeiter Zugang zu den Fahrzeugen haben, wie die Buchung erfolgt und wer im Falle eines Schadens haftet.
Darum ist eine Poolfahrzeug-Vereinbarung so wichtig im Fuhrpark
Eine sorgfältig ausgearbeitete Vereinbarung sorgt für eine reibungslose Nutzung der Poolfahrzeuge im Unternehmen. Sie hilft dabei, Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen und die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen.
Insbesondere im Schadenfall klärt eine solches Regelwerk die Haftungsfrage. Daher sollten alle Unternehmen, die Poolfahrzeuge im Fuhrpark haben, eine entsprechende Policy ausarbeiten.
Halten Sie alle Richtlinien unbedingt schriftlich fest und lassen Sie diese von allen Mitarbeitern unterschreiben, die Zugang zu den Fahrzeugen haben und berechtigt sind, diese nutzen. So können Sie im Konflikt- oder Schadenfall einen entsprechenden Nachweis vorlegen.
Diese Punkte sollten in einer Poolfahrzeug-Vereinbarung geregelt werden
Damit die Organisation und Nutzung der Fahrzeuge möglichst reibungslos verlaufen, gibt es verschiedene Aspekte, die in einer Vereinbarung berücksichtigt werden sollten. Neben Fragen zur Berechtigung und Nutzungsdauer sollten auch die Kostenverteilung und die Rückgabe geklärt werden.
- Berechtigte Nutzer: In der Vereinbarung wird definiert, welche Miarbeiter berechtigt sind, die Poolfahrzeuge zu nutzen. Dies kann beispielsweise von der Position oder der Abteilung abhängig sein.
- Allgemeine Pflichten: Eine Vereinbarung sollte festlegen, welche Pflichten für Mitarbeiter mit der Nutzung der Fahrzeuge einhergehen. Dazu zählt z.B. ein Rauchverbot im Wagen und die ordnungsgemäße Pflege und Säuberung.
- Nutzungszweck: Bestimmen Sie außerdem, für welche Zwecke die Fahrzeuge genutzt werden dürfen. Sind nur dienstliche Fahrten erlaubt oder ist auch die private Nutzung gestattet? Beide Eventualitäten sollten unmissverständlich festgehalten werden. Darf das Poolfahrzeug auch für private Zwecke genutzt werden, entsteht daraus ein geldwerter Vorteil, der entsprechend versteuert werden muss. Auch die Nutzung des Fahrzeugs zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann untersagt werden. Legen Sie außerdem fest, ob Fahrten im Ausland gestattet sind.
- Buchungsverfahren: Legen Sie fest, wie die Fahrzeuge gebucht werden können. Dafür kann z.B. eine Carsharing Software genutzt werden, die einen übersichtlichen Buchungskalender bietet und die Buchung der Fahrzeuge per Smartphone-App ermöglicht.
- Nutzungsdauer: Die Vereinbarung regelt zudem, wie lange ein Mitarbeiter das Poolfahrzeug nutzen kann, ob es für bestimmte Zeiträume reserviert werden kann und ob es Einschränkungen für die Nutzungsdauer gibt. Vermerken Sie auch, wo sich die Fahrzeuge außerhalb der Betriebszeiten befinden müssen, vor allem dann, wenn die private Nutzung untersagt wird.
- Unfälle und Haftung: Definieren Sie in der Policy, wer im Falle eines Unfalls oder Schadens haftet und ob eine Selbstbeteiligung gezahlt werden muss. Mit einem Haftungsausschluss können Unternehmen das eigene Risiko im Schadenfall auf ein Minimum reduzieren oder sogar ganz ausschließen. Auch das Verhalten im Falle einer Panne sollten Bestandteil des Regelwerkes sein.
- Rückgabe: Im Regelwerk sollten auch Richtlinien für die Rückgabe des Fahrzeugs nach der Nutzung definiert werden.
- Führerscheinentzug: Die Vereinbarung sollte deutlich machen, dass bei Entzug der Fahrerlaubnis oder einem Fahrverbot unverzüglich der Fuhrparkmanager informiert werden muss und die Nutzung der Poolfahrzeuge in diesem Fall untersagt wird.
