Die Nutzung von Dienstwagen sollte innerhalb eines Unternehmens klar geregelt sein. Andernfalls besteht das Risiko für Missverständnisse und Konflikte. Um dies zu umgehen, empfiehlt es sich, eine Dienstwagenrichtlinie auszuarbeiten. In diesem Beitrag gehen wir auf die Vorteile einer solchen Richtlinie für Ihr Unternehmen ein und erläutern die wichtigsten Punkte, die in einer Dienstwagenrichtlinie enthalten sein sollten.
Was ist eine Dienstwagenrichtlinie?
Mit Hilfe einer Dienstwagenrichtlinie legen Unternehmen klare Regeln und Richtlinien für die Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Mitarbeitende fest. Sie bestimmt als internes Regelwerk, wer Anspruch auf einen Dienstwagen hat und welche Pflichten mit der Nutzung des Fahrzeugs einhergehen. Gesetzlich vorgeschrieben sind Dienstwagenrichtlinien nicht, daher unterscheiden sich ihre Inhalte und Vorschriften individuell von Unternehmen zu Unternehmen.
Eine gut durchdachte und klar formulierte Dienstwagenrichtlinie hilft dabei, mehr Transparenz zu schaffen, Kosten zu kontrollieren und die Sicherheit der Fahrer*innen zu gewährleisten. Zudem kann eine Dienstwagenrichtlinie den Arbeitgeber juristisch absichern, da sich dieser im Streitfall auf die darin festgelegten Vorgaben berufen kann. Generell sorgt eine Dienstwagenrichtlinie im Unternehmen für:
- Transparenz: Durch klare Regelungen, die offen im Unternehmen kommuniziert und gelebt werden, werden Missverständnisse und Unklarheiten reduziert.
- Gleichbehandlung: Eine Dienstwagenrichtlinie gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden gleichbehandelt werden und Entscheidungen hinsichtlich der Dienstwagennutzung auf objektiven Kriterien basieren.
- Kostenkontrolle: Mit eindeutigen Vorgaben zur Fahrzeugauswahl, Nutzungsdauer oder dem Umfang der Fahrzeugnutzung trägt eine Dienstwagenrichtlinie dazu bei, die Kosten im Unternehmen zu kontrollieren und die Effizienz bei der Dienstwagennutzung zu steigern.
- Prävention von Schäden und Unfällen: Wenn sie Regelungen zur Wartung, Reparatur und Schulung von Fahrer*innen enthält, kann eine Dienstwagenrichtlinie die Sicherheit der Mitarbeitenden erhöhen und potenzielle Unfallrisiken minimieren. Im Idealfall sollte sie auch klare Abläufe zur Meldung von Unfällen und Schäden definieren, um eine angemessene Schadenabwicklung sicherzustellen.
- Haftungsbeschränkung: Eine solche Richtlinie sollte außerdem festlegen, welche Regeln und Verantwortlichkeiten mit der Nutzung von Dienstwagen einhergehen. Dies begrenzt die Haftung des Arbeitgebers und sichert ihn im Falle von Schäden oder Unfällen rechtlich ab.
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Der Unterschied zum Dienstwagenüberlassungsvertrag
Eine Dienstwagenrichtlinie sollte nicht mit einem Dienstwagenüberlassungsvertrag verwechselt werden. Denn bei letzterem handelt es sich um ein rechtlich bindendes Dokument zwischen Arbeitgeber und einem Mitarbeitenden, das die individuellen Vereinbarungen und Verpflichtungen beider Parteien festlegt. Während eine Dienstwagenrichtlinie allgemein gültig für alle Mitarbeitenden ist, wird ein Dienstwagenüberlassungsvertrag für jeden Mitarbeitenden individuell erstellt und zugeschnitten.
Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag nimmt in der Regel Bezug auf die in der Dienstwagenrichtlinie festgelegten Regelungen und ergänzt bzw. konkretisiert diese. Daher kann der Vertrag individuelle Ausnahmen oder zusätzliche Bestimmungen enthalten.
Dienstwagenrichtlinie Muster: Diese generellen Regelungen sollten enthalten sein
Wie zu Beginn erwähnt, haben Unternehmen eine gewisse Flexibilität, wenn es um die Inhalte der Dienstwagenrichtlinie geht. Welche Punkte aber definitiv berücksichtigt werden sollten, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt.
