Die Schadenabwicklung gehört für Fuhrparkmanager zum Berufsalltag, denn Unfälle passieren selbst den erfahrensten Fahrern. Und wenn ein Schaden am Dienstwagen passiert ist, muss schnell und professionell gehandelt werden. Denn jeder Tag, an dem ein Auto im Fuhrpark nicht einsatzbereit ist, kostet Geld und beeinträchtigt die Arbeitsabläufe. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Schadenabwicklung im Fuhrpark effizient organisieren und welche Schritte Sie dabei beachten müssen.
Was bedeutet Schadenabwicklung?
Unter Schadenabwicklung versteht man die systematische Erfassung und Bearbeitung von Schäden, die im Rahmen einer betrieblichen Tätigkeit entstanden sind – von der Meldung des Schadens beim Versicherer bis hin zur Reparatur und Abrechnung. Zur Schadenabwicklung gehört auch die Kommunikation mit beteiligten Parteien, wie Flottenversicherung, Werkstätten oder Dienstleistern.
Ziel der Schadenabwicklung im Fuhrpark ist es, den Schadenfall schnell und effizient zu beheben, um den wirtschaftlichen Schaden möglichst gering zu halten und den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen.
Eine effektive Kfz Schadenabwicklung kann durch eine sorgfältige Vorbereitung und eine klare Ablaufplanung optimiert werden. Die digitale Schadenabwicklung im Fuhrpark mithilfe einer Softwarelösung kann hierbei eine große Unterstützung sein und dazu beitragen, den Prozess effektiver und transparenter zu gestalten.
Maßnahmen für die Schadenabwicklung im Fuhrpark
Die Schadenabwicklung folgt einer Reihe von Schritten, damit die Kosten möglichst gering gehalten und die Mitarbeiter schnellstmöglich wieder mobil gemacht werden. Sie erfordert daher einen klaren Ablaufplan und umfasst folgenden Maßnahmen:
- Unfalldokumentation: Der Fahrer sollte zunächst die Daten aller Unfallbeteiligten aufnehmen und den Unfallhergang dokumentieren . Als Vorlage hierfür kann der Europäische Unfallbericht genutzt werden. Das Formular ist europaweit einheitlich und beinhaltet alle Informationen, die für die Abwicklung des Schadens relevant sind. Bilder von der Unfallstelle und den Fahrzeugen sind als Nachweis ebenfalls sehr hilfreich. Bei einem Unfall mit einem Firmenwagen sollte stets die Polizei informiert werden. Diese erstellt ein Unfallprotokoll vor Ort.
- Schadenaufnahme: Sammeln Sie alle Informationen und Unterlagen zum Hergang und zur Schadenhöhe. Dazu gehören Fotos vom Ort des Unfalls, Zeugenaussagen und der ausgefüllte Unfallbericht. Das ist ebenfalls wichtig für den Versicherer.
- Schadenmeldung bei der Versicherung: Die Meldung sollte so schnell wie möglich nach dem Eintritt des Schadens erfolgen und alle relevanten Informationen und Unterlagen enthalten. Die Versicherung überprüft anschließend, ob der Schaden unter den Versicherungsschutz fällt und welche Deckungssummen und Selbstbehalte relevant sind.
- Reparatur: Holen Sie einen Kostenvoranschlag von einer Werkstatt ein und vereinbaren Sie anschließend einen Termin für die Reparatur des Firmenfahrzeuges. Wenn der Mitarbeitende auf einen Dienstwagen angewiesen ist, sollten Sie ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung stellen.
- Haftungsfrage klären: Der Grad der Fahrlässigkeit ist entscheidend, wenn es darum geht, wer bei einem Unfall mit Firmenwagen haftet.
- Kostenkontrolle und Analyse: Überwachen Sie während der gesamten Schadenabwicklung sämtliche Kosten und gleichen Sie dabei auch die Reparaturrechnungen mit den Kostenvoranschlägen ab. Die Auswertung von Schadenkosten und häufigsten Schadenursachen gibt Ihnen nützliche Einblicke in den Fuhrpark und hilft dabei, Ursachen zu identifizieren und zukünftige Schäden zu vermeiden.
- Unfallvor- und nachsorge: Unterweisen Sie Ihre Fahrer regelmäßig in Unfallverhütung und Sicherheit im Straßenverkehr. Mit der UVV-Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs können Mitarbeitende die Schulung flexibel absolvieren. Die Kursinhalte sind bereits vollständig ausgearbeitet und sämtliche Prüfergebnisse werden lückenlos dokumentiert.
Digitale Schadenabwicklung mithilfe Fuhrparksoftware
Eine Fuhrparkmanagement Software wie Fleethouse kann die Prozesse rund um die Kfz Schadenabwicklung unterstützen. Eine solche Software erfasst alle Schritte von der Unfallaufnahme bis zur Reparatur und hilft dabei, den Überblick in der Kommunikation mit den Versicherungsunternehmen zu behalten. Darüber hinaus ermöglicht eine digitale Lösung eine schnellere Schadenabwicklung und sorgt somit für eine kürzere Standzeit der beschädigten Fahrzeuge.
Mithilfe einer Software lassen sich sämtliche Informationen und Unterlagen digital verwalten und bei Bedarf auch schnell und einfach abrufen. Eine solche Plattform kann eine große Entlastung für den Verantwortlichen im Fuhrpark bedeuten, da sie den gesamten Prozess von der Schadensaufnahme bis zur Reparaturorganisation sowie die Abwicklung mit dem Versicherer vereinfacht und beschleunigt.
Doch nicht nur der Prozessablauf wird durch die digitale Schadenabwicklung optimiert, auch die Kosten können gesenkt werden. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht eine genaue Kostenkalkulation und verhindert somit unnötige Ausgaben. Zudem können durch die Software auch regelmäßige Prüfungen und Inspektionen vereinfacht und koordiniert werden, um künftige Schäden zu minimieren.
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Das Wichtigste zur Schadenabwicklung im Fuhrpark auf einen Blick
Im Falle von Schäden am Dienstwagen ist eine schnelle und korrekte Schadenabwicklung von großer Bedeutung, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Betriebsabläufe so wenig wie möglich zu stören.
Zur Schadenabwicklung gehört neben der Unfalldokumentation und der Schadenmeldung bei der Versicherung auch die Kostenkontrolle und die Analyse von häufigen Schadenursachen.
Die digitale Schadenabwicklung optimiert die Prozesse rund um die Abwicklung von Schäden und vereinfacht die Kommunikation mit der Versicherung.
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