- Sanktionen: Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte darüber hinaus regeln, was passiert, wenn Mitarbeiter gegen die Pflichten und Vorgaben verstoßen. Wird ein Poolfahrzeug z.B. für private Fahrten genutzt, obwohl dies laut Vereinbarung untersagt ist, sollten klare Maßnahmen daraus hervorgehen. Hierbei kann es sich um eine Abmahnung, Schadenersatzforderung oder sogar eine Kündigung handeln.
Mitarbeiter sicher unterweisen?
Auch Fahrer*innen von Poolfahrzeugen müssen mindestens einmal jährlich im sicheren Umgang mit den Fahrzeugen nach UVV unterwiesen werden. Am besten geht das per E-Learning.
Versteuerung von Poolfahrzeugen bei privater Nutzung
Ob Mitarbeiter die Fahrzeuge privat nutzen dürfen, legt jedes Unternehmen individuell fest. Gibt es jedoch ein privates Nutzungsverbot, können bei Verstößen dagegen Sanktionen verhängt werden.
Da bei der Privatnutzung von Poolfahrzeugen ein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter entsteht, muss dieser auch versteuert werden. Dafür stehen, wie bei der Versteuerung von Dienstwagen, die 1-Prozent-Regel oder das Führen eines Fahrtenbuches zur Verfügung.
Die 1-Prozent-Regelung besagt grundsätzlich, dass monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Im Falle eines Fahrzeuges, das von mehreren Mitarbeitern für private Fahrten genutzt wird, muss der geldwerte Vorteil unter den Mitarbeitern aufgeteilt werden. Dabei müsse alle den gleichen Anteil versteuern, unabhängig davon, wie oft sie das Fahrzeug privat genutzt haben.
Für eine genauere Aufzeichnung aller Fahrten kann stattdessesn auch das Fahrtenbuchverfahren angewendet werden. Dabei wird der geldwerte Vorteil auf Basis der tatsächlich gefahrenen privaten Kilometer berechnet.
Tools für den flexible Fahrzeugzugang
In einer Poolfahrzeug-Vereinbarung sollte auch geklärt werden, wie den berechtigten Mitarbeitern Zugang zu den Fahrzeugen gewährt wird. Während persönliche Schlüsselübergaben im Büro meist sehr Organisation und Abstimmung erfordern, gibt es auch digitale Tools für den flexiblen Fahrzeugzugang.
Mit einer Schlüsselbox, die im Fahrzeug platziert wird, oder einem stationären Schlüsselkasten können die Fahrer rund um die Uhr auf die Fahrzeuge zugreifen. Dies entlastet nicht nur Fuhrparkverantwortliche, sondern bietet auch den Mitarbeitern viel Komfort und Flexibilität.
Schlüsselbox
Die Schlüsselbox wird im Fahrzeug platziert und die Fahrer öffnen und schließen das Fahrzeug mit einer Smartphone-App. Die Box erhält das Signal via Bluetooth und funktioniert daher auch ohne Internetverbindung. Der Wagen muss für den Einsatz der Schlüsselbox nicht umgebaut werden und da diese herstellerübergreifend funktioniert, können alle gängigen Modelle damit ausgerüstet werden. Zur sicheren Verwahrung des Autoschlüssel fungiert die Box gleichzeitig als Schlüsselsafe. Ein Anbieter für Schlüsselboxen ist beispielsweise flinkey.
Schlüsselkasten
Ein Schlüsselkasten verwahrt die Schlüssel stationär. Mitarbeiter können nach der Reservierung des Fahrzeuges mit einer PIN oder einem RFID-Chip, der sich z. B. am Firmenausweis befindet, den Schrank öffnen. Der entsprechende Schlüssel wird freigegeben und kann – markiert durch ein kleines Lichtsignal – entnommen werden. Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich.
Das Wichtigste zum Thema Poolfahrzeug-Vereinbarung
Eine Poolfahrzeug-Vereinbarung ist ein vertragliches Regelwerk zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, das die Pflichten und Rechte rund um die Nutzung von Poolfahrzeugen festlegt.
Eine solche Vereinbarung ist wichtig, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und im Schadenfall die Haftungsfrage zu klären.
In der Vereinbarung sollten Aspekte wie allgemeine Pflichten, Nutzungsberechtigungen und -zweck, Haftung, Rückgabe und Sanktionen geregelt werden, um eine reibungslose Nutzung der Fahrzeuge sicherzustellen und klare Maßnahmen bei Verstößen festzulegen.
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