Dienstwagenanspruch
Legen Sie zunächst fest, welche Mitarbeitenden im Unternehmen dazu berechtigt sind, einen Dienstwagen zu nutzen. Dies kann z.B. von Position, Hierarchieebene oder der Abteilungszugehörigkeit abhängen. Auch der Umfang an Dienstreisen oder die Anzahl an Geschäftsterminen können Kriterien sein. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Mitarbeitenden einen gültigen Führerschein besitzen.
Fahrzeugauswahl und Ausstattung
Damit Ihre Fahrzeugflotte einheitlich ist und das Firmenimage widerspiegelt, sollten Sie in der Dienstwagenrichtlinie festlegen, dass Sie als Arbeitgeber für die Auswahl der Fahrzeuge zuständig sind. Damit haben Sie die alleinige Entscheidungsgewalt hinsichtlich Fahrzeugmodell, Kraftstofftyp, Antriebsart und bestimmter Ausstattungsmerkmale.
Wartung und Versicherungen
Klären Sie als nächstes, wer für die Vereinbarung von Wartungsterminen verantwortlich ist. Regelmäßige Wartungen sollen die Sicherheit von Fahrer*innen erhöhen, da mögliche Probleme und Schäden schon frühzeitig erkannt werden. Halten Sie außerdem schriftlich fest, in welchem Umfang der Firmenwagen versichert ist, z.B. durch eine Vollkaskoversicherung oder eine Haftpflichtversicherung. Die Dienstwagenrichtlinie sollte auch berücksichtigen, wer die Selbstbeteiligung im Schadenfall übernimmt.
Bedenken Sie diese Nutzungsregelungen in Ihrer Dienstwagenrichtlinie
Neben dieser allgemeinen Vorgaben gehören zum Muster einer Dienstwagenrichtlinie auch konkrete Regelungen zur Nutzung der Firmenfahrzeuge umfassen. Dabei soll z.B. geklärt werden, ob auch die Privatnutzung gestattet ist und über welchen Zeitraum das Firmenfahrzeug gefahren werden darf.
Verwendungszweck
Wie der Name schon impliziert, ist die Nutzung von Dienstwagen hauptsächlich auf die Arbeitszeit beschränkt. Das heißt aber nicht, dass auch alle Fahrten während dieser Zeit erlaubt sind. Klären Sie deshalb, ob der Firmenwagen grundsätzlich als bevorzugtes Reisemittel für dienstliche Fahrten verwendet werden soll oder ob Mitarbeitende auch andere Reisemittel für geschäftliche Zwecke nutzen dürfen. Auch die Nutzung des Dienstwagens im Ausland sollte klar geregelt sein.
Ist die Nutzung des Firmenfahrzeugs für private Zwecke erlaubt? Dies sollte in der Dienstwagenrichtlinie ebenfalls unbedingt definiert sein. Wenn das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf, müssen dafür unmissverständliche Rahmenbedingungen festgelegt werden. Dürfen auch Familienmitglieder oder andere Dritte den Dienstwagen fahren? Sind Fahrten im Ausland damit erlaubt? Gibt es eine Kilometerbegrenzung? Auch diese Punkte sollten Sie berücksichtigen.
Nutzungsdauer
Legen Sie fest, ab wann der Anspruch auf einen Dienstwagen beginnt und wann er endet. Als Zeitfenster beziehen sich die meisten Arbeitgeber auf den Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses. Möglicherweise kann ein Firmenwagen auch nur für die Dauer eines bestimmten Projektes zur Verfügung gestellt werden. Kommt es zu einem Ausfall des Dienstwagens sollte geklärt werden, was in dieser Situation passiert.
Dienstwagenrichtlinie Muster: Finanz- und haftungsrechtliche Aspekte beachten
Ihre unternehmenseigene Dienstwagenrichtlinie sollte auch finanzielle und haftungsrechtliche Vorgaben definieren. Dazu zählen z.B. die Versteuerung des Dienstwagens oder die Vorgehensweise im Falle eines Unfalls.
Versteuerung
Ist die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, muss der dadurch entstehende geldwerte Vorteil vom Mitarbeitenden versteuert werden. Dafür gibt es zwei Methoden: die 1%-Regelung und das Führen eines Fahrtenbuches. Bei der ersten Variante wird pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs besteuert. Welche Variante sich eher lohnt, hängt vom Umfang der Privatnutzung ab: bei wenig privaten Fahrten rentiert sich ein Fahrtenbuch meist mehr. Mit dem Dienstwagenrechner von Handelsblatt hilft Ihnen bei der Berechnung des geldwerten Vorteils.
Haftung
Da auch den geübtesten Fahrer*innen Unfälle passieren, sollte eine Dienstwagenrichtlinie für ein klares Vorgehen sorgen. Legen Sie daher fest, welchem Protokoll Mitarbeitende im Falle eines Unfalles folgen sollen und wie Schäden und Unfälle gemeldet werden müssen. Auch Haftungsfragen sollten Sie berücksichtigen.
Kosten
Ob Ausgaben für Kraftstoff, Reinigung, Parkgebühren oder Strafzettel, bei der Nutzung eines Dienstwagens entstehen Kosten. Doch wer übernimmt was? Welche Kosten vom Arbeitgeber und welche vom Mitarbeiten den getragen werden, sollte klar geregelt werden, um Missverständnissen vorzubeugen. Der Kraftstoffverbrauch ist meist der größte Kostenfaktor. Darf der Firmenwagen auch für private Strecken genutzt werden, sollte geklärt werden, wer dann die Kosten übernimmt.
Verstöße und Rückgabe des Firmenwagens auch Teil des Dienstwagenrichtlinie Muster
Der letzte Teil einer Dienstwagenrichtlinie sollte sich damit befassen, was im Falle von Verstößen gegen die Regelungen passiert und wie die Rückgabe des Dienstwagens zu erfolgen hat.
Disziplinarmaßnahmen
Für Mitarbeitende, die die Vorgaben in der Dienstwagenrichtlinie nicht einhalten oder dagegen verstoßen, sollten Unternehmen etwaige Konsequenzen definieren. Dabei kann es sich um eine Verwarnung oder Abmahnung handeln oder um den Verlust des Dienstwagenspruches.
Rückgabe
Definieren Sie abschließend die Rückgabe des Dienstwagens. In welchem Zustand muss das Fahrzeug zurückgegeben werden? Definieren Sie Richtlinien für die Sauberkeit des Fahrzeugs, den Zustand der Karosserie und der Innenausstattung sowie die Funktionstüchtigkeit der technischen Komponenten. Wo and an wen erfolgt die Übergabe?
Mehr Nachhaltigkeit im Fuhrpark durch eine Dienstwagenrichtlinie
Eine Dienstwagenrichtlinie ist für Unternehmen auch ein wichtiges Instrument, um einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten und den firmeneigenen Nachhaltigkeitszielen nachzukommen. In dieser kann beispielsweise festgelegt werden, dass bei der Beschaffung neuer Fahrzeuge nur alternative Antriebe ausgewählt werden dürfen. Auch ein CO2-Grenzwert lässt sich definieren, der nur mit E-Fahrzeugen erreicht werden kann. Ein betriebsinternes Bonus-Malus-System belohnt diejenigen, die auf möglichst wenig Emissionen setzten: Der Arbeitgeber gewährt einen höheren Zuschuss zur Leasingrate, je niedriger die Emissionen des Dienstwagens sind. Bei Fahrzeugen mit einem hohen CO2-Emissionen wird hingegen ein Malus auf die Leasingrate angewendet.
Das Wichtigste zum Muster für eine Dienstwagenrichtlinie
Eine Dienstwagenrichtlinie beinhaltet klare Regelungen und Vorgaben für die Nutzung von Dienstwagen, um alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln, Missverständnisse zu vermeiden und potenzielle rechtliche Probleme zu minimieren.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, daher können Unternehmen die Inhalte des Regelwerks individuell gestalten.
Eine Dienstwagenrichtlinie unterscheidet sich von einem Dienstwagenüberlassungsvertrag, da sie allgemein gültige Regeln für alle Mitarbeitenden festlegt, während der Vertrag individuelle Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter enthält.